Administrative Coordinator

We are Dulcedo

At Dulcedo, talent management is not about volume - it’s about strategy, structure, and long-term vision. We are a full-service talent management agency specializing in the representation of creators, influencers, athletes, models, and entertainment talent across North America and internationally.Our mission is to build scalable, sustainable careers for our talent while delivering white-glove service to the brands and partners who collaborate with them. We believe in strong systems, thoughtful recruitment, and intentional growth, not short-term wins or reactive hiring.

Dulcedo is the largest multidisciplinary talent management group in Canada and a recognized leader across the US and North American markets. We manage the global careers of 500+ models, hundreds of Olympic and professional athletes, and a growing roster of top-tier digital creators, influencers, and streamers. With offices in Montreal and Toronto and an extensive network across Los Angeles, New York, Miami, and beyond, Dulcedo operates at the intersection of talent, culture, and entertainment.

At the core of Dulcedo’s values and recruitment process is a strong commitment to Diversity, Equity, and Inclusion. Our current workforce is a celebration of diverse ethnic backgrounds, races, gender identities, sexual orientations, abilities, and lived experiences. Our continued mission is to recruit, support, and grow talent in a way that ensures equal opportunities for all applicants. 

Above all, Dulcedo is a people-first organization. Our team is made up of ambitious, collaborative, and high-performing individuals who care deeply about culture, integrity, and impact. Proudly certified as a Great Place to Work, we foster an environment where people are empowered to grow, challenge themselves, and do meaningful work alongside industry-leading talent.

The Role At A Glance : At Dulcedo, you become the anchor of our Montreal and Toronto offices: spaces in order, executive calendars under control, travel without a hitch, and documents right where they should be. The role is broad and never boring: property and facilities are the heart of it, executive support sits close behind, and the rest (travel, office, legal documents) rounds out the picture. It’s built for someone who sees what’s coming, puts out the small fires before they grow, and likes bringing order to the movement. You won’t manage a team, but everyone counts on you.

Your Role In Action:

• Own day-to-day office and facilities coordination — the first point of contact for property requests, resolving issues before they escalate.

• Coordinate maintenance, repairs, and vendors; liaise with landlords and property managers; and keep property costs and records in order.

• Manage leadership calendars and scheduling, keeping executive time protected and conflict-free.

• Drive meeting confirmations, approvals, and follow-ups, and field incoming requests with discretion.

• Arrange domestic and international travel — flights, hotels, transport, and itineraries — and adapt fast when plans change.

• Reconcile travel expenses, invoices, and reimbursements.

• Support our Montreal office manager in keeping the office running and welcoming — supplies, meeting rooms, mail, and vendors — with occasional in-person support on site.

• Support onboarding logistics and source thoughtful gifts for talent, employees, and milestones.

• Monitor the legal inbox, file and route documents for signature, and keep signed records archived.

What You’re Bringing With You:

• Relevant Background — You’ve spent time in administration, office coordination, operations, property management, or executive support.

• Organized Operator — You juggle priorities without dropping one — and honestly, you love it.

• Clear Communicator — You get your point across cleanly, on the page and out loud.

• Natural Discretion — Hand you something confidential and it stays in good hands.

• Detail-Holder — Nothing slips past you, and you always see things through.

• Composed Under Pace — A fast, ever-changing tempo energizes you more than it rattles you.

• Tech-Fluent — Google Workspace, calendars, spreadsheets, digital filing — that’s your playground.

• Bilingual Edge — Comfortable in both French and English? That’s a real plus around here.

Soft Skills & Dulcedo DNA

• At Dulcedo, we look for more than just a CV - we look for energy.

• You’re known for your initiative, curiosity, and genuine drive to make things happen.

• Your positive attitude, collaborative spirit, and the way you uplift those around you are contagious.

• You thrive on new challenges, stay calm under pressure, and love the pace and excitement of a dynamic environment.

• You’re a true self-starter - passionate, gritty, and goal-oriented, someone who loves having projects, challenges, and milestones to work toward.

• In short, you’re driven, creative, and structured, someone who knows how to balance discipline, fun, and performance - 3 core pillars of Dulcedo’s culture.

Life at Dulcedo!

