Commis de bureau

Job Description

Job Description

HGrégoire St-Eustache est à la recherche d’ un(e) commis de bureau !

Sous la supervision de la direction, le ou la commis de bureau assure diverses tâches administratives liées principalement à la facturation, au suivi des dépenses marketing et aux réclamations de coopération publicitaire (« coop ») auprès des manufacturiers.

La personne titulaire du poste doit faire preuve de rigueur, d'organisation et d'autonomie afin d'assurer un suivi adéquat des différents dossiers, de respecter les échéanciers et de maintenir des informations administratives et financières à jour.

Facturation et suivi administratif

• Effectuer diverses tâches de facturation et assurer l'exactitude des informations saisies;
• Effectuer le suivi des factures reçues et/ou à payer;
• Vérifier les factures et s'assurer que les informations et pièces justificatives nécessaires sont présentes;
• Effectuer les suivis requis auprès des personnes ou départements concernés lorsque des informations sont manquantes;
• Classer et maintenir à jour les documents et dossiers administratifs;
• Participer à diverses tâches administratives connexes selon les besoins.

Réclamations de coopération publicitaire (COOP)

• Préparer et soumettre les réclamations de coopération publicitaire auprès des manufacturiers;
• Recueillir et conserver les preuves nécessaires relativement aux campagnes et initiatives publicitaires réalisées;
• S'assurer que les dépenses réclamées respectent les critères et exigences établis par les manufacturiers;
• Rassembler les factures, preuves de diffusion, visuels et autres documents justificatifs nécessaires aux réclamations;
• Effectuer le suivi des réclamations soumises jusqu'à leur remboursement;
• Faire les suivis nécessaires lorsqu'une réclamation est incomplète, refusée ou nécessite des informations supplémentaires;
• Maintenir un registre à jour des montants réclamés, approuvés, refusés et remboursés;
• S'assurer du respect des échéanciers afin de maximiser les sommes pouvant être récupérées auprès des manufacturiers.

Cartes de crédit

• Effectuer la conciliation des transactions effectuées sur les cartes de crédit;
• Recueillir les factures et pièces justificatives correspondant aux différentes transactions;
• Effectuer les suivis nécessaires pour les pièces justificatives manquantes ou les transactions à clarifier;
• Identifier et signaler toute anomalie ou différence nécessitant une vérification.

Budget marketing

• Assurer le suivi des dépenses liées au budget marketing;
• Maintenir à jour les outils de suivi budgétaire;
• Comptabiliser et catégoriser les différentes dépenses marketing;
• Comparer les dépenses réelles au budget prévu et signaler les écarts;
• Tenir compte des remboursements COOP dans le suivi des dépenses marketing;
• Produire, au besoin, des sommaires ou rapports permettant à la direction de connaître l'état du budget marketing;
• Collaborer avec les personnes concernées afin d'obtenir les informations nécessaires au suivi des dépenses.

Nous recherchons avant tout une personne débrouillarde, structurée et proactive , qui prend en charge ses dossiers et en assure le suivi jusqu'à leur conclusion.

La personne doit être à l'aise de chercher l'information dont elle a besoin, de poser les bonnes questions et de prendre les initiatives nécessaires pour faire avancer les dossiers.

Elle doit également être capable de travailler avec un minimum de supervision, tout en sachant reconnaître les situations qui nécessitent l'intervention ou l'approbation de la direction.

Compétences et qualités recherchées

• Excellente capacité d'organisation et de gestion des priorités;
• Grande rigueur et souci du détail;
• Autonomie et débrouillardise;
• Bon sens de l'initiative et capacité à chercher des solutions;
• Capacité à effectuer plusieurs suivis simultanément et à respecter les échéanciers;
• Capacité à identifier les informations manquantes et à effectuer les suivis nécessaires sans attendre systématiquement des directives;
• Bon jugement et sens des responsabilités;
• Facilité à travailler avec les chiffres et à repérer les écarts ou incohérences;
• Capacité à travailler en collaboration avec différents départements;
• Discrétion et professionnalisme dans le traitement d'informations confidentielles.

• Temps plein, Permanent

• Assurances collectives complètes (santé, dentaire, vie, invalidité)
• Accès à un service de télémédecine
• Congés payés et programme d’aide aux employés
• Programme de reconnaissance Club HGreg pour valoriser vos réussites
• Événements et activités d’équipe dans un environnement stimulant

Postulez dès maintenant et joignez-vous à l'équipe HGrégoire St-Eustache!