Adjoint.e à la direction

Joignez-vous à une équipe engagée et contribuez, par votre rigueur et votre sens de l’organisation, à des dossiers qui ont un impact réel sur le monde agricole.

Depuis près d’un siècle, l’Union des producteurs agricoles porte la voix des productrices et producteurs agricoles et forestiers du Québec. Au cœur de cette mission, la Direction recherches et politiques agricoles (DREPA) analyse les enjeux qui façonnent l’avenir de l’agriculture et alimente les prises de position de l’organisation auprès des gouvernements et des partenaires.

Votre rôle:

Relevant de la directrice de la DREPA, vous jouez un rôle central dans la coordination administrative et l’efficacité opérationnelle de la direction. Grâce à votre vision globale des dossiers et des priorités, vous anticipez les besoins de la directrice, gérez son emploi du temps et facilitez le cheminement des dossiers. Vous agissez comme point de liaison auprès des partenaires internes et externes, notamment les organismes et ministères, et soutenez l’équipe des coordonnateurs et les employés de la direction. Plus précisément, vous serez appelé.e à :

• Coordonner les activités administratives et la gestion documentaire de la direction : préparation des rencontres, traitement et circulation de la correspondance et des documents;
• Gérer de façon autonome et proactive l’agenda de la directrice, en l’ajustant selon les priorités, les échéances et les besoins de préparation;
• Anticiper les besoins liés aux rencontres et aux dossiers, rassembler l’information pertinente, repérer les éléments manquants et assurer les suivis pour que les dossiers soient complets au moment opportun;
• Organiser la logistique des réunions et des activités de la direction, ainsi que des voyages (hébergement, transport, rencontres, restaurants), incluant les vérifications et demandes d’autorisation;
• Entretenir des relations courtoises avec les partenaires internes et externes (adjoints d’organismes, de ministères, etc.) et donner suite à leurs demandes de rencontres, de rendez-vous ou de représentation;
• Coordonner les demandes de révision linguistique : évaluer les besoins, établir les priorités et les échéanciers, et assurer le suivi des travaux;
• Rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance et les documents administratifs, en veillant à la qualité du français et au respect des standards de présentation;
• Assurer le suivi administratif de la facturation de la direction, en lien avec le service des finances;
• Veiller au classement ordonné et sécuritaire des dossiers ainsi qu’à l’exactitude des listes de contacts internes et externes;
• Élaborer et faire évoluer les procédures administratives de la direction, en proposant des outils et des façons de faire qui optimisent les processus;
• Soutenir, au besoin, les équipes des autres directions de l’UPA dans la production de documents.

Votre profil:

Vous êtes une personne autonome, organisée et dotée d’un excellent jugement, qui cumule une solide expérience en soutien direct à la direction. Vous savez gérer plusieurs dossiers à la fois tout en gardant une vue d’ensemble.

• Diplôme d’études collégiales (DEC) technique complété par un certificat universitaire en secrétariat, bureautique, administration ou dans toute autre discipline appropriée;
• Au moins cinq (5) années d’expérience dans un rôle de soutien direct auprès d’un membre de la direction, impliquant un niveau élevé d’autonomie, de jugement et de coordination;
• Maîtrise complète du français à l’oral et à l’écrit, permettant d’en saisir toutes les subtilités;
• Connaissance fonctionnelle de l’anglais pour la lecture de documents, la rédaction de courts textes et la communication de base;
• Sens aigu de l’organisation et de la planification, capacité à établir les priorités et à mener plusieurs dossiers simultanément;
• Discernement, vision globale et capacité à saisir rapidement des enjeux complexes et à bien cerner les besoins;
• Excellentes habiletés de communication, d’écoute et d’orientation client, ainsi qu’une aptitude à désamorcer les différends;
• Flexibilité, curiosité intellectuelle et intérêt pour l’amélioration continue des façons de faire;
• Disponibilité pour des déplacements occasionnels avec coucher à l’extérieur (ex. Congrès général de l’UPA).

Caractéristiques du poste:

• Poste permanent à temps plein (35 h/semaine).
• Classe salariale : 5
• Syndiqué

Conditions de travail:

• Vacances et congés fériés;
• Avantages sociaux incluant un régime de retraite hybride, des assurances collectives
• Plateforme de santé intégrée (Dialogue) : télémédecine, programme d’aide aux employés et aux familles;
• Congés pour absence maladie et pour obligations familiales;
• Stationnement gratuit;
• Centre de la petite enfance Les Amiculteurs (au bureau de Longueuil uniquement.

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.