Adjoint(e) aux opérations

Job Responsibility:

Sous la responsabilité de la coordination des opérations, la personne planifie, organise, dirige et contrôle les dossiers et les opérations administratives en lien avec la location des résidences étudiantes tant au campus de Drummondville que Trois-Rivières, assure le rôle de conseiller à l'aide financière aux études ainsi que la responsabilité de l'administration des programmes de besoins financiers pour le campus de Trois-Rivières, et de l'aide financière ministérielle aux étudiants, principalement le Régime d'aide financière aux études aux étudiants du Québec (AFE). La personne fournira une gamme complète de soutien de première ligne, comprenant, mais sans s'y limiter, les éléments suivants :

Responsabilités générales

• Soutien à la coordination des opérations quant à l'élaboration des horaires d'examens finaux (spécifiquement pour le campus de Drummondville), commandes des volumes pour tous les campus ;
• Effectue toutes tâches en relation avec la nature des fonctions de la classe d'emploi d'agent de soutien administratif, classe I ;
• Effectue toute autre tâche reliée à sa classe d'emploi ; Fonctions spécifiques aux résidences - campus de Drummondville et Trois-Rivières
• Effectue la gestion et l'administration des résidences pour les campus de Trois-Rivières et Drummondville (signature des baux, remise des clés, visite initiale, dénombrer l'inventaire à l'arrivée et au départ, expliquer les normes de propreté et de la vie commune aux résidents, établir un calendrier d'entretien et assurer le suivi des applications des règles de vie, assurer une veille quant au bon déroulement de la vie commune, répondre aux urgences en lien avec des bris ou autres, assurer le suivi avec la coordination des opérations pour les réparations ou autres) ;
• Assure le suivi des paiements de loyer et effectue les rappels et la collecte si nécessaire pour le recouvrement des soldes impayés ;
• Voit à l'application des règles et des normes en fonction des documents qui sont traités et procède au développement et à la mise en place des outils, procédures et formations en lien avec les projets et mandats qui lui sont confiés ;
• Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires en lien avec les opérations ;
• Voit à la mise à jour des données dans les systèmes informatisés de gestion des affaires administratives ou financières en lien avec la coordination des opérations ;
• Veille à l'amélioration en continu des opérations administratives.

Fonctions spécifiques liées à l'aide financière aux études (Campus Trois-Rivières)

• Rencontrer les étudiants pour les simulations sur le site de l'AFE ;
• Faire les demandes d'aide financière avec les étudiants, collecter les documents nécessaires auprès de ces derniers, et s'assurer que les dossiers soumis sont complets ;
• Vérifier les calculs d'aide financière des étudiants ;
• Assister la comptabilité en vérifiant quel étudiant reçoit de l'AFE (lors des périodes d'exclusion de classes) ;
• Expliquer les règles de l'aide financière et de remboursement à l'étudiant ;
• Faire le suivi des nouveaux dossiers afin de régler les problèmes et permettre la suite des traitements ;
• Faire les réinitialisations de mots de passe pour ceux qui ont oublié leurs mots de passe ;
• Aider à monter les demandes de dérogations (1ere vérification des documents, suggestions, vérification finale) Tenir à jour la documentation relative à l'aide financière et aux autres activités ;
• Instaurer des procédures de confidentialité, optimisant la protection des informations étudiantes et l'imputabilité du collège.
• Assister aux événements de recrutement des étudiants tels que les portes ouvertes et tout autre évènement nécessitant le support de l'aide financière.

Note : La description des tâches et des responsabilités se veut une indication du genre de tâches exigées pour le poste. Cette description n'est pas exhaustive et d'autres tâches non mentionnées ci-dessus pourraient être nécessaires pour la pleine réalisation du poste.

Qualifications et compétences

• Être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d'emplois ou être titulaire d'un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d'un diplôme ou d'une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir trois (3) années d'expérience pertinente ;

• La personne doit avoir de préférence une expérience dans un poste similaire (un atout) ;

• Bien connaître le réseau collégial (un atout) ;

• Maîtrise des outils informatiques de base (Suite Office) ;

• Connaissance de Clara/Omnivox (un atout) ;

• Grande capacité d'écoute et d'adaptation ;

• Habilités spécifiques : capacité de travailler de façon autonome, capacité d'écouter et de conseiller, capacité d'établir des relations interpersonnelles positives, bonne vision des priorités, confidentialité, souci du détail et du travail bien fait, bon sens de l'organisation, posséder de l'initiative et un bon jugement ;

• Bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite.

Conditions de travail

• Le travail annuel est réparti du 1er juillet au 30 juin de chaque année ;

• La semaine normale de travail se situe du lundi au vendredi à raison de 37,5 heures par semaine, horaire variable ;

• Déplacement sur 2 campus à raison de 1 à 2 déplacements par semaine (3 jours à Drummondville et 2 jours à Trois-Rivières), remboursement des frais de déplacement tel que prévu à la convention collective ;

• Salaire selon l'échelle salariale en vigueur.

Type d'emploi : Temps plein

Lieu du poste : En présentiel

Date limite de candidature : 2025-06-06