Responsable opérationnel H/F Temps partiel

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires)

Faculté/Service - Département

Faculté des arts, administration

À propos de la Faculté des Arts La plus ancienne et l'une des plus grandes facultés de l'Université d'Ottawa. La Faculté des arts a évolué pour devenir l'une des principales facultés du campus. Maintenant plus que jamais, la nouvelle économie a besoin de penseurs, de communicateurs et de créateurs. Vous vous intéressez aux sciences humaines, aux langues et littératures ou aux beaux-arts et arts de la scène ? La Faculté des arts vous offre une formation adaptée au monde du travail d’aujourd’hui et de demain. Sous la direction de la Directrice administrative, superviser et soutenir les agents et agentes responsables, Soutien administratif au sein des unités scolaires de la Faculté des arts, en assurant la gestion efficace de l’administration des études, ainsi que des activités financières et des ressources humaines. Supervision et direction d’équipes : Superviser et soutenir l’ensemble des agents et agentes responsables, Soutien administratif, et les membres de leur personnel administratif, au besoin. Participer aux activités de recrutement et d’intégration ainsi qu’à la gestion des questions disciplinaires et de rendement, au besoin. Assurer une répartition équitable et efficace de la charge de travail et veiller à l’uniformité de la formation entre les unités, notamment par l’élaboration et la prestation d’un programme de formation commun. Maintenir une communication efficace entre le personnel administratif, les directions de département et les unités de soutien facultaire, afin d’assurer l’harmonisation des pratiques et la qualité du service. Gestion des obligations financières : Assurer la supervision et le suivi des obligations financières envers la population étudiante de toutes les unités scolaires de la Faculté. À cette fin, exercer une supervision rigoureuse des processus financiers associés aux contrats d’assistanat d’enseignement étudiant et, s’il y a lieu, aux contrats d’assistanat de recherche. En étroite collaboration avec l’agente ou l’agent responsable, Soutien administratif et l’administration centrale, assurer l’harmonisation, la cohérence et la conformité aux politiques institutionnelles, tout en favorisant une approche coordonnée et efficace de la gestion des obligations envers la population étudiante.

Gestion financière : En collaboration avec le ou la gestionnaire, Finances, superviser l’administration des budgets financés à l’interne et des budgets de divers projets départementaux spéciaux, afin d’assurer le respect des politiques de l’Université. Examen et normalisation des processus : Diriger l’examen et l’amélioration continue des processus administratifs dans l’ensemble des unités scolaires, afin d’assurer leur harmonisation, leur cohérence et leur efficacité opérationnelle. Gestion des ressources humaines : En collaboration avec le vice-décanat, Gouvernance et le service des RH de la Faculté, agir comme principal point de contact auprès du personnel des unités scolaires pour les questions opérationnelles liées à l’APTPUO et au SCFP. Superviser les processus d’embauche des assistantes et assistants d’enseignement et du corps professoral à temps partiel, en veillant au respect des conventions collectives et des politiques de l’Université. Examiner et approuver les contrats, au besoin, et veiller à ce que la vérification de la paie soit effectuée de façon uniforme et en temps opportun dans l’ensemble des unités scolaires. Résolution de problèmes et conseils : Agir comme personne-ressource de confiance et spécialiste dans la résolution de problèmes opérationnels complexes et délicats au sein des unités scolaires. Collaborer avec le personnel des départements, la direction de la Faculté et les services centraux de l’Université afin de cerner les causes profondes des problèmes et de mettre en œuvre des solutions pratiques et durables. Anticiper les difficultés récurrentes et y remédier en améliorant les systèmes, en simplifiant les processus de travail et en apportant des améliorations durables qui appuient la mission d’enseignement et la mission administrative de la Faculté.

Opérations scolaires : Veiller à l’exécution efficace et uniforme des processus administratifs liés aux études dans l’ensemble des unités, notamment en ce qui concerne la prestation des cours, la planification scolaire et les services à la population étudiante, conformément aux politiques de la Faculté et de l’Université. Collaborer avec la direction universitaire et les gestionnaires de l’administration afin de cerner et de résoudre les problèmes opérationnels susceptibles d’avoir une incidence sur la mission d’enseignement.

Consolidation et rapports : Examiner et consolider les rapports départementaux pour la gestion des finances et des RH ainsi que la direction administrative, en veillant à ce qu’ils soient exacts et complets. Assurer le suivi des demandes provenant de la direction de la Faculté, du corps professoral, de la population étudiante et d’autres parties prenantes. Veiller au respect des exigences relatives à l’ensemble des services administratifs (RH, finances, TI, marketing et immeubles) en corrigeant les incohérences et en prenant les mesures correctives nécessaires.

Collaboration avec les directions et les parties prenantes : Collaborer avec les responsables de département pour harmoniser les opérations administratives avec les objectifs des facultés et des départements. Baccalauréat en administration d’affaires ou dans un domaine connexe

Au moins trois ans d’expérience en supervision, idéalement dans un milieu syndiqué

Solide connaissance des processus scolaires et de la gouvernance dans le milieu de l’enseignement postsecondaire

Expertise démontrée en gestion administrative (p. Compétences en établissement de budgets et en planification financière

Expérience en gestion de projets ou en gestion du changement, et capacité démontrée à diriger des initiatives d’amélioration des processus

Excellentes compétences en matière de leadership, d’organisation et de planification

Grande intelligence émotionnelle et capacité à gérer les conflits de façon constructive

Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite)

Planification :

Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. Pour en savoir plus S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa. Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.

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