Administrative Assistant

Adjoint(e) administratif(ve)

Relevant du directeur, l’adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle central dans la coordination, la planification et le suivi des activités de plusieurs départements. Il/elle contribue activement à l’efficacité quotidienne du bureau et au bon fonctionnement des opérations internes.

Responsabilités principales

• Gestion administrative — Réservations diverses, approvisionnement en papeterie, cartes d’affaires, café et autres besoins courants.
• Gestion des données ERP et mise à jour des informations.
• Organisation des déplacements — Réservation des voyages et coordination logistique.
• Supervision du bureau — Maintien d’un environnement de travail fonctionnel et ordonné.
• Achats administratifs — Suivi, commandes et optimisation des processus.
• Traitement des demandes des cadres — Notamment la gestion des relevés et notes de frais.
• Gestion documentaire — Création de procédures, tutoriels et organisation des dossiers.
• Soutien marketing — Réservations de foires, communications et tâches connexes.
• Ouverture et fermeture de projets dans les systèmes internes.
• Classement et organisation des documents physiques et numériques.
• Gestion des appels — Réception, tri et transfert aux bonnes personnes.
• Entretien de l’équipement de bureau — Coordination des réparations et du bon fonctionnement des appareils.
• Tâches comptables de base — Suivi des dépenses, notes de frais, commandes et autres.
• Référence interne — Soutien aux employés concernant les politiques et procédures.
• Production de documents avec la suite Office 365.
• Soutien aux finances et aux approvisionnements.
• Participation à des projets spéciaux selon les besoins organisationnels.+
• La maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, est exigée. La connaissance de l’anglais est requise afin d’interagir avec des clients, partenaires ou fournisseurs anglophones

Compétences recherchées

• Formation en administration ou domaine connexe.
• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Attitude positive et sens du service.
• Maîtrise de Microsoft Office.
• Excellente communication en français et en anglais. La maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, est exigée. La connaissance de l’anglais est requise afin d’interagir avec des clients, partenaires ou fournisseurs anglophones
• Service à la clientèle irréprochable.
• Rigueur et sens du détail.
• Organisation et gestion du temps exemplaires.
• Fiabilité et sens des responsabilités.