Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Lupin Pharma Canada Limited (Lupin Canada), établie à Toronto et à Montréal en 2014, est la filiale canadienne de Lupin Limited, l’une des plus importantes sociétés pharmaceutiques en Inde, qui a étendu son expertise pharmaceutique à l’échelle mondiale.

Lupin Canada se concentre sur les besoins médicaux non comblés dans des domaines thérapeutiques clés, notamment la gastroentérologie, les soins palliatifs, les maladies respiratoires et la santé des femmes. Nous sommes fiers d’offrir aux Canadiens des médicaments visant à traiter les maladies, à favoriser la guérison et à améliorer la qualité de vie.

Notre besoin

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) administratif(ve) pour se joindre à notre bureau de Longueuil et soutenir nos équipes des Opérations commerciales et des Ventes .

En se joignant à une équipe dynamique et en pleine croissance, la personne idéale incarnera nos valeurs fondamentales : intégrité, passion pour l’excellence, travail d’équipe, esprit entrepreneurial, respect et bienveillance, ainsi qu’orientation client.

Nous recherchons une personne hautement organisée, rigoureuse et attentive aux détails, capable de s’épanouir dans un environnement au rythme soutenu et de gérer de façon autonome plusieurs priorités simultanément. Dans ce rôle, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon déroulement des opérations commerciales, notamment en matière de gestion des contrats et des fournisseurs, de processus financiers et de coordination du bureau. À titre de partenaire opérationnel clé auprès des équipes des Ventes et de la Direction, votre travail contribuera directement à notre capacité à soutenir les professionnels de la santé et à réaliser notre mission.

Responsabilités

Ce poste relève du Directeur des ventes et exige une présence au bureau de Longueuil 100 % du temps .

Gestion des contrats

• Coordonner l’ensemble du processus contractuel, en étroite collaboration avec les équipes des Ventes, des Affaires juridiques, des Affaires médicales et de la Conformité.
• Gérer l’exécution des contrats et assurer une communication précise et en temps opportun avec toutes les parties prenantes tout au long du processus.
• Maintenir des dossiers de paiement exacts et assurer le suivi de toutes les transactions connexes.

Gestion des fournisseurs

• Gérer les demandes d’intégration de nouveaux fournisseurs, de leur soumission jusqu’à leur activation.
• Superviser le processus d’approbation des fournisseurs et collaborer avec l’équipe des Finances afin d’assurer un traitement rapide des demandes.
• Identifier de façon proactive les enjeux et les résoudre afin d’éviter les retards dans l’activation des fournisseurs et le traitement des paiements.

Gestion des bons de commande et des factures

• Créer et gérer les demandes d’achat et les bons de commande en utilisant les imputations comptables appropriées.
• Réviser et traiter les factures afin d’en assurer l’exactitude financière et la conformité avant leur approbation.
• Collaborer avec les équipes internes afin de résoudre les écarts et de contribuer à l’amélioration continue des processus d’achat.

Gestion du bureau

• Maintenir un environnement de bureau bien organisé et pleinement fonctionnel, notamment en assurant la gestion des fournitures et le suivi des installations.
• Gérer les expéditions et les commandes de matériel pour l’équipe des Ventes et les clients, en veillant à leur exactitude et à leur livraison dans les délais requis.
• Agir comme principal point de contact auprès du représentant de l’immeuble et soutenir la coordination des événements corporatifs.

Qualifications et compétences clés

• Expérience dans un rôle similaire en coordination administrative ou opérationnelle, ou toute autre expérience pertinente équivalente.
• Connaissance des procédures comptables générales et des processus liés aux bons de commande.
• Connaissance des processus de gestion contractuelle et des exigences de conformité, un atout.
• Excellentes compétences organisationnelles et grande capacité à gérer plusieurs priorités concurrentes.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en maintenant un haut niveau de précision.
• Autonomie, motivation et capacité à faire preuve d’initiative sans supervision immédiate.
• Maîtrise de Microsoft Word, PowerPoint et Excel; une expérience avec ARIBA, OpenText ou DocuSign constitue un atout.
• Une connaissance de l’industrie pharmaceutique constitue un atout important.
• Excellentes compétences interpersonnelles et en communication.
• Maîtrise du français et de l’anglais ( bilinguisme requis ).

Si cette occasion stimulante vous intéresse, nous vous invitons à soumettre votre candidature en joignant votre lettre de présentation et votre curriculum vitæ .

Ce poste est uniquement ouvert aux personnes légalement autorisées à travailler au Canada .

Seules les personnes sélectionnées seront contactées

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Lupin Pharma Canada Limited (Lupin Canada), established in Toronto and Montreal in 2014, is the Canadian subsidiary of Lupin Limited, one of the largest pharmaceutical company in India, which has expanded its pharmaceutical expertise across the globe.

Lupin Canada is focused on addressing unmet medical needs in the key therapeutic areas of gastroenterology, palliative care, respiratory, and women's health. We are proud to bring medications to Canadians with the objective of treating disease, enabling healing, and enriching human life.

Our Need

We are currently looking for an Administrative Coordinator to join our Longueuil office and support our Commercial Operations and Sales teams.

Joining a growing and dynamic team, the ideal candidate reflects our core values of integrity, a passion for excellence, teamwork, entrepreneurial spirit, respect and care, and customer focus.

We are looking for a highly organized and detail-oriented Administrative Coordinator who thrives in a fast-paced environment and can independently manage multiple priorities. In this role, you will play a critical part in ensuring the smooth execution of commercial operations — from contract and vendor management to financial processes and office coordination. As a key operational partner to the Sales and Leadership teams, your work will directly support our ability to serve healthcare professionals and deliver on our mission.

Responsibilities

This position reports to the Director of Sales and requires working at the Longueuil office 100% of the time.

Contract Management Process

• Coordinate the end-to-end contract process, working closely with the Sales, Legal, Medical, and Compliance teams
• Manage contract execution and ensure timely and accurate communication with all stakeholders throughout the process
• Maintain accurate payment records and tracking for all related transactions

Vendor Management

• Manage new vendor onboarding requests from initiation to activation
• Oversee the vendor approval chain and coordinate with Finance to ensure timely processing
• Proactively identify and resolve issues to prevent delays in vendor activation and payment processing

Purchase Order (P/O) & Invoice Management

• Create and manage purchase requisitions and purchase orders with appropriate account assignments
• Review and process invoices ensuring financial accuracy and compliance prior to approval
• Coordinate with internal teams to resolve discrepancies and support continuous improvement of purchasing workflows

Office Management

• Maintain a well-organized and fully operational office environment, including supply management and facilities oversight
• Manage shipping and material orders for the Sales team and clients, ensuring accuracy and timely fulfillment
• Serve as the primary contact with the building representative and support the coordination of corporate events

Qualifications and Key Competencies

• Experience in a similar administrative or operations coordination role, or equivalent relevant experience
• Knowledge of general accounting procedures and purchase order processes
• Familiarity with contract management workflows and compliance requirements is an asset
• Strong organizational skills and excellent ability to manage competing priorities
• Ability to handle multiple tasks simultaneously while maintaining a high level of accuracy
• Self-motivated with the ability to work independently and take initiative without immediate direction
• Proficiency in Microsoft Word, PowerPoint, and Excel; experience with ARIBA, Opentext, or DocuSign is an asset
• Knowledge of the pharmaceutical industry is a strong asset
• Strong interpersonal and communication skills
• Fluent in French and English (bilingualism required)

If you are interested in this exciting opportunity, please apply to this job posting with your cover letter and resume.

This position is only open to those legally eligible to work in Canada.

Only selected candidates will be contacted.