Senior Réceptionniste

Syntax est un chef de file des fournisseurs de services cloud gérés pour les applications d’entreprise critiques et offre des solutions technologiques complètes aux entreprises de toutes tailles depuis 1972. Syntax possède une expertise reconnue dans la mise en œuvre et la gestion de déploiements ERP (Oracle, SAP) dans des environnements cloud privés, publics ou hybrides, sécurisés et résilients. Grâce à ses solides services de conseil technique et fonctionnel, ainsi qu’à une surveillance et une automatisation de classe mondiale, Syntax accompagne certaines des plus grandes entreprises d’Amérique du Nord dans une vaste gamme de secteurs. Syntax possède des bureaux partout dans le monde et collabore avec Oracle, SAP, AWS, Microsoft, IBM ainsi qu’avec d’autres grands leaders technologiques mondiaux.

Aperçu du poste :

Le (la) Coordonnateur (trice) sénior, opérations de bureau et expérience employé joue un rôle clé quand la qualité de l’expérience employé et dans le bon fonctionnement quotidien du bureau de Montréal. Cette personne agit comme principal point de contact à la réception et veille à offrir un environnement de travail accueillant, organisé, professionnel et efficace pour les employés, visiteurs et clients.

Cette personne est responsable de la coordination des opérations administratives et logistiques du bureau, de la gestion des approvisionnements, du soutien aux événements internes, ainsi que de la gestion des espaces communs. Elle contribue également aux communications internes et à diverses initiatives visant à bonifier l’expérience globale au bureau.

La personne idéale se distingue pour son sens du service, son autonomie, sa débrouillardise, sa discrétion professionnelle et sa capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.

Responsabilités principales :

Gestion de l'approvisionnement et des stocks

Ø Superviser l'approvisionnement en matériel de bureau et passer des commandes au besoin

Ø Gérer les stocks de produits alimentaires et boissons (fruits, barres tendres, lait, thé, alcool, etc.) et de commodités de bureau, et assurer leur réapprovisionnement

Ø Gérer les stocks de fournitures de bureau, et en assurer leur approvisionnement

Ø Maintenir des niveaux d’inventaire adéquats afin de répondre aux besoins quotidiens du bureau.

Soutien administratif et accueil

Ø Gérer les demandes de services et les visites au bureau

Ø Fournir un soutien administratif aux membres de l'équipe et aux parties prenantes exécutives, au besoin

Ø Accueillir et orienter les visiteurs et les clients, en veillant à leur enregistrement conformément aux protocoles de sécurité

Ø Effectuer le suivi des budgets, gérer certaines dépenses et préparer ou approuver des factures

Ø Gérer les demandes et l’activation des cartes d'accès

Ø Coordonner, au besoin, la facturation et le traitement des chèques avec le département des finances

Ø Assurer la coordination avec la sécurité au bureau conformément aux protocoles établis.

Organisation d'événements

Ø Collaborer avec d'autres départements afin d’assurer le bon fonctionnement des événements internes et des View email address on ca.talent.com

Ø Soutenir la planification et la coordination d’événements internes et festifs, tels que Movember, les événements camion de pizza, les événements huîtres, et d’autres activités au bureau

Ø Planifier et organiser des lunchs d'équipe pour des groupes.

Gestion de l'espace de travail

Ø Maintenir l'organisation générale de la réception et des espaces de bureau

Ø Veillez à la propreté de la cuisine et remplir le lave-vaisselle

Ø Coordonner des projets de rénovation ou d’amélioration des espaces de travail et soutenir la mise à jour de la documentation liée à l’occupation ou aux certificats, au besoin

Ø S’assurer que certains équipements du bureau, y compris les machines à cafés, sont programmés pour le nettoyage automatisé lorsque applicable.

Gestion logistique et télécommunications

Ø Coordonner les livraisons pour l’équipe IT et les différents départements

Ø Gérer le renouvellement des contrats d'hôtels et de télécommunications, au besoin

Ø Trier, distribuer et expédier le courrier et les colis

Ø Analyser mensuellement les données de téléphonie mobile afin d’identifier les dépassements de forfait ou autres frais, et transmettre les factures au service de paie

Ø Toutes autres tâches connexes.

Communication interne et soutien à la création de contenu

Ø Concevoir des affichages visuels et promouvoir les événements internes

Ø Rédiger et/ ou soutenir certaines communications internes liées au bureau

Ø Contribuer aux initiatives visant à renforcer la visibilité, l’engagement et l’expérience employé au bureau

Ø Effectuer toute autre tâche connexe requise.

Qualifications :

Ø Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, bureautique, comptabilité ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente

Ø Minimum de 5 à 7 ans d’expérience dans un rôle similaire en réception, coordination de bureau, administration, comptabilité ou soutien opérationnel

Ø Bilinguisme français et anglais, à l’oral et à l’écrit, requis

Ø Disponibilité pour travailler à temps plein en présentiel au bureau de Montréal

Ø Excellentes habiletés en service à la clientèle et en communication interpersonnelle

Ø Très bonne capacité d’organisation et aptitude à gérer efficacement plusieurs priorités

Ø Grande autonomie, sens de l’initiative et souci du détail

Ø Expérience en soutien à l’organisation d’événements internes et en logistique de bureau, un atout important

Ø Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme

Ø Bonne maîtrise des outils de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Excel, Microsoft Forms et Power Point

Ø Capacité à travailler dans un environnement dynamique et à gérer les imprévus avec professionnalisme.

Pourquoi Syntax ?

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Syntax s’engage à créer un environnement diversifié et est fier d’être un employeur garantissant l’égalité des chances. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’identité ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, d’origine nationale, de génétique, de handicap, d’âge ou de statut d’ancien combattant.

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