Adjoint(e) exécutif(ve)

Sommaire du poste

Relevant du président-directeur général, l’adjoint(e) exécutif(ve) agit comme prolongement du PDG dans la préparation, la coordination, l’analyse et le suivi des activités de gestion, de gouvernance et de développement de l’entreprise.

La personne titulaire du poste joue un rôle central dans la préparation de l’information stratégique destinée aux employés, au comité de direction, au conseil d’administration, aux partenaires financiers et aux parties prenantes externes.

Elle contribue également à la coordination de projets transversaux, à l’amélioration des outils de gestion, à la préparation des communications exécutives ainsi qu’à l’organisation des activités corporatives de l’entreprise.

Le poste requiert un haut niveau d’autonomie, de discrétion, de jugement et de rigueur.

Principales responsabilités

Soutien au PDG et gouvernance

• Assurer la gestion et la coordination de l’agenda du PDG.
• Planifier les rencontres internes et externes.
• Coordonner les déplacements professionnels et événements corporatifs.
• Participer à la préparation des réunions du comité de direction et du conseil d’administration.
• Assister le PDG dans la préparation, la rédaction et la mise en forme de documents, présentations et communications destinés à des intervenants internes et externes.
• Assurer le suivi des actions et décisions découlant des rencontres de gouvernance et divers suivis de gestion.
• Maintenir et organiser la documentation stratégique et corporative.

Analyse et préparation de l’information de gestion

• Collecter, consolider et structurer les données provenant des différentes fonctions de l’entreprise.
• Produire des tableaux de bord et indicateurs de performance.
• Participer au développement et à l’amélioration des outils de suivi de gestion.
• Préparer des analyses préliminaires permettant d’appuyer la prise de décision.
• Collaborer avec les équipes Finances, RH, Opérations, Ventes et Ingénierie afin d’obtenir l’information nécessaire aux activités de gestion.

Communications exécutives

• Préparer des présentations destinées aux employés, au comité de direction, au conseil d’administration, aux institutions financières et aux partenaires externes.
• Rédiger et mettre en forme des documents corporatifs.
• Assurer une qualité professionnelle élevée des communications écrites et visuelles.
• Participer à la préparation de discours, notes d’allocution et documents stratégiques.

Coordination de projets stratégiques

• Participer au suivi de projets transversaux impliquant plusieurs départements.
• Maintenir les échéanciers, plans d’action et mécanismes de suivi.
• Coordonner la collecte d’information auprès des différentes équipes.
• Assurer un suivi rigoureux de l’avancement des initiatives stratégiques.

Soutien aux activités corporatives

• Participer à l’organisation d’événements corporatifs.
• Coordonner certaines activités destinées aux employés.
• Soutenir ponctuellement les équipes RH, Finances ou Opérations dans des mandats spéciaux.
• Effectuer toute autre tâche connexe permettant de soutenir efficacement la direction de l’entreprise.

Qualifications requises

• Baccalauréat en administration des affaires, gestion, comptabilité, intelligence d’affaires, génie industriel ou domaine connexe.
• Minimum de cinq années d’expérience dans un rôle de coordination exécutive, d’analyse d’affaires, de gestion de projets ou de soutien à la haute direction.
• Maîtrise avancée de la suite Office 365
• Maîtrise avancée de Microsoft Teams et SharePoint.
• Excellente maîtrise de Power BI.
• Excellente compréhension des systèmes ERP.
• Utilisation avancée des outils d’intelligence artificielle appliqués aux affaires.
• Excellentes habiletés de recherche, d’analyse et de synthèse.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.  La connaissance de l’anglais est requise dans le cadre de ce poste puisque la personne titulaire sera appelée, dans l’exercice de ses fonctions, à communiquer et à collaborer avec des partenaires d’affaires, des institutions financières et d’autres parties prenantes externes anglophones , ainsi qu’à préparer, réviser et traiter de la documentation et des communications exécutives en anglais pour le compte de la direction.