Agent - soutien administratif

STATUT DE L’EMPLOI
Poste temporaire syndiqué - 1 an avec possibilité de renouvellement.

HORAIRE DE TRAVAIL
35 heures/semaine de jour
Lundi au jeudi, de 10 h à 18 h Vendredi de 8 h 30 à 16 h 30
Aucune possibilité de télétravail

CONTEXTE
La Direction du registrariat et du cheminement académique a pour mandat d’assurer la qualité, l’équité et la rigueur du parcours étudiant par l’application du cadre normatif, tout en facilitant le cheminement des étudiantes et des étudiants grâce à des repères clairs, des services accessibles et un accompagnement cohérent, de l’admission à la diplomation.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
La personne titulaire effectue diverses tâches de secrétariat relatives au suivi de processus administratifs. Elle assure la bonne marche des opérations de son unité.

De façon générale, à titre d’agente ou agent de secrétariat, la personne titulaire aura à :

• Prévoir les besoins des personnes qu’elle assiste, tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives.
• Recueillir diverses informations et les présenter sous les formes appropriées.
• Assurer le suivi des dossiers liés à la gestion du personnel et à la comptabilité.
• Tenir à jour et alimenter des banques de données.
• Maintenir à jour le système de classement et appliquer la procédure d’archivage.
• Gérer l’agenda, filtrer les appels téléphoniques, assurer la gestion du courrier et du classement.
• Convoquer et organiser des réunions, rédiger les procès-verbaux et la correspondance.
• Contribuer à la planification et à l’organisation matérielle d’activités ou d’événements.

P lus précisément en fonction du profil accueil et service à la clientèle, la personne titulaire aura à:

• Accueillir les visiteuses et visiteurs et les diriger vers les personnes concernées;
• Offrir de l'information sur les cours, les programmes et les événements.
• Répondre aux questions relatives au dossier étudiant et à la facturation trimestrielle, percevoir les paiements et remettre les documents officiels.
• Collaborer à l’organisation des surveillances d’examen sur le campus.
• Appuyer, au besoin, la bibliothèque pour assurer les emprunts et retours.

• Maîtrise du français parlé et écrit, très bonnes habiletés rédactionnelles.
• Sens du service à la clientèle
• Communication, tant à l’oral qu’à l’écrit (rédaction, synthèse et vulgarisation)
• Autonomie et initiative
• Rigueur et qualité du travail
• Capacité d’analyse et de jugement
• Flexibilité et adaptation
• Sens des priorités
• Collaboration et travail d’équipe

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION
Dès que possible.

DÉPÔT DE VOTRE CANDIDATURE
Engagée à contrer la discrimination en emploi et soucieuse d’être représentative de la société québécoise et de s’enrichir de sa diversité, l’ENAP invite toutes les personnes qualifiées à manifester leur intérêt, en particulier les femmes, les personnes en situation de handicap, les personnes autochtones, les membres de minorités visibles et de minorités ethniques, ainsi que les personnes issues de la diversité sexuelle et de genre, notamment relativement au programme d’accès à l’égalité en emploi auquel elle souscrit.

Veuillez transmettre votre candidature accompagnée d’un curriculum vitae, en mentionnant le numéro de référence, avant le 4 octobre 2026 16 h à la Direction des ressources humaines par courriel : View email address on click.appcast.io

De plus, les outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins des personnes en situation de handicap qui en font la demande, et ce, en toute confidentialité. Si vous désirez faire connaître vos besoins particuliers, veuillez le mentionner lors de l’envoi de votre candidature.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Nous vous remercions à l’avance de votre candidature !

En savoir plus sur les programmes d’accès à l’égalité en emploi | CDPDJ