Bilingual Executive Assistant

Job Responsibility:

Job Title: Bilingual Executive Assistant

About Us:

The Greater Miramichi Service Commission is a dynamic and forward-thinking organization dedicated to supporting sustainable development and regional cooperation. Our team is comprised of passionate individuals who are committed to serving the needs of our diverse region and shaping its future.

About the Job :

As the Executive Assistant , you will play a critical role in supporting the CEO, the senior management team, and Board of Directors. Acting as the first point of contact for key stakeholders, you will handle correspondence, schedule meetings, and ensure the CEO is informed and prepared for all commitments. Your responsibilities will include managing corporate records, assisting with HR files, assisting with communications, coordinating inventory, and overseeing administrative tasks that contribute to the organization's success.

In this role, you will also be expected to:

• Prepare internal and external documents while maintaining confidentiality.
• Organize meetings, appointments, and board communications.
• Maintain corporate records and ensure compliance with record-keeping regulations.
• Assist with onboarding of new employees.
• Support expense claims, lease agreements, and contract administration.
• Conduct website and social media updates as required.
• Act as a backup for reception and communications duties when needed.
• Maintain detailed records of technology inventory
• Act as an office and building manager

About You

As the ideal candidate you are a highly organized and detail-oriented professional who thrives in a fast-paced environment. With a post-secondary education in Commerce, Business Administration, Public Administration, Administrative/Executive Assistance, or a related field, and a minimum of two years' administrative experience you bring a solid foundation to the role. You possess excellent communication skills, you can establish and maintain professional relationships with internal and external stakeholders, including government agencies, board members, and the public. You are a proactive problem-solver who anticipates the needs of leadership, ensuring smooth operations and efficient administrative support. Your ability to manage confidential information, coordinate schedules, and oversee records makes you an invaluable asset to any team.

Your technical expertise allows you to navigate digital tools such as Microsoft Office, Adobe Suite, Escribe, Microsoft Teams with ease. You have a strong ability to prepare reports, presentations, and have strong people skills. You adapt well to changing priorities, demonstrate independent problem-solving abilities, and contribute to a constructive workplace culture. Ideally, you will have gained previous experience in the public sector, have a working knowledge the Archives Act, Sage Accounting, and Purely HR, Adobe Suite, and Escribe but these are not a pre-requisite.

Salary & Benefits:

• Competitive salary $52,000/year
• Comprehensive health and dental benefits package
• Retirement savings plan
• Professional development opportunities
• Fitness incentive
• Collaborative and inclusive work environment

How to Apply: Interested candidates should submit a resume and cover letter to View email address on ca.edajobs.com by May 9th, 2025. Please include "Administrative Assistant” in the subject line. We thank all applicants for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.

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Titre du poste : Assistant(e) de direction bilingue

À propos de nous :

La Commission de services du Grand Miramichi est une organisation dynamique et avant-gardiste qui se consacre au développement durable et à la coopération régionale. Notre équipe est composée de personnes passionnées qui s'engagent à répondre aux besoins de notre région diversifiée et à façonner son avenir

À propos du poste :

En tant qu' assistant(e) de direction , vous jouerez un rôle essentiel en soutenant le directeur général, l'équipe de direction et le conseil d'administration. Premier point de contact pour les principales parties prenantes, vous traiterez la correspondance, planifierez les réunions et veillerez à ce que le directeur général soit informé et préparé pour tous ses engagements. Vos responsabilités comprendront la gestion des dossiers de l'entreprise, l'aide aux dossiers RH, l'aide à la communication, la coordination de l'inventaire et la supervision des tâches administratives qui contribuent au succès de l'organisation.

Dans ce rôle, vous devrez également.. :

• Préparer des documents internes et externes dans le respect de la confidentialité.
• Organiser les réunions, les rendez-vous et les communications du conseil d'administration.
• Tenir à jour les registres de l'entreprise et veiller au respect des réglementations en matière de tenue de registres.
• Aider à l'intégration des nouveaux employés.
• Soutenir les demandes de remboursement de frais, les contrats de location et l'administration des contrats.
• Effectuer les mises à jour du site web et des médias sociaux selon les besoins.
• Remplir les fonctions de réception et de communication en cas de besoin.
• Tenir des registres détaillés de l'inventaire technologique
• Assurer la gestion du bureau et du bâtiment

À propos de vous :

Le candidat idéal est un professionnel très organisé et soucieux du détail, qui s'épanouit dans un environnement en constante évolution. Avec une formation post-secondaire en commerce, en administration des affaires, en administration publique, en assistance administrative ou en assistance aux cadres, ou dans un domaine connexe, et un minimum de deux ans d'expérience administrative, vous apportez une base solide à ce poste. Vous possédez d'excellentes aptitudes à la communication, vous pouvez établir et maintenir des relations professionnelles avec les parties prenantes internes et externes, y compris les agences gouvernementales, les membres du conseil d'administration et le public. Vous savez résoudre les problèmes de manière proactive et anticiper les besoins de la direction, afin de garantir le bon déroulement des opérations et un soutien administratif efficace. Votre capacité à gérer des informations confidentielles, à coordonner des calendriers et à superviser des dossiers fait de vous un atout inestimable pour toute équipe.

Votre expertise technique vous permet de naviguer aisément dans les outils numériques tels que Microsoft Office, Adobe Suite, Escribe, Microsoft Teams. Vous avez une grande capacité à préparer des rapports et des présentations, et vous avez de bonnes aptitudes relationnelles. Vous vous adaptez bien aux changements de priorités, faites preuve d'autonomie dans la résolution des problèmes et contribuez à une culture d'entreprise constructive. Idéalement, vous avez acquis une expérience préalable dans le secteur public, vous avez une connaissance pratique de la loi sur les archives, de Sage Accounting et de Purely HR, d'Adobe Suite et d'Escribe, mais ce n'est pas un prérequis.

Salaire et avantages :

• Salaire compétitif 52 000 $/an
• Ensemble complet de prestations en matière de santé et de soins dentaires
• Régime d'épargne retraite
• Possibilités de développement professionnel
• Incitation à la remise en forme
• Environnement de travail collaboratif et inclusif

Comment postuler ? Les candidats intéressés doivent envoyer leur curriculum vitae et une lettre de motivation à View email address on ca.edajobs.com avant le 9 mai 2025. Veuillez indiquer "Assistant(e) administratif(ve)" dans la ligne d'objet. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; toutefois, seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.

Job Type: Full-time

Pay: From $52,000.00 per year

Benefits:

• Dental care
• Employee assistance program
• Extended health care
• On-site parking
• Paid time off
• RRSP match
• Vision care
• Wellness program

Schedule:

• 8 hour shift
• Day shift
• Monday to Friday

Work Location: In person

Application deadline: 2025-05-09