Secrétaire administratif(-ve), Service des affaires juridiques et greffe

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Horaire de travail de 37,5 heures par semaine avec flexibilité d’horaire;
• Échelle salariale : taux horaire à partir de 35,63$;
• Avantages sociaux concurrentiels selon la convention collective en vigueur;
• Régime complémentaire de retraite (part employé de 7 % et part employeur de 8 %);
• Assurances collectives disponibles;
• Congés fériés payés, incluant les journées entre le 24 décembre et le 2 janvier;
• Programme d’aide aux employés.

DESCRIPTION DE POSTE

Sommairement, le titulaire du poste sera amené à collaborer quotidiennement avec la Greffière dans la rédaction de différents documents légaux et à soutenir le Service des affaires juridiques dans les tâches administratives. Plus précisément, le titulaire du poste sera amené à :

• Rédige les ordres du jour et les procès-verbaux des caucus et des séances du Conseil municipal suivant les instructions données, voit à les distribuer et publier sur le site du Conseil sans papier (Idside) et voit à la préparation des résolutions et à les transmettre aux services concernés;
• Assiste la greffière de la Ville dans la préparation des procédures d’adoption des règlements municipaux, rédige les projets de règlements selon les instructions données et en fait le suivi pour les approbations requises et l’entrée en vigueur et agit comme responsable des registres lors de la procédure d'enregistrement des règlements si requis;
• Rédige les avis publics pour affichage ou publication dans les journaux selon les dispositions de la Loi, vérifie les épreuves afin de s’assurer de la conformité du contenu des avis et au besoin, apporter les correctifs appropriés et prépare les certificats de publication pour signature;
• Assure la tenue à jour de l’index et des livres des procès-verbaux et des règlements suite aux ajouts ou amendements selon la numérotation de classement et en assure le suivi;
• Prépare les dossiers et assiste à l'ouverture des soumissions, prépare le procès-verbal d’ouverture et répond à toutes les demandes relatives aux résultats de cette ouverture;
• Prépare les dossiers pour le comité de sélection dans le cadre des appels d’offres pour les services professionnels;
• Fait le suivi des contrats donnés par la Ville auprès des soumissionnaires et fait les inscriptions requises par la loi sur le site du Système électronique d’appels d’offres (SEAO);
• Assure tout autre tâche administrative usuelle au sein du Service, telle que le traitement du courrier et des demandes de renseignements courants, la prise d’appels téléphoniques ainsi que l’acheminement des bons de commande et le suivi des factures.

EXIGENCES DE TRAVAIL

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat et une attestation spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique;
• Détenir au moins deux (2) années d’expérience pertinente dans un poste similaire;
• Une connaissance du Service des Affaires juridiques en milieu municipal sera considérée comme un atout;
• Très bonne maîtrise de la langue française, écrite et parlée;
• Très bonne connaissance de l’environnement Microsoft Office (Outlook, Word, Powerpoint, Excel);
• Une connaissance du logiciel Idside et du SEAO sera considérée comme un atout.

Des tests de sélection seront requis afin de mesurer les qualifications et les connaissances des candidat(e)s.

PROFIL RECHERCHÉ

• Détenir des compétences démontrées en écriture et grammaire, bonne capacité de synthèse, grande rigueur, minutie et souci du détail dans la production de documents;
• Avoir le sens des responsabilités, faire preuve de discrétion absolue, avoir une bonne éthique de travail et inspirer confiance dans la réalisation de ses tâches;
• Pouvoir travailler dans un environnement structuré et être capable de produire un travail de grande qualité en apportant un soin méticuleux aux tâches à accomplir dans des délais serrés;
• Offrir un service à la clientèle de qualité, répondre aux besoins des clients internes et externes avec attention et courtoisie;
• Être une personne autonome, ayant un bon sens de l’organisation et pouvant faire preuve d’initiative.