Adjoint.e à la direction générale

Nous sommes une Association sectorielle paritaire pour la santé sécurité du travail (ASP) dédiée au secteur minier, dont le siège social est situé à Québec. Notre mission est d’accompagner les travailleurs et les employeurs du secteur minier québécois dans leur prise en charge de la prévention en santé et sécurité du travail.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous l’autorité de la directrice générale, l’adjoint.e à la direction générale assure le soutien administratif nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation. Elle contribue à la coordination des activités de la direction générale et du conseil d’administration, gère la tenue de livre comptable et la paie et assure la liaison avec différents fournisseurs et partenaires externes.

La personne recherchée fait preuve de rigueur, de discrétion, de jugement et d’un excellent sens de l’organisation. Elle est autonome dans la façon d’exécuter les mandats qui lui sont confiés et assure des suivis fiables et de qualité.

RESPONSABILITÉS

Soutien à la direction générale

• Soutenir la directrice générale dans l’organisation des rencontres du conseil d’administration et des activités qui y sont liées;
• Assurer les communications avec les administrateurs, préparer la documentation requise et rédiger les procès-verbaux;
• Préparer les convocations, documents et informations nécessaires aux différentes rencontres;
• Rédiger les procès-verbaux du conseil d’administration et des différents comités;
• Préparer la correspondance, les documents, les rapports et autres outils requis par la direction générale;
• Participer à la gestion de la boîte de demandes de l’APSM;
• Réaliser différents projets ou mandats spéciaux à la demande de la direction générale.

Soutien administratif ressources humaines et gestion de la paie

• Effectuer les suivis administratifs liés aux employés, notamment les contrats de travail, la paie, les assurances collectives, les absences, les vacances et les autres conditions administratives;
• Recueillir et transmettre les renseignements nécessaires au traitement de la paie et à l’administration des régimes collectifs;
• Soutenir l’accueil et l’intégration des nouvelles personnes et agir comme personne-ressource pour les systèmes, outils et façons de faire de l’organisation;
• Offrir un soutien administratif ponctuel à l’équipe et contribuer à l’amélioration des processus internes.

Comptabilité et finance

• Assurer la gestion courante des comptes payables et recevables, la facturation, les paiements, les dépôts et le classement des pièces comptables;
• Préparer et transmettre les différents documents et déclarations administratives et gouvernementales requis.
• Événements et logistique
• Participer à la planification et à l’organisation logistique de l’assemblée générale annuelle, des colloques et de certaines activités corporatives;
• Coordonner les suivis avec les fournisseurs, firmes externes et autres intervenants;
• Soutenir les besoins logistiques et administratifs liés aux déplacements, aux réservations et aux différentes activités de l’organisation.
• Fournisseurs, équipements et soutien administratif
• Assurer la liaison avec les fournisseurs externes et effectuer les suivis relatifs aux services, équipements, soumissions, commandes et réparations;
• Participer à la gestion documentaire, au classement et au bon fonctionnement administratif quotidien de l’APSM;
• Contribuer, dans l’ensemble de ses fonctions, à protéger l’image et la réputation de l’organisation.

• Être titulaire d’un DEP en secrétariat et comptabilité, bureautique ou toute combinaison de formation et d’expérience pertinente;
• Expérience d’au moins 5 ans dans un poste d’adjointe à la direction ou dans des fonctions similaires;
• Maitrise du logiciel de comptabilité SAGE;
• Maitrise de l’application Nethris pour les paies
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et aisance avec les outils technologiques
• Expérience en soutien à un conseil d’administration, un atout;