Coordonnateur administratif/coordonnatrice administrative

KONOS Technologies est une entreprise technologique basée à Québec qui développe une solution automatisée pour la pose et le ramassage de cônes de signalisation routière. L’entreprise a pour mission d’améliorer la sécurité des travailleurs sur les routes et de contribuer à prévenir les lésions professionnelles grâce à des solutions d’automatisation innovantes, concrètes et adaptées aux réalités du terrain.

En pleine croissance, KONOS évolue dans un environnement de startup agile, dynamique et orienté vers l’action. L’équipe travaille au développement d’une technologie visant à rendre les opérations routières plus sécuritaires, plus efficaces et moins exposées aux risques pour les travailleurs.

Chez KONOS, chaque personne joue un rôle important dans l’avancement du projet et contribue directement à bâtir les fondations de l’entreprise. L’organisation valorise l’autonomie, la rigueur, la collaboration, la débrouillardise et l’amélioration continue.

Le rôle

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et débrouillarde pour se joindre à notre équipe à titre de Coordonnateur(trice) aux opérations et à l’administration.

Il s’agit d’un rôle transversal et polyvalent au cœur d’une startup technologique. La personne participera activement à plusieurs volets du quotidien, notamment les achats, le suivi fournisseurs, la réception de commandes, l’administration, les finances, les subventions, la documentation, l’image de marque, les communications et l’amélioration des processus internes.

Responsabilités principales

Administration et finances

• Assurer le suivi administratif des factures fournisseurs, des bons de commande, des paiements et des documents connexes.
• Préparer et maintenir à jour des documents financiers simples.
• Coordonner la paie et assurer les suivis administratifs associés.
• Appuyer l’équipe dans la gestion de contrats, d’ententes et de documents administratifs avec les fournisseurs et partenaires.
• Participer à l’organisation de réunions, de suivis internes, de déplacements et de dossiers administratifs.

Opérations, achats et fournisseurs

• Appuyer l’équipe dans la préparation, le suivi et la coordination des commandes auprès de fournisseurs locaux et internationaux.
• Faire le suivi des confirmations de commande, des délais de livraison, des réceptions et des écarts avec les fournisseurs.
• Maintenir à jour les fichiers de suivi liés aux commandes, aux fournisseurs, à l’inventaire et aux priorités opérationnelles.
• Contribuer à améliorer les méthodes de travail internes afin de rendre les suivis plus simples, clairs et efficaces.

Partenaires, suivis et subventions

• Développer et entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs, partenaires et collaborateurs externes.
• Mettre en place, structurer et maintenir des outils de suivi internes, comme un CRM, des tableaux de bord ou des fichiers de suivi, afin de faciliter la coordination et le partage d’information.
• Assurer le suivi des échanges, des informations importantes et des engagements à l’aide des outils de la suite Microsoft 365.
• Participer à la recherche, à la rédaction et à la reddition de comptes pour certains programmes de subventions.

Image de marque et communications

• Être responsable de l’amélioration et du maintien de la présence en ligne de l’entreprise.
• Structurer, uniformiser et faire évoluer l’image de marque à travers les gabarits de documents, les présentations, les outils internes et les supports externes.
• Développer des outils promotionnels, fiches explicatives, présentations et supports de communication adaptés aux besoins de l’équipe.
• Assurer la cohérence des communications internes et externes afin de projeter une image professionnelle, claire et alignée avec l’entreprise.

• Français parlé et écrit - Faible