Adjoint(e) administratif(ve) / Administrative Assistant

Le poste en quelques lignes

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) fiable et organisé(e) pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes du bureau et fournir un soutien administratif à la direction et aux équipes. Le rôle comprend la coordination générale du bureau, la gestion des installations et des fournisseurs, le soutien aux réunions et aux événements, l’administration financière de base ainsi que diverses tâches ponctuelles visant à maintenir un environnement de travail efficace.

Plus spécifiquement, tu auras à :

• Veiller à ce que les salles de réunion (situées sur deux étages) soient maintenues à un haut niveau tout au long de la journée
• Organiser/recevoir les colis et veiller à la distribution et/ou à l’envoi du courrier
• Gérer les fournitures de bureau, surveiller l’inventaire et préparer les commandes
• Gérer l’entretien de la cuisine, y compris la commande des fournitures et la mise à jour de l’inventaire
• Assister avec les horaires des salles de réunion, faciliter la préparation et le rangement des salles, et s’assurer qu’elles sont présentables avant et après les réunions
• Assister avec les besoins de traiteur pour les réunions et la planification d’événements spéciaux
• Coordonner le bon fonctionnement du bureau par la maintenance, les réparations et les tâches administratives connexes
• Aider à la réservation de voyages et à la préparation d’itinéraires pour la direction, au besoin (vols, hôtels, transport terrestre)
• Traiter les factures des fournisseurs pour les services du bureau et gérer les relations avec ceux-ci
• Fournir un soutien administratif général et ponctuel
• Effectuer toute autre tâche ou projet, selon les besoins

As-tu ce qu’il faut?

• Minimum de 2 ans d’expérience dans un rôle aux responsabilités similaires dans un environnement corporatif
• Diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires ou dans un domaine pertinent
• Excellente maîtrise de MS Office (obligatoire) et connaissance fonctionnelle de SAP (atout)
• Expérience avec des systèmes de gestion des voyages ou des dépenses (ex. : Concur)
• Professionnalisme et approche collaborative dans le travail d’équipe
• Aptitudes interpersonnelles et communicationnelles efficaces, axées sur le service à la clientèle
• Motivation, débrouillardise et capacité à s’adapter rapidement
• Excellentes compétences organisationnelles et administratives, autonomie et sens des priorités
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités simultanées
• Grande minutie et souci du détail

Déplacements : Des déplacements minimes peuvent être requis.

Langues : Maîtrise avancée du français et de l’anglais (oral et écrit).

Lieu: Bureau corporatif à Laval, 5 jours par semaine.

Le processus d’entrevue peut débuter avant la fin de la période d’affichage.

Seules les personnes ayant le droit de travailler au Canada seront considérées.

L’usage du masculin a pour seul objectif d’alléger le texte.

Glencore encourage la diversité et offre un milieu de travail inclusif. Des mesures d'adaptation sont disponibles sur demande (View email address on ca.talent.com)

The role in a nutshell

We are looking for a reliable, organized Administrative Assistant to keep day-to-day office operations running smoothly and to provide administrative support to management and teams. The role involves general office coordination, facilities and supplier management, meeting and events support, basic financial admin and ad-hoc tasks to support an efficient workplace.

More specifically, you will be expected to:

• Ensure that meeting rooms (located on two floors) are maintained to a high standard throughout the day;
• Arrange/Receive couriers and ensure mail is distributed and/or sent out;
• Manage office supplies, monitor the inventory and prepare orders;
• Manage kitchen maintenance including ordering kitchen supplies and keeping inventory up to date;
• Assist with boardroom/meeting room schedules, facilitate room set up and take down, ensuring space is presentable before and after meetings;
• Assist with catering requirements for meetings and special event planning;
• Coordinate the smooth operation of the office through maintenance, repair and related administrative work;
• Assist with basic travel bookings and itineraries for management as required (flights, hotels, ground transport;
• Process vendor invoices for office services and manage relationships with vendors;
• Provide general administrative and office support on an ad-hoc basis;
• Other duties and projects, as required.

Do you have what it takes?

• A minimum of 2 years of experience in a role with similar responsibilities in a corporate environment;
• Post-Secondary diploma in Business Administration or any other relevant field;
• High level of proficiency using MS Office (mandatory) and a working knowledge of SAP (asset);
• Experience with travel or expense systems (e.g., Concur)
• Professional demeanor and a collaborative approach to working with others;
• Effective interpersonal and communication skills with a customer service focus;
• Motivated, resourceful, and quick to adjust as needed;
• Great organizational and administrative skills, autonomous and resourceful;
• Ability to manage multiple tasks and concurring priorities;
• Meticulous attention to detail.

Travel: Minimal travel may be required for this position.

Language: Advanced proficiency of French and English (Spoken and Written).

Location: Corporate office in Laval 5 days a week.

The interview process may begin before the end of the posting period.

Only candidates with full working rights in Canada will be considered.

The interview process may begin before the end of the posting period.

Glencore encourages diversity and provides an inclusive workplace. We provide and can arrange necessary support for applicants who may need assistance. (View email address on ca.talent.com)