• Unlimited Paid PTO : Yes, really. Enjoy true work–life balance with the freedom to take the time you need, when you need it! 

• 12 Monthly Personal Days : One extra day off every month to recharge and relax

• Flexible Work Environment : Minimal office attendance for those near our hubs, giving you room to adapt your schedule with ease.

• Montreal & Toronto Offices : Snacks, great vibes, and pet-friendly spaces. What more could you ask for?

• Remote Work : Ideal for our travellers, expats, and digital nomads who want to grow their career without staying in one place.

• Freestyle Fridays : We wrap up at 2:00 PM ET every Friday. Long weekends, every week.

• Comprehensive Insurance : Dental, vision, and medical coverage for you and your loved ones.

• Room to Grow : Take advantage of real internal mobility in a fast-growing company where “sky’s the limit” isn’t just a saying.

• The Best of Both Worlds : A vibrant startup spirit backed by 15+ years of experience and the stability of a well-established organization.

 

As an equal opportunity employer, we are committed to making sure everyone feels included, supported, and valued. Should you require any accommodations during the application process, please write to View email address on jobs.lever.co and we will adjust the process to your needs.

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Nous sommes Dulcedo

Ce qui distingue Dulcedo, c’est que pour nous, la gestion de talents n’est pas une question de chiffres, mais de stratégie, de structure et de vision à long terme. Nous sommes une agence de gestion de talents full service, spécialisée en représentation de créateurs, influenceurs, athlètes, mannequins et talents du divertissement.

Notre mission : bâtir de vraies marques autour de nos talents, soutenir leur croissance durable et offrir un service haut de gamme aux marques qui collaborent avec eux. Nous croyons en des processus solides, une approche structurée du recrutement et une croissance réfléchie, bien au-delà des victoires à court terme.

Aujourd’hui, Dulcedo est le plus grand groupe multidisciplinaire de gestion de talents au Canada et un leader en Amérique du Nord. Nous gérons les carrières internationales de plus de 500 mannequins, de centaines d’athlètes olympiques et professionnels, ainsi que de créateurs de contenu, influenceurs et streamers de premier plan. Avec des bureaux à Montréal et Toronto, et un réseau international, Dulcedo est devenue une référence incontournable dans l’industrie du divertissement et de la création.

Au sein des valeurs et du processus de recrutement de Dulcedo se trouve un engagement fort en faveur de la diversité, de l'équité et de l'inclusion. Notre personnel actuel reflète la diversité des origines ethniques, des races, des identités de genre, des orientations sexuelles, des capacités et des expériences vécues. Notre mission permanente consiste à recruter, soutenir et développer les talents de manière à garantir l'égalité des chances à tous les candidats.

Mais avant tout, Dulcedo est une communauté. Une équipe de personnes ambitieuses, bienveillantes et engagées, qui travaillent fort sans jamais se prendre trop au sérieux. Certifiés Great Place to Work deux années consécutives, nous plaçons la culture, le plaisir et le sens au cœur de notre environnement de travail.

 

Ce que le poste implique:

Chez Dulcedo, tu deviens le point d’ancrage de nos bureaux de Montréal et de Toronto : tu gardes les espaces en ordre, les agendas de la direction sous contrôle, les voyages sans accroc et les documents à leur place. Le rôle est large et jamais ennuyant: l’immobilier et les installations en forment le cœur, le soutien à la direction suit de près, et le reste (voyages, bureau, documents juridiques) vient compléter le portrait. C’est fait pour quelqu’un qui anticipe, qui éteint les petits feux avant qu’ils ne grandissent et qui aime mettre de l’ordre dans le mouvement. Tu ne gères pas d’équipe, mais tout le monde compte sur toi.

 

Ce que tu feras au quotidien:

• Prendre en charge la coordination quotidienne des bureaux et des installations — premier point de contact pour les demandes immobilières, tu règles les enjeux avant qu’ils ne s’aggravent.

• Coordonner l’entretien, les réparations et les fournisseurs, assurer la liaison avec les propriétaires et gestionnaires d’immeubles, et garder les dépenses et registres en ordre.

• Soutien à la direction

• Gérer les agendas et la planification de la direction, en protégeant leur temps et en évitant les conflits d’horaire.

