Adjointe Administrative / Administrative Assistant

IPS est à la recherche de personnel administratif et de bureau dévoué pour être le pilier de notre équipe innovante. Chez IPS, nous savons que les grandes idées et les projets révolutionnaires reposent sur un soutien exceptionnel en coulisses. Votre développement professionnel est notre priorité, et les opportunités ici sont illimitées. Nous prenons soin de nos employés en offrant un ensemble d'avantages sociaux complets, un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, ainsi qu'une stabilité d'emploi. Si vous vous épanouissez dans un environnement dynamique où votre travail est reconnu et apprécié, IPS est l'endroit idéal pour vous.

Responsabilités et attentes

L'Adjoint(e) administratif(ve) coordonne toutes les tâches liées à la réception, y compris la gestion des appels téléphoniques, l'accueil des visiteurs et l'exécution des tâches administratives générales.

• Répondre aux appels téléphoniques et assurer un suivi efficace ;
• Rédiger des soumissions et des rapports avec rigueur et précision ;
• Effectuer la facturation et transmettre les documents aux clients ;
• Ouvrir et gérer les dossiers administratifs ;
• Réceptionner le matériel, vérifier sa conformité avec les bons de commande et en assurer le suivi ;
• Classer, numériser et organiser les documents pour une gestion optimale ;
• Planifier et coordonner les envois avec les transporteurs ;
• Accomplir toute autre tâche connexe afin de soutenir les opérations.

Qualifications et compétences

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais parlé et écrit ;
• Connaissance de la suite Office 365 ;
• Bonne gestion des priorités et sens de l’organisation ;
• Ponctuel ;
• Formation pertinente en secrétariat, bureautique ou dans un domaine connexe.

Vous vous épanouirez chez IPS si vous…

• Faites preuve d'intégrité et priorisez la sécurité. Vous adoptez des normes élevées et vous engagez à maintenir un environnement de travail sûr et éthique.
• Valorisez le travail d'équipe et la responsabilité . Vous collaborez efficacement avec les autres, assumez vos responsabilités, servez les autres et tenez vos engagements.
• Êtes orienté vers le client. Vous êtes déterminé à offrir une expérience client exceptionnelle et à dépasser les attentes.
• Possédez un esprit entrepreneurial . Vous êtes proactif, innovant et vous vous épanouissez dans un environnement dynamique.
• Communiquez efficacement et de manière ciblée . Vous tenez tout le monde informé avec des communications claires et concises.
• Restez curieux et aimez apprendre . Vous cherchez constamment à acquérir de nouvelles connaissances et à vous développer personnellement et professionnellement.

Qui nous sommes

Integrated Power Services (IPS) est le principal fournisseur nord-américain de solutions pour la gestion de l'énergie, les équipements électromécaniques et les équipements rotatifs. Au service de clients issus d'un large éventail d'industries, notamment la production d'électricité, les services publics, l'eau et les eaux usées, la pétrochimie, le pétrole et le gaz, les métaux, l'exploitation minière, le papier, les agrégats et le ciment.

IPS définit chaque jour la réparation de moteurs électriques et de générateurs de classe mondiale, ainsi que la gestion de l'énergie. Lorsque vous travaillez pour IPS, vous pouvez apprendre auprès d'experts du secteur et découvrir votre potentiel tout en faisant partie d'une équipe gagnante qui s'engage à respecter nos valeurs fondamentales : Sécurité, Intégrité, Travail d'équipe, Responsabilité, Orientation client, Esprit d'entreprise.

Avantages sociaux

• Primes incitatives
• Congés payés
• Programme de remboursement des frais de scolarité
• Régimes médicaux, dentaires et optiques
• Programme d’aide aux employés (PAE)
• Et plus encore!

IPS s'engage à offrir l'égalité des chances en matière d'emploi, indépendamment de la race, de la couleur, de l'ascendance, de la religion, du sexe, de l'origine nationale, de l'orientation sexuelle, de l'âge, de la citoyenneté, de l'état civil, du handicap ou du statut d'ancien combattant.

