Secrétaire d'accueil - administration

Job Responsibility:

Secrétaire
DATE D'ENTRÉE EN FONCTION Juin 2025

LIEU(X) D'AFFECTATION

École des Eaux-Vives de La Malbaie

HORAIRE DE TRAVAIL

35 heures par semaine du lundi au vendredi

TRAITEMENT

Le traitement varie selon la scolarité et les années d'expérience et se situe entre 24,80$ et 26,98$ de l'heure.

DATE LIMITE POUR SOUMETTRE SA CANDIDATURE :

10 juin 2025 à 16 h 00 Date d'affichage : 3 juin 2025 Numéro d'affichage : srh-2425-047 Les personnes présélectionnées seront invitées à passer des tests (français, Word, Excel) ainsi qu'une entrevue de sélection afin de déterminer s'ils répondent aux compétences recherchées posées par le centre de services scolaire.

SOUMETTEZ VOTRE CANDIDATURE

Faites-nous parvenir une lettre de motivation, ainsi qu'un curriculum vitae. Notez que seules les personnes retenues pour le processus de se?lection seront contacte?es. Le Centre de services scolaire de Charlevoix est à la recherche d'une personne afin de pourvoir un remplacement d'une durée approximative d'un an de secrétaire.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle consiste principalement à assurer l'accueil de l'école et à assister une ou plusieurs personnes en exécutant des tâches de secrétariat.

TÂCHES

Accueil et service à la clientèle Accueillir les élèves, parents, visiteurs et autres intervenants avec courtoisie. Répondre aux appels téléphoniques et fournir les renseignements généraux. Recevoir et acheminer les messages, courriels et documents aux personnes concernées. Gérer les entrées et sorties des élèves (retards, absences, départs). Tâches administratives Assurer la saisie, la mise en page et la révision de documents : lettres, rapports, listes, formulaires, etc. Maintenir à jour les dossiers des élèves, incluant les absences, les autorisations parentales et les données administratives. Produire des statistiques ou extractions sur demande (absences, bulletins, inscriptions, etc.). Collaborer à la mise à jour de l'agenda des membres de l'équipe de direction ou des calendriers d'activités. Classer et archiver les documents administratifs selon les procédures en vigueur. Gérer les commandes de matériel de bureau ou scolaire, selon les procédures établies. Soutien à la direction et à l'équipe-école Préparer les documents pour les conseils d'établissement, réunions du personnel, convocations et comptes-rendus. Gérer la réception et la distribution du courrier et des colis. Offrir un soutien logistique lors d'événements scolaires (photos, rencontres de parents, fêtes, etc.). Collaborer à l'organisation matérielle des évaluations (photocopies, locaux, surveillance, etc.). Tâches techniques et informatiques Utiliser efficacement les logiciels de gestion scolaire (GPI, Mozaïk, etc.), les outils bureautiques (Suite Office), et les plateformes de communication (Teams, courriel, etc.). Effectuer les entrées de données dans les systèmes informatiques selon les besoins de l'école. Au besoin, accomplir toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS REQUISES

Être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d'un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d'un diplôme ou d'une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente. Avoir des connaissances en bureautique.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

Sens de la planification et de l'organisation du travail Respect des échéanciers et gestion des priorités Autonomie, initiative et sens des responsabilités Capacité à apprendre rapidement Capacité à travailler sous pression et dans un contexte d'interruptions fréquentes Esprit d'analyse et jugement Rigueur et souci du détail Éthique, discrétion et respect de la confidentialité Capacité à résoudre des problèmes Capacité à travailler en équipe Très bonne communication tant à l'oral qu'à l'écrit; sens de l'approche-client Très bonne connaissance de la suite Office et très bonne maîtrise du français Le Centre de services scolaire applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et favorise l'embauche des femmes, des minorités visibles, des minorités ethniques, des autochtones et des personnes handicapées. Nous vous invitons à indiquer si vous faites partie ou non d'un des groupes visés par le programme d'accès à l'égalité à l'emploi lors du dépôt de votre candidature.