• Faire avancer les confirmations, approbations et suivis, et accueillir les demandes entrantes avec discrétion.

• Organiser les déplacements nationaux et internationaux — vols, hôtels, transport et itinéraires et t’ajuster vite quand les plans changent.

• Concilier les dépenses, factures et remboursements liés aux voyages.

• Épauler notre gestionnaire de bureau à Montréal pour garder l’espace fonctionnel et accueillant: fournitures, salles de réunion, courrier et fournisseurs avec un soutien occasionnel en personne sur place.

• Soutenir la logistique d’accueil des nouveaux employés et choisir des cadeaux attentionnés pour les talents, les employés et les occasions spéciales.

• Surveiller la boîte de réception juridique, classer et acheminer les documents pour signature, et archiver les versions signées.

 

Ce que tu apportes:

• Expérience pertinente — Tu as déjà touché à l’administration, à la coordination de bureau, aux opérations, à la gestion immobilière ou au soutien à la direction.

• Sens de l’organisation — Tu jongles avec plusieurs priorités sans en échapper une seule — et honnêtement, tu aimes ça.

• Communication claire — Tu fais passer ton message clairement, à l’écrit comme à l’oral.

• Discrétion naturelle — On peut te confier ce qui est sensible : ça reste entre de bonnes mains.

• Souci du détail — Rien ne t’échappe, et tu vas toujours au bout des choses.

• Calme sous pression — Un rythme rapide et en constante évolution te stimule bien plus qu’il ne te stresse.

• Aisance techno — Google Workspace, calendriers, feuilles de calcul, classement numérique : c’est ton terrain de jeu.

• Atout bilingue — À l’aise en français et en anglais? C’est un sérieux plus chez nous.

 

Soft Skills & ADN Dulcedo

• Chez Dulcedo, on cherche plus qu’un CV : on cherche une énergie.

• Tu te démarques par ton initiative, ta curiosité et ton envie de faire bouger les choses.

• Ton attitude positive, ton esprit d’équipe et ta façon d’élever les autres autour de toi sont contagieux.

• Tu adores les nouveaux défis, tu gardes ton calme sous pression et tu t’épanouis dans un environnement dynamique et stimulant.

• Tu es un·e vrai·e self-starter : passionné·e, persévérant·e et orienté·e vers l’action, toujours motivé·e par des projets, des objectifs et des occasions de te dépasser

• En gros : tu es une personne remplie de drive, créative et structurée, qui sait équilibrer rigueur, plaisir et performance, trois piliers de notre culture chez Dulcedo.

 

La vie chez Dulcedo !

• Vacances illimitées payées : Oui, oui, vraiment. Profite d’un vrai équilibre travail–vie perso avec la liberté de prendre le temps dont tu as besoin, quand tu en as besoin!

• 12 journées personnelles par année : Une journée off chaque mois pour te reposer, te ressourcer ou simplement souffler.

• Environnement de travail flexible : Présence minimale au bureau pour ceux qui vivent près d’un de nos hubs, ce qui te permet d’adapter ton horaire facilement.

• Bureaux à Montréal & Toronto : Snacks, ambiance incroyable et espaces pet-friendly. Que demander de plus?

• Télétravail : Parfait pour les voyageurs, expats ou digital nomads qui veulent faire évoluer leur carrière sans rester au même endroit.

• Freestyle Fridays : On termine à 14h ET tous les vendredis. Des longues fins de semaine… toutes les semaines.

• Assurances complètes : Couverture dentaire, visuelle et médicale pour toi et tes proches.

• Croissance professionnelle : De vraies opportunités d’avancement interne dans une entreprise en pleine croissance où « sky’s the limit » n’est pas juste une expression.

• Le meilleur des deux mondes : L’énergie d’une startup avec plus de 15 ans d’expérience et la stabilité d’une organisation bien établie.

 

En tant qu'employeur garantissant l'égalité des chances, nous nous engageons à faire en sorte que chacun se sente inclus, soutenu et valorisé. Si tu as besoin d'aménagements particuliers pendant le processus de candidature, écris-nous à View email address on jobs.lever.co et nous adapterons le processus à tes besoins.