Agent(e) de soutien administratif, classe I (Reconnaissance des acquis et diagnostic des compétences)

PAÉE

Le Cégep de Saint-Hyacinthe souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature. 

Un cégep accueillant et inclusif qui stimule les réussites! Le cégep vous offre une multitude de possibilités de carrière au sein d’un environnement dynamique et innovant. Joignez-vous à notre équipe pour :

• Réaliser des projets stimulants et porteurs de sens;

• Contribuer concrètement à la réussite de nos personnes étudiantes et au rayonnement de nos équipes;

• Profiter de mesures favorisant la conciliation travail–vie personnelle;

• Bénéficier d’un régime de retraite, d’avantages sociaux et de divers congés;

• Accéder à plusieurs de nos services dont : cafétéria et comptoir santé, clinique d’hygiène dentaire, garderie;

• Utiliser nos installations dont : salle d’entrainement, piscine, gymnase, bibliothèque, activités culturelles;

• Participer aux programmes de perfectionnement, ainsi qu'aux activités de reconnaissance, de prévention et de promotion de la santé.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES (À TITRE INDICATIF)
La personne de cette classe d’emploi :

• Réalise une partie ou l'ensemble des travaux administratifs du service de la Reconnaissance des acquis et diagnostic des compétences (RAC-CDC).
• Accueille, informe et répond aux demandes des personnes candidates, pouvant notamment être issues de l’immigration, par téléphone, courriel ou en présence. Elle donne les informations relevant de sa compétence et effectue les suivis et les relances en adoptant une approche empathique, inclusive et adaptée à leurs besoins.
• Traite les diverses demandes, classe et repère les documents selon les méthodes établies.
• Utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser, notamment la suite Microsoft Office 365 et certains réseaux sociaux.
• Tient à jour des banques de données, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leur agenda.
• Organise et coordonne des réunions ou des rencontres, convoque les personnes participantes et prépare l’ordre du jour et la documentation électronique (Adobe Pro et Interceptum.
• Participe à l'amélioration des processus et à la mise à jour de différents procéduriers.
• Traite les références sur une plateforme gouvernementale, effectue l’ouverture, la mise à jour et le suivi des dossiers selon l’échéancier déterminé tout en assurant la conformité des documents.
• Assure les suivis administratifs et les statistiques : compile les données, effectuer les relances avec constance, rigueur et autonomie, produit des rapports et créer des fichiers Excel incluant des calculs.
• Prépare du matériel de présentation : conçoit des présentations ou documents selon les besoins, en assurant une mise en page professionnelle et visuellement attrayante.
• Participer à la visibilité du service : création des publications Facebook et des encarts promotionnels avec Canva puis coordination des processus d’approbation.

• Saisie et administre des questionnaires à l’aide de logiciels spécialisés.
• Contribue à l’amélioration continue du service en identifiant et en proposant des opportunités d’optimisation des pratiques et des processus.
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe liée aux activités du Service de la formation continue.

PROFIL RECHERCHÉ

• Excellent sens du service à la clientèle (empathie, écoute et approche chaleureuse)
• Grande organisation, autonomie et excellent sens des priorités
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de manière proactive
• Rigueur dans le suivi administratif et se développer des outils de suivi des tâches
• Engagement envers la qualité du service et le travail bien fait
• Bonne maîtrise des outils numériques (Office 365 notamment Excel, Outlook, Word et PowerPoint), Canva, plateformes collaboratives et plateformes spécialisées, réseaux sociaux, plateforme d’apprentissage en ligne)
• Bonne maîtrise de la langue française.

L'ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests : Test de français;
Test des logiciels de la suite Microsoft Office, dont Word intermédiaire et Excel de base.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Détenir un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
• Avoir au moins une (1) année d'expérience pertinente.