Technicien ou technicienne en administration

Job Responsibility: Rôle principal Le rôle principal et habituel consiste à réaliser des travaux techniques à caractère administratif notamment dans le domaine de la gestion financière, de la gestion des études, de la gestion des ressources humaines ou de la gestion de projets afin d'assurer la gestion optimale des activités relatives à son secteur. Attributions caractéristiques Assume la responsabilité de l'exploitation adéquate des systèmes et fichiers spécifiques à son secteur et en assure le support auprès de la clientèle et du personnel. Diffuse, explique et voit au respect des normes, procédures et conventions en vigueur. Identifie les difficultés d'application et la justesse de certaines normes ou procédures, en évalue les conséquences et propose des solutions afin d'améliorer le fonctionnement de son secteur et de répondre aux besoins de la clientèle. Apporte une expertise technique au niveau de divers projets ou des problèmes rencontrés. Effectue les études, recherches et analyses nécessaires et agit comme personne-ressource pour soumettre des solutions ou des plans d'action. Contrôle et tient à jour les données quantitatives de son secteur. Procède aux analyses, comparaisons, conciliations et aux corrections requises. Effectue des prévisions, la ventilation selon différents regroupements, la préparation et la vérification de rapports et de données statistiques. Présente et explique les résultats obtenus. Propose des avenues possibles pour une meilleure utilisation des ressources. Approuve et contrôle le suivi de différents documents administratifs et voit au respect des échéanciers. Sert d'intermédiaire entre son secteur et divers intervenants. Assure la logistique de l'organisation de diverses activités reliées à son secteur. Complète différents formulaires et prépare les rapports relatifs à son travail. Note Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises Scolarité : D.E.C. en technique de comptabilité et de gestion ou l'équivalent Expérience : Deux (2) années d'expérience pertinente. Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante. La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. À titre d'information Autres logiciels utilisés: Peoplesoft finance, Explo, Powerpoint La personne titulaire du poste aura la responsabilité de la gestion administrative de l'INQ et de mettre en place des systèmes de suivis pour assurer une reddition de compte exemplaire auprès des bailleurs de fonds tout en respectant les règles administratives de l'Université Laval. Sous la supervision de la directrice administrative et au développement de l'INQ, la personne titulaire du poste aura à réaliser différentes tâches administratives en lien avec la gestion financière. Elle évoluera au sein d'une équipe dynamique, aura à côtoyer de nombreux partenaires nordiques ainsi que la grande famille des équipes de recherche du Nord de l'Université Laval. L'INQ déploie de nombreuses activités annuellement et la personne choisie contribuera à son essor. La personne titulaire du poste sera appelée à : Procéder à l'ouverture, au suivi des projets dans les différents outils internes de gestion; conciliation et fermeture des projets; Créer et maintenir un système de suivi budgétaire des projets, incluant un échéancier des transactions annuelles à faire; Voir au respect des échéanciers des opérations et des fins d'exercice UL et des projets de recherche; Effectuer des virements de budget, de salaire de dépenses et transfert de fonds; Faire la vérification des dépenses courantes imputables aux projets; Présenter des prévisions budgétaires et faire des suivis des engagements, des comptes à recevoir et comptes à payer; Valider et mettre à jour les informations budgétaires des projets et des contrats, souligner les écarts; Produire à intervalle régulier des bilans budgétaires et d'état des dépenses; Extraire, importer, saisir des données afin d'alimenter des tableaux de bord de gestion et des bases de données pour la reddition de comptes (par ex. d'Explo vers Excel); procéder à des analyses etc.; Etc.