Agent(e) de soutien administratif, classe principale

Travailler au Cégep de Lévis

C’est partager son quotidien avec plus de 3000 étudiantes et étudiants et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

C’est vivre une expérience professionnelle motivante, qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes, qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail. 

IDENTIFICATION DU POSTE

Titre d'emploi : Agent(e) de soutien administratif, classe principale (Socioculturel)

Numéro de référence : 1992

Direction :   Direction des affaires étudiantes et communautaires

DÉTAILS DU POSTE

Catégorie d’emploi : Soutien administratif

Nom du supérieur immédiat : Monsieur Denis Côté

Lieu de travail : Cégep de Lévis : 205 route Mgr-Bourget, Lévis, Qc.  

Statut de l'emploi : Régulier à temps complet

Horaire de travail : Lundi au vendredi (35 h/sem.) de 8 h 30 à 16 h 30 (possibilité de travail les soirs et les fins de semaine occasionnellement) EN PRÉSENCE

Échelle salariale : Min : 26,54 $ Max : 32,47 $

Entrée en fonction prévue : Dès que possible.

AFFICHAGE

Début d'affichage : 2026-09-18

Fin d'affichage : 2026-10-01, 23 h 59

Le Cégep de Lévis est un milieu stimulant composé d’une équipe dynamique et engagée qui a à cœur la réussite des étudiantes et des étudiants. Le Cégep de Lévis est un milieu d’enseignement à dimension humaine qui offre une carte de programmes d’études variée permettant de rejoindre divers champs d’intérêt. Le cégep se distingue par ses créneaux d’expertise tels que les sciences, le génie, l’architecture, l’informatique, la gestion, les techniques du domaine de la santé pour ne nommer que ceux-là. Doté d’espaces pédagogiques inspirants, il permet un enseignement d’une grande qualité.

RAISON D’ÊTRE DU POSTE

Sous la responsabilité de la coordonnatrice aux affaires étudiantes, la personne qui occupe le poste d'agent(e) de soutien administratif classe principale assure la gestion des opérations de différents services, notamment de l’animation socioculturelle et des sports et de la coordination de divers travaux de nature administrative (accueil de la clientèle, inscriptions aux activités, dépôts, suivis budgétaires, compilations de données, rédaction et production de textes, tableaux et documents, gestion documentaire, etc.) permettant de mener à bien les dossiers de ce service.

Elle est responsable de l’accueil de la clientèle ainsi que de divers travaux de nature administrative, dont la gestion des services aux membres, la gestion physique des locaux (6 salles de musique, 1 salle de danse, 1 costumier, 1 salle de réunion), le service de prêt de matériel culturel, artistique et sportif, la rédaction, la promotion, le suivi des concours internes et externes et la facturation interne et externe. Elle contribue également au bon déroulement des opérations des ateliers et activités ainsi que des événements artistiques, culturels et sportifs.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné.

Elle peut également être affectée, à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

1. Organisation et suivis administratifs

Assumer la responsabilité du processus d’inscription de la clientèle étudiante :

• Assurer le service à la clientèle, l'accueil et la réception des appels;
• Assurer le suivi administratif des inscriptions: paiements, reçus, dépôts, encaissements (CLARA);
• Produire les rapports portant sur les inscriptions et la participation aux activités;
• Appliquer les procédures pour assurer le bon fonctionnement des opérations des services lui étant attribués;
• Faire des recommandations dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.
• Assurer le suivi des échéanciers des événements et activités et effectuer les rappels aux personnes concernées (étudiant.es, employé.es, collaborateur.trices, etc.).

Assurer une saine gestion des locaux :

• Maintenir le registre des réservations à jour et s'assurer de l'accessibilité des locaux en dehors des heures régulières de travail;
• Procéder aux demandes d’entretien et de déplacement de matériel;
• Réservation des locaux et équipements.

Gestion du prêt de matériel (instruments de musique, costumes, équipements et uniformes, etc.) :

• Compiler les statistiques et faire un bilan annuel de tous les prêts.

2. Finances

• Préparer les demandes d’achat et les demandes de paiement et les acheminer pour approbation selon la procédure en cours;
• Gérer les entrées de sommes d'argent relatives aux inscriptions et effectuer les dépôts;
• Apporter une aide à la professionnelle en place dans le suivi budgétaire;
• Assurer le suivi avec les services administratifs.

3. Collaborer à la préparation et à la diffusion des communications internes et externes

• Produire, en collaboration avec l’équipe des communications les outils de communications pour les différentes activités;
• En collaboration avec les communications, assurer la promotion et l’affichage des concours et activités socioculturelles internes et externes (publicités sur les téléviseurs, le portail, Facebook et site Internet);
• Renseigner la clientèle étudiante (règlements, informations);
• Faire le suivi des impressions;
• Collaborer aux activités de promotion.

4. Soutien administratif et logistique aux événements et activités

• Collaborer à la promotion et au bon déroulement des activités (accueil des étudiants, portes ouvertes, journées thématiques, remise des diplômes, Cégeps en spectacle, Théâtre, matchs locaux, foire de la vie étudiante, etc.);
• Préparer des demandes de commandites auprès d'organismes associés afin de financer les projets et préparer les différents rapports inhérents;
• Compilation des données et contribuer à la préparation des bilans

QUALIFICATIONS REQUISES

Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir six années d'expérience pertinente.

CONDITIONS PARTICULIÈRES EXIGÉES PAR LE COLLÈGE

• Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Maîtrise des outils de la suite Office (Word, Powerpoint et Excel), Canva (atout), Teams
• Connaissance de base en comptabilité;
• Aptitude à comprendre et opérer différents systèmes informatisés tels que les applications SRIC dont CLARA, gestion des locaux, gestion des approvisionnements et compte client;
• Faire preuve d’initiative, d’autonomie, de respect et de diplomatie;
• Avoir le sens de l’organisation et des responsabilité ;
• Facilité à communiquer et capacité à travailler en équipe;
• Capacité à gérer les priorités et à mener à bien simultanément plusieurs dossiers de front dans le respect des échéanciers;
• Avoir de l’intérêt pour les événements à caractère sociaux, culturels, artistiques, sportifs et organisationnels.

Lors de différents événements, il se peut que la personne en poste soit appelée à travailler en dehors des heures de travail normal.

TESTS REQUIS

• Test de français

REMARQUES

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Notez que la lettre de présentation est obligatoire.

La priorité est donnée aux candidats internes. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Le Cégep de Lévis souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.