Coordonnateur des communications et RP

RÔLE
À titre de coordonnateur  des communications et RP, nous comptons sur vous pour superviser plusieurs projets en cours au sein de notre département de marketing en pleine croissance. Nous sommes à la recherche d’une personne organisée et dynamique qui veut faire partie d’une équipe en pleine croissance. En ce qui concerne plusieurs secteurs de l’entreprise, le candidat idéal est à l’aise de prendre des projets entiers et de les garder tous synchronisés et à l’heure.

Il s'agit d'une opportunité de carrière pour rejoindre une organisation florissante et à forte croissance où votre vision et votre contribution comptent vraiment.
Vous êtes curieux, vous vous lancez toujours des défis à vous-même et à vos collègues avec de nouvelles idées, et vous êtes un communicateur exceptionnel. Vous avez démontré votre capacité à gérer efficacement plusieurs projets simultanément et vous savez comment construire une base solide pour vos idées originales.

Responsabilités:

• Communiquer les dates clés, suivre et mettre à jour les calendriers.
• Répondre rapidement à toutes les demandes de relations publiques entrantes.
• Coordonner la création d'outils de RP et leurs envois.
• Surveiller en permanence la couverture médiatique et l'analyse de la concurrence tout en gérant le rapport interne de la couverture médiatique.
• Établir les calendriers de travail, le flux de communication avec les équipes internes et externes,
• Assurer une communication fluide avec les membres du service marketing et le partage des informations.
• Maintenir des coordonnées précises et à jour pour les médias.
• Gestion des échantillons pour la photographie, les séances de photos commerciales, etc.
• Coordonner les séances de photos
• Créer des factures pour l'envoi d'échantillons aux publications commerciales/photoshoots.
• Assurer le suivi jusqu'à la publication. Vérification approfondie des faits une fois la publication effectuée.
• Site web et infrastructure web, ainsi que gestion des actifs Eye Rep relatifs au marketing.
• S'assurer que les différentes versions et fonctionnalités du site sont contrôlées quotidiennement et mettre en œuvre des actions correctives en cas de problème.
• Coordonner la programmation des réunions et des étapes importantes entre les programmes et les groupes interdépendants.
• Mettre à jour les fiches POP et GWP
• Mettez à jour les listes d'adresses des représentants pour inclure les nouvelles embauches et les départs.
• Mettre à jour les listes d'adresses des clients pour refléter tout changement, en fonction des informations reçues via les réponses/notifications de retour.
• Accuser réception de toutes les demandes COOP en temps opportun.
• Remplir les champs obligatoires du COOP Tracker et les modifier si nécessaire.
• Envoyer des informations de suivi aux représentants.
• Coordonner les ramassages locaux de PDI
• Aider à la création de légendes pour les médias sociaux
• Rédiger les communiqués de presse 
• Créer des bulletins d'information pour les États-Unis
• Rédiger le contenu des fiches de vente mensuelles
• Préparer les dossiers de presse pour les foires
• Participer aux idées des campagnes marketing
• Enregistrer des voix off pour les présentations des clients
• Rédiger des descriptions de produits

LES CANDIDATS DOIVENT AVOIR

• Baccalauréat en Marketing
• Capacité à gérer de multiples demandes urgentes et des priorités qui changent rapidement.
• Excellentes compétences en matière de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Habileté à communiquer, à faire preuve de diplomatie et à organiser l'information.
• Bilingue. Un niveau élevé d'anglais est requis pour le contenu écrit et pour les communications avec des employés et des publications aux États-Unis et à travers le Canada.
• Une attitude positive et dynamique - chaque défi est une opportunité.
• Solides compétences en matière d'identification et de résolution de problèmes
• Excellentes capacités d'analyse.
• Ouvert au changement et à l'apprentissage de nouvelles compétences
• Capable de travailler efficacement à la fois dans un environnement d'équipe et de manière indépendante.
• Souci du détail et capacité à travailler rapidement
• Excellentes compétences interpersonnelles.
• Bonnes compétences informatiques.
• Compétences en matière de présentation.
• Esprit d'initiative.
• Capacité à établir des priorités et à planifier efficacement.
• Connaissance des différents agendas médiatiques.
• Créativité

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ROLE
As our communications and PR coordinator, we will count on you to oversee multiple ongoing projects within our growing marketing department. We are looking for an organized and fast-paced individual who wants to be part of a growing team. Touching upon several areas of the business, the ideal candidate is comfortable taking on entire projects and keeping them all in synch and on time.

This is a career-making opportunity to join a thriving and high-growth organization where your vision and contribution truly matter.

You’re curious, always challenging yourself and your coworkers with new ideas, and you’re an exceptional communicator. You have a demonstrated ability to effectively manage multiple projects simultaneously and know how to build a strong foundation for your out-of-the-box ideas.

YOUR KEY RESPONSIBILITIES

• Communicate key dates, track and update schedules
• Fielding and responding to all inbound PR requests promptly.
• Coordinate the creation of PR tools and their mailings
• Continuously monitor press coverage and competitor analysis while managing internal reporting of press coverage (management and tracking of press clippings)
• Work back schedules, communication flow to internal and external teams,
• Ensure fluid communication with members of the Marketing department and information sharing
• Maintaining accurate, up-to-date media contact info
• Sample management for photography, trade photoshoots etc
• Coordinate photoshoots
• Create invoices for shipping samples to Trade publications/photoshoots
• Continuing to follow up until publication. Fact-checking thoroughly once published.
• Website & web infrastructure as well as Eye Rep management of assets that pertain to Marketing
• Ensure that the different versions and features of the site are monitored daily and implement corrective action if problems arise.
• Coordinate the scheduling of meetings and milestones between interdependent programs and groups.
• Send Canadian/US reps notifications (via Mailchimp) when new POP/GWP items are being released.
• Update POP and GWP sheets
• Update Rep address lists to include new hires and recent resignations.
• Update Client address lists to reflect any changes, based off information received through replies/bounce back notifications.
• Acknowledge receipt of all COOP requests in a timely manner. (This includes verifying that the form is filled out correctly, asking reps for any information that was missing, as well as clarifying anything that is unclear)
• Complete the required fields of the COOP Tracker and amend as necessary.
• Send out tracking information to reps
• Coordinate local pickups from PDI
• Assist with the creation of social media captions
• Write the content for press releases
• Create US Newsletters
• Write the content for the monthly sell sheets
• Prepare press kits for Trade Shows
• Assist in the brainstorming of marketing campaigns
• Record voice-overs for client presentations
• Write product descriptions

YOUR SKILLS

• Bachelor’s degree in Marketing
• Ability to manage multiple urgent requests and rapidly changing priorities
• Excellent communication skills both orally and in writing.
• Skilled at communication, diplomacy, and organizing information.
• Bilingual. A high level of English is required for written content and dealing with employees and publications in the United States and across Canada.
• A great, positive, can-do attitude — every challenge is an opportunity
• Strong problem identification and solving skills
• Excellent analytical skills.
• Open to change and to learning new skills
• Able to work effectively both in a team environment and independently.
• Detail oriented and ability to work rapidly
• Excellent interpersonal skills.
• Good IT skills.
• Presentation skills.
• Initiative.
• Ability to prioritize and plan effectively.
• Awareness of different media agendas.
• Creative