Sales Support Coordinator

À propos de   SMARDT

En tant que pionnier mondial de la technologie des refroidisseurs centrifuges sans huile, avec une gamme croissante de solutions de gestion thermique, Smardt s'engage à fournir des systèmes à haut rendement et économes en énergie aux industries, aux promoteurs immobiliers, aux établissements de santé et aux centres éducatifs du monde entier.

Nous exploitons des sites de production aux États-Unis, au Canada, en Allemagne, en Chine et en Australie, avec une équipe de plus de 900 employés. En mettant l'accent sur la fiabilité, la performance et la responsabilité environnementale, Smardt continue de redéfinir les normes du secteur grâce à une ingénierie de pointe et à son engagement en faveur d'un avenir plus durable.

SMARDT poursuit l’expansion de ses activités en Amérique du Nord et est à la recherche d’ un(e)  Concepteur(rice )  électrique   à fort impact afin d' élaborer et maintenir à jour les dossiers de conception électrique des refroidisseurs et des pompes à chaleur afin de répondre aux besoins commerciaux, de production et de service après-vente.

Résumé du Rôle

Le coordonnateur des opérations commerciales joue un rôle de soutien essentiel pour l'organisation des ventes SMARDT, assurant structure, précision et coordination entre les opérations de vente, l'exécution des événements marketing et l'administration de la saisie des commandes. Ce rôle agit comme un facilitateur central pour l'équipe de vente, assurant l'intégrité des données, des rapports en temps opportun, des événements de vente bien exécutés et un transfert net des ventes aux opérations.

Il s'agit d'un poste à 100 % sur site et vous travaillerez au quotidien aux côtés de votre équipe.

Principales Responsabilités

Administration des réservations (saisie des commandes) et coordination SIOP

• Diriger les activités d'administration des réservations, incluant la préparation, la validation et l'entrée des commandes clients.


• Préparez et maintenez la documentation des commandes de vente (SORD).


• Assurez-vous de l'exactitude des détails clients, des configurations, des prix, des conditions de livraison et des exigences particulières.


• Coordonnez avec les ventes, la gestion de projet, les opérations et les finances pour résoudre les problèmes avant la mise en vente de la commande.


• Soutenez un transfert clair des ventes aux opérations.


• Collaborer avec le gestionnaire SIOP pour soutenir la précision des prévisions et des arriérés.

Opérations commerciales, rapports et administration de la Salesforce

• Assistez aux activités d'administration Salesforce, y compris la saisie de données, les mises à jour, le soutien aux utilisateurs et la gestion des champs et processus standardisés.


• Soutenez l'hygiène des données Salesforce en identifiant les lacunes, les incohérences ou les mises à jour manquantes et en coordonnant le suivi avec la direction des ventes.


• Soutenir l'alignement des données intersystèmes entre Salesforce, Sales Portal, Business Central, Septor et les tableaux de bord internes.


• Identifier les écarts de données et coordonner la résolution avec les parties prenantes concernées.


• Fournir un soutien analytique et de reporting à l'équipe de vente à l'aide de Salesforce et des outils connexes.


• Exécutez des rapports Salesforce standards et ad hoc pour soutenir les revues de pipeline, les processus SIOP, le suivi de la performance des ventes et les rapports de gestion.

Événements, salons professionnels et coordination de l'habilitation des ventes

• Agir comme coordonnateur principal pour les événements liés aux ventes, y compris les salons professionnels, les événements clients et les réunions de vente internes.


• Gérer la logistique de l'événement, y compris la coordination des lieux, les voyages, les fournisseurs, l'expédition et la préparation sur place.


• Coordonnez-vous avec des fournisseurs externes pour assurer une exécution rapide et rentable.


• Gérez l'inventaire des supports de vente et du matériel promotionnel.


• Préparez et expédiez les matériaux, les sacs-cadeaux et les articles promotionnels.


• Soutenez les visites d'usines des clients en coordonnant la logistique et l'hôtellerie.

Profil Recherché

Compétences :

• Bilingue (français/anglais) *voir la remarque ci-dessous


• Solides compétences analytiques et organisationnelles avec une attention aux détails.


• Maîtrise d'Excel et des outils de bureau standards.


• Solides compétences en communication et capacité à coordonner entre les fonctions.


• Familiarité avec les processus de saisie des commandes et la documentation commerciale.


• Exposition aux processus SIOP ou de planification de la demande.
  

Profil Académique et Expérience

• Diplôme ou baccalauréat en administration des affaires, opérations des ventes, marketing ou dans un domaine connexe.


• 2 à 4 ans d'expérience en administration des ventes ou en soutien commercial.


• Expérience avec Salesforce et la gestion des rapports.


• Expérience en fabrication, CVC ou environnements conçus sur commande.


• Expérience en soutien à des salons professionnels ou à des activités d'habilitation des ventes.
  

Ce qui rend ce poste unique

• Salaire compétitif + prime annuelle liée aux performances


• Prestations (médicales, dentaires) payées à 100 % par l'employeur


• Programme de cotisations salariales à un REER avec versement équivalent de 6 % de la part de l'employeur dans un RPDB


• Programme de Télésanté payé par l'employeur


• Subvention OPUS pour ceux qui utilisent les transports en commun pour se rendre au travail


• Une équipe dynamique et une entreprise à fort potentiel de croissance


• Événements d'entreprise et activités de consolidation d’équipe


• Formation continue et opportunité de développement professionnel
  

Toute offre d'emploi chez Smardt est subordonnée à la vérification des antécédents et des références, dans le respect des lois et réglementations en vigueur.

