Adjoint administratif de la direction

Sommaire du poste:
Sous la supervision de l’Adjointe de direction - Projets/facturation , le titulaire de ce poste est essentiellement responsable des dossiers de facturation pour divers projets de l’expertise ainsi que la coordination des offres de services.
Principales responsabilités:

Volet facturation
Produire les documents nécessaires à la préparation des factures (feuilles de temps et formulaires);
Émettre la facturation dans le système comptable et transmettre les factures aux clients;
Analyser les propositions d’honoraires professionnels pour les divers mandats confiés;
Assister les chargés de projets dans la vérification des factures;
Participer à l’analyse de rentabilité de projets;
Agir à titre de point de contact pour les clients pour le volet facturation;
Procéder, de façon rigoureuse, à la validation et à la vérification des documents nécessaires à la production des factures en utilisant les codes de facturation appropriés;
Documenter les rectifications nécessaires et maintenir les dossiers des clients à jour;
Assurer la mise à jour des tableaux de suivi pour la facturation;
Analyser les documents d’appels d’offres pour certains projets spéciaux;
Effectuer toutes autres tâches connexes.
Volet estimation

Assurer la gestion de la boîte de courriels de l’estimation;
Communiquer, au besoin, avec les clients, les chargés de clients, les directeurs et/ou les gestionnaires d’équipe afin de recueillir toute l’information requise pour ouvrir et enregistrer dans le logiciel 1C la demande de proposition à produire;
Assigner aux responsables des estimations identifiés (adjoint chargés, chargés et directeurs de projets) les offres de service à produire en fonction de la nature des services à rendre;
Contribuer et assister, au besoin, les responsables des estimations à la préparation de certaines offres de services,
Effectuer la révision grammaticale et la mise en page des documents de propositions préparés pour envoi aux clients;
Procéder à l’envoi par courriel des offres de services;
Communiquer avec les clients pour assurer le suivi des offres de services transmises (par courriel et/ou par téléphone) ;
Tenir à jours les statistiques demandées par la direction Géosciences;
Assurer le suivi et la mise à jour du tableau de suivi des offres de services;
Tenir à jour hebdomadairement les statistiques des statuts des propositions soumises;
Effectuer toutes autres tâches connexes.
Profil recherché:
Détenir une formation professionnelle ou collégiale (DEP ou DEC);
Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience;
Connaissances des bonnes pratiques en facturation de projets d’envergures;
Expérience dans le domaine du génie civil (atout);
Maîtrise la suite MS Office (Excel, Word, Outlook);
Excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée;
Sens de la discrétion pour la nature confidentielle des informations;
Excellente capacité d’analyse, rigueur, minutie et attention aux détails;
Excellent service à la clientèle, professionnalisme et courtoisie;
Habileté à gérer son temps efficacement et capacité à s’acquitter de ses tâches consciencieusement;
Habileté à travailler en équipe et dans un environnement dynamique.
Avantages ABS:
Salaire à la hauteur de vos compétences et possibilité de temps supplémentaire;
Perfectionnement de vos compétences;
Avantages sociaux dès jour 1 (assurances collectives | médecine virtuelle, disponible 24/7 | PAE);
Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
Équipements technologiques à la fine pointe;
Équipe unie et collègues passionnés;
Équipements propres et récents;
Catalyseur de bonheur au travail!
Reconnaissance : tout moment est bon pour célébrer!
Plusieurs comités en place pour des activités sociales!
Travaillez dans une équipe dynamique où l'esprit d'équipe est au rendez-vous !
** Veuillez prendre note que l’usage du genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte **