Secrétaire de paroisse / Adjointe à la direction

L'Église catholique Saint-Thomas-d'Aquin est un OBNL hors du commun. Axée sur le développement de la foi des jeunes adulte et des familles, elle se distingue comme paroisse en croissance. Avec plus de 400 bénévoles et une centaines d'activités annuelles variées, la paroisse ne cesse de surprendre (formations, retraites spirituelles, parcours alpha, cinéma, diffusion The Chosen, club de boxe, équipe de volley-ball, canôt à glace, bistro du curé, etc). Vous cherchez une mission qui fait du sens ? Chez nous, les humains ne sont pas des numéros, mais ils font partie de la famille. Apportez vos talents et vos connaissances pour relever des défis et contribuer à perpétuer un lieu vivant et dynamique centré sur la foi.

Relevant de la direction générale, le secrétaire de paroisse est chargé d’accueillir et diriger les visiteurs, d’appliquer les normes et règlements, de répondre et d’acheminer les appels téléphoniques et de fournir des renseignements généraux. Elle effectue aussi différentes tâches administratives et coordonne les bénévoles qui sont en service ponctuel ou permanent au secrétariat.

Plus spécifiquement :

• Assurer, sur place ou par téléphone, l’accueil des personnes désirant connaître les services de la Paroisse et s'en prévaloir.
• Fournir les renseignements élémentaires aux interlocuteurs avec courtoisie et professionnalisme;
• Diriger les requêtes vers la personne ou le service le plus approprié;
• Rédiger et corriger des lettres, comptes rendus de rencontres et autres documents ;
• Tenir à jour et classer les dossiers de la Paroisse : papiers, virtuels, bases de données, registres et calendriers;
• Utiliser divers équipements de bureau dans l'accomplissement de son travail (photocopieur, timbreuse, ordinateur, imprimante etc.) et veiller à l’entretien des appareils;
• Recevoir les offrandes de messes, les entrées au logiciel de messes et faire le lien avec l’administration pour les paiements;
• Préparer les documents pour la sacristie (prières universelles, intentions de messe, prône, quêtes commandées);
• Coordonner les célébrations et réservations de salles (sacrements, funérailles, messes, réservations de salle, sacristain, monteur de salle, agenda, remise de clé, état des lieux, lien avec les maisons funéraires, etc);
• Effectuer la préparation, la mise en page et la correction de documents et de rapports, notamment pour la fabrique;
• Commander le matériel et gérer les inventaires;
• Gérer les comptes maîtres (boîtes vocales, codes de porte, répondeur, calendriers, Google, etc.);
• Veiller à la bonne tenue des dossiers paroissiaux , comprenant les registres, les archives et les statistiques de la paroisse;
• Assumer toutes autres tâches connexes.

Exigences spécifiques:
L’employé peut répartir l'horaire de travail s'il respecte les heures d'ouvertures du mardi au jeudi de 14h à 17h et qu'il est disponible pour assister à la réunion d’employés le jeudi midi.

• Détenir une formation en bureautique, secrétariat, administration ou toute autre formation pertinente équivalente;
• Posséder 2 ans en secrétariat ou toute autre expérience pertinente, de préférence dans un contexte paroissial (un atout);
• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations;
• Faire preuve de rigueur et travailler méthodiquement;
• Avoir un bon sens des priorités et être capable de travailler sur plusieurs dossiers à la fois;
• Posséder le sens du contact et de la relation – Capacité d’écoute, diplomatie, patience et empathie;
• Être à l’aise avec la technologie (Suite Google et Office, Adobe acrobat, Zeffy, Interac, etc.);
• Les compétences et habiletés informatiques seront considérées comme des atouts (Suite google, suite microsoft, Quickbook, logiciels diocésains, etc).

Comment postuler ?
Veuillez adresser votre candidature ainsi qu’une lettre de présentation à l’attention de Rachel Royer à Voir email sur click.appcast.io

L’utilisation du masculin est utilisé uniquement afin d’alléger la présentation.