Responsable Gestion et Opérations

Sommaire du poste Le coordonnateur aux opérations est responsable de la gestion et du bon fonctionnement des contrats et devis qui lui sont attitrés. Il administre un portefeuille de comptes clients, assure la performance financière et opérationnelle des contrats et veille à l’exécution des livrables contractuels. Il joue un rôle clé dans la reddition de comptes en se basant sur les indicateurs clés de performance établis par la direction et agit comme point de liaison entre la direction et les équipes opérationnelles. Tâches et Responsabilités Maîtriser les devis généraux et techniques de chacun des contrats sous sa responsabilité. Assurer la conformité des opérations aux devis contractuels et maintenir le niveau de performance attendu. S’assurer du respect des exigences contractuelles par les Officiers de site. Corriger les écarts de gestion et assurer la mise en place des programmes requis. Effectuer le bilan annuel des contrats. Établir les constats, enjeux, priorités et problématiques propres à chaque contrat. Veiller au bon fonctionnement des opérations des contrats attitrés. Analyser les besoins opérationnels en ressources humaines en collaboration avec les Officiers de site. Assurer l’atteinte des indicateurs clés de performance (KPI) et le suivi (coûts de formation, taux de roulement, heures supplémentaires, etc.). Supporter, coacher et accompagner Officiers de site afin de répondre aux demandes opérationnelles, dans le respect des conventions collectives applicables. Former les nouveaux Officiers de site aux différentes tâches administratives. Assurer la discipline en partenariat avec les Ressources humaines et la direction. Vérifier l’exactitude des données transmises au service de la paie. Gérer les journées maladie, congés sociaux, personnels et assurer la transmission de la documentation requise. Coordonner et compléter annuellement le processus de choix de vacances. Coordonner et assurer la conformité des formations des employés. Assurer la conformité des dossiers de formation auprès des Officier de sites. Agir comme point central des communications entre les Officiers de sites et la Direction. Gérer les demandes administratives directes (relevés d’emploi, confirmations d’emploi, assurances). ***Compétences clés Excellente organisation et gestion des priorités Bonne capacité de coordination entre plusieurs départements Fort sens du suivi et du respect des échéanciers Capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps Grande rigueur administrative Bon esprit d’analyse et de résolution de problèmes Facilité à travailler dans un environnement rapide et changeant Autonomie et sens de l’initiative Bonne gestion du stress Souci du détail Compétences relationnelles Excellente communication orale et écrite Service à la clientèle interne et externe Capacité à collaborer avec les équipes Diplomatie et professionnalisme Leadership de coordination, même sans gestion directe Compétences techniques Maîtrise de la suite Microsoft Office, surtout Excel, Outlook et Word Expérience avec des systèmes ERP, CRM ou logiciels de gestion Production de rapports et suivi d’indicateurs Gestion d’horaires, de calendriers ou de logistique Entrée de données et mise à jour de dossiers