Toute offre d'emploi est conditionnelle à la réussite d'une vérification des antécédents et du dossier de conduite. En tant que sous-traitant fédéral, notre entreprise s'engage à maintenir un environnement de travail sûr et sans drogue. Les candidats à ce poste doivent réussir le test de dépistage de drogues préalable à l'embauche. Le processus de dépistage inclura des tests de substances pouvant nuire à la capacité de remplir les fonctions du poste de manière sûre et efficace.

#LI-MR1

IPS is seeking dedicated Office and Administrative staff to be the backbone of our innovative team. At IPS, we know that great ideas and groundbreaking projects rely on exceptional support behind the scenes. Your professional growth and development are our priority, so your opportunities here are unlimited. We care for our team members, offering a comprehensive benefits package, work-life balance, and job stability. If you thrive in a fast-paced environment where you will be recognized and appreciated, you would be a great fit at IPS.

Responsibilities & Expectations

The Administrative Assistant coordinates all tasks related to the front office, including answering telephone calls, welcoming visitors, and handling general administrative duties.

• Answer telephone calls and ensure efficient follow-up;
• Draft quotes and reports with accuracy and precision;
• Process invoicing and send documents to clients;
• Open and manage administrative files;
• Receive materials, verify compliance with purchase orders, and ensure follow-up;
• File, scan, and organize documents for optimal management;
• Plan and coordinate shipments with carriers;
• Perform any other related tasks to support operations.

Qualifications and Competencies

• Excellent command of spoken and written French and English;
• Proficiency in Microsoft Office 365;
• Strong ability to manage priorities and organizational skills;
• Punctual;
• Relevant training in secretarial work, office administration, or a related field.

You’ll thrive at IPS if you…

• Lead with integrity and prioritize safety . You demonstrate high standards and commit to a safe, ethical workplace.
• Value teamwork and accountability . You work well with others, take responsibility, serve others, and deliver on your commitments.
• Focus on the customer . You are dedicated to providing an unmatched customer experience and exceeding expectations.
• Have an entrepreneurial spirit. You’re proactive, innovative, and thrive in a fast-paced environment.
• Communicate effectively and with purpose . You keep everyone informed with clear, concise communication.
• Stay curious and love to learn . You continuously seek new knowledge and grow personally and professionally.

Who

At Integrated Power Services (IPS), we're committed to empowering you to make a meaningful impact. As the industry's leading and fastest-growing service provider, IPS offers single-source electromechanical and power management solutions to enhance the reliability of critical infrastructure across North America and the United Kingdom. We serve over 30,000 essential customer locations, from renewable energy pioneers to hospitals, manufacturers, and municipalities, helping them avoid costly downtime and ensure mission-critical operations.

When you join IPS, you're joining a team that's revolutionizing equipment and process reliability across diverse sectors, from power generation to petrochemicals, and beyond. You'll learn from industry experts, grow alongside a talented workforce, and be part of a company that is built on the Shared Values of Safety, Integrity, Teamwork, Accountability, Customer Focus, and Entrepreneurial Spirit.

Benefits :

• Bonus Incentives
• Paid Time Off (PTO)
• Tuition Reimbursement Program
• Medical, Dental and Vision plans
• Employee Assistance Program (EAP)
• And more!

IPS is committed to equal employment opportunity regardless of race, color, ancestry, religion, sex, national origin, sexual orientation, age, citizenship, marital status, disability, or veteran status.

Any offer of employment is contingent upon the successful completion of a background and driving record investigation. As a federal contractor, our company is committed to maintaining a safe and drug-free workplace. Candidates for this position are required to complete a pre-employment drug screen successfully. The drug screening process will include testing for substances that may impair one's ability to perform the job safely and effectively.

#LI-MR1

Aménagements Spéciaux : Si vous avez besoin d'assistance ou de dispositions particulières dans le cadre de votre recherche d'emploi chez IPS, veuillez nous contacter à l'adresse ***email_hidden***. Veuillez noter que ce courriel doit être utilisé uniquement pour