Ce poste exige une maîtrise moyenne du français et de l'anglais. La maîtrise du français est indispensable pour communiquer avec notre équipe au Québec. La maîtrise de l'anglais est indispensable pour communiquer avec nos clients, partenaires et fournisseurs situés hors du Québec, ainsi que pour consulter certaines documentations techniques disponibles uniquement en anglais.

Égalité des chances en matière d’emploi

SMARDT est un employeur qui respecte pleinement l’égalité des chances. Nous nous engageons à créer un environnement de travail inclusif et diversifié et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons, notamment, sans s’y limiter, en ce qui concerne la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’origine nationale, l’âge, le handicap, le statut d’immigration ou toute autre caractéristique protégée par la loi.

About   SMARDT 

As a global pioneer in oil-free centrifugal chiller technology with an expanding portfolio of thermal management solutions, Smardt is dedicated to delivering high-efficiency and energy-saving systems for industries, real estate developments, health care and educational centers worldwide.

We operate manufacturing facilities in the US, Canada, Germany, China, and Australia, with a team of over 900 employees. With a focus on reliability, performance, and environmental stewardship, Smardt continues to redefine industry standards through advanced engineering and a commitment to a more sustainable future.

What We're Looking For:

The Commercial Operations Coordinator plays a critical support role for the SMARDT sales organization, providing structure, accuracy, and coordination across sales operations, marketing event execution, and order-entry administration. This role acts as a central enabler for the sales team, ensuring data integrity, timely reporting, well-executed sales events, and a clean handoff from sales to operations.

This role is 100% on site and you'll be expected to work on a daily basis, side-by-side, with your team.

Key Responsibilities

Booking Administration (Order Entry) & SIOP Coordination

• Lead booking administration activities, including preparation, validation, and entry of customer orders.


• Prepare and maintain Sales Order Documentation (SORDs).


• Ensure accuracy of customer details, configurations, pricing, delivery terms, and special requirements.


• Coordinate with Sales, Project Management, Operations, and Finance to resolve issues prior to order release.


• Support a clean handoff from sales to operations.


• Collaborate with the SIOP Manager to support forecasting and backlog accuracy.

Sales Operations, Reporting & Salesforce Administration

• Assist with Salesforce administration activities, including data entry, updates, user support, and maintaining standardized fields and processes.


• Support Salesforce data hygiene by identifying gaps, inconsistencies, or missing updates and coordinating follow-up with Sales leadership.


• Support cross-system data alignment between Salesforce, Sales Portal, Business Central, Septor, and internal dashboards.


• Identify data discrepancies and coordinate resolution with relevant stakeholders.


• Provide analytical and reporting support to the sales team using Salesforce and related tools.


• Run standard and ad-hoc Salesforce reports to support pipeline reviews, SIOP processes, sales performance tracking, and management reporting.

Events, Trade Shows & Sales Enablement Coordination

• Serve as the lead coordinator for sales-related events, including trade shows, customer events, and internal sales meetings.


• Manage event logistics including venue coordination, travel, vendors, shipping, and on-site preparation.


• Coordinate with external vendors to ensure timely and cost-effective execution.


• Manage sales collateral and promotional material inventory.


• Prepare and ship materials, gift bags, and promotional items.


• Support customer factory visits by coordinating logistics and hospitality.

What You'll Bring:

Skills and Competencies:

• Bilingual (English/French) *see note below


• Strong analytical and organizational skills with attention to detail.


• Proficiency in Excel and standard office tools.


• Strong communication skills and ability to coordinate across functions.


• Familiarity with order-entry processes and commercial documentation.


• Exposure to SIOP or demand planning processes.

Education and Experience:

• Diploma or Bachelor’s degree in Business Administration, Sales Operations, Marketing, or a related field.


• 2–4 years of experience in sales administration or commercial support.


• Experience with Salesforce and reporting.


• Experience in manufacturing, HVAC, or engineered-to-order environments.


• Experience supporting trade shows or sales enablement activities.

What We Offer:

• Competitive salary + annual performance bonus


• 100% employer-paid medical and dental benefits as of day 1!


• Tele-Health service paid by the employer.


• Retirement savings plan with employer contributions up to 6%


• Monthly OPUS subsidy for those who take public transportation to work.


• Dynamic team within a high-growth company


• Company events and team-building activities


• Ongoing training and professional development opportunities

All job offers at Smardt are conditional to successful background and reference checks, in accordance with applicable laws and regulations.

This position requires medium proficiency in French and English. French is required for communicating with our team in Quebec. 
Proficiency in English is essential for communicating with our clients, partners, and suppliers located outside of Quebec, as well as for reviewing certain technical documents available only in English.

Please note that  Smardt does not accept unsolicited resumes from recruiters or employment agencies. In the absence of a signed Services Agreement with agency/recruiter, we will not consider or agree to payment of any referral compensation or recruiter fee.

Equal Employment Opportunity

SMARDT is a proud equal opportunity employer. We are committed to creating an inclusive and diverse workplace and welcome applications from individuals of all backgrounds, including but not limited to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity or expression, national origin, age, disability, immigration status, or any other characteristic protected by law.

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