Technicien(ne) administratif(ve) - Industrie de la construction

Technicien(ne) administratif(ve) – Industrie de la construction

Sommaire du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) technicien(ne) administratif(ve) rigoureux(se) et organisé(e) pour se joindre à notre équipe. La personne retenue sera responsable de la gestion administrative et de la conformité des dossiers des sous-traitants, en veillant à ce que toute la documentation requise soit reçue, vérifiée et maintenue à jour conformément aux exigences réglementaires et aux procédures de l’entreprise.

Principales responsabilités

• Recevoir, vérifier et assurer le suivi de toute la documentation requise des sous-traitants, notamment :
• Documents de conformité de la CCQ (Commission de la construction du Québec)
• Documents et attestations de la CNESST
• Certificats d’assurance
• Licences RBQ
• Documents fiscaux et autres documents réglementaires requis
• Préparer, gérer et assurer le suivi des quittances progressives et finales des sous-traitants.
• Maintenir des dossiers complets, à jour et conformes pour l’ensemble des sous-traitants tout au long des projets.
• Effectuer les suivis nécessaires auprès des sous-traitants concernant les documents manquants, expirés ou incomplets.
• Collaborer avec les chargés de projet, les équipes de chantier et le département de comptabilité afin de s’assurer que toutes les exigences administratives et contractuelles sont respectées.
• Assurer l’organisation et la gestion des dossiers physiques et électroniques.
• Participer à l’administration des contrats, des bons de commande et de toute documentation liée aux projets.
• Préparer divers rapports, tableaux de suivi et registres de conformité.
• Soutenir le département de comptabilité dans la validation des documents requis pour le traitement des paiements.
• Veiller au respect des lois, règlements et exigences applicables à l’industrie de la construction au Québec.

Qualifications requises

• Diplôme d’études collégiales (DEC) ou formation pertinente en administration, comptabilité, bureautique ou domaine connexe.
• Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un poste administratif, idéalement dans le secteur de la construction.
• Bonne connaissance des exigences de la CCQ, de la CNESST et de la RBQ.
• Expérience dans la gestion documentaire et le suivi administratif des sous-traitants.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word et Outlook). QuickBooks, Maestro.
• Excellente capacité d’organisation et grand souci du détail.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers.
• Excellentes aptitudes en communication en français; l’anglais constitue un atout.

Compétences recherchées

• Connaissance des pratiques et réglementations de l’industrie de la construction au Québec.
• Expérience dans la préparation et la gestion des quittances.
• Sens de l’initiative et autonomie.
• Excellentes habiletés de suivi et de résolution de problèmes.
• Capacité à travailler efficacement en équipe dans un environnement dynamique.

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Administration Technician – Construction Industry

Position Summary

We are seeking a detail-oriented and organized Administration Technician to join our construction team. The successful candidate will be responsible for managing administrative compliance related to subcontractors, ensuring that all required documentation is received, reviewed, and maintained in accordance with industry regulations and company standards.

Key Responsibilities

• Review, verify, and maintain all documentation received from subcontractors, including:
• CCQ (Commission de la construction du Québec) compliance documents
• CNESST documentation and attestations
• Insurance certificates
• RBQ licenses
• Tax compliance and other regulatory documentation
• Prepare, track, and manage subcontractor quittances (partial and final releases).
• Ensure subcontractor files remain complete, up to date, and compliant throughout the duration of projects.
• Follow up with subcontractors regarding missing, expired, or incomplete documentation.
• Coordinate with project managers, accounting, and site teams to ensure contractual and administrative requirements are met.
• Maintain organized digital and physical filing systems.
• Assist with contract administration, purchase orders, and project documentation as required.
• Prepare reports, spreadsheets, and compliance tracking logs.
• Support the accounting department by verifying documentation required for payment processing.
• Ensure compliance with Quebec construction industry regulations and company procedures.

Qualifications

• Diploma in Administration, Accounting, Office Technology, or a related field.
• Minimum of 5 years of administrative experience, preferably within the construction industry.
• Strong knowledge of CCQ and CNESST requirements.
• Experience managing subcontractor compliance documentation.
• Proficiency with Microsoft Office (Excel, Word, Outlook). QuickBooks, Maestro.
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
• Excellent communication skills in French; English is considered an asset.

Desired Skills

• Knowledge of Quebec construction regulations and industry practices.
• Experience preparing quittances and managing subcontractor records.
• Ability to work independently and collaboratively within a fast-paced environment.
• Strong problem-solving and follow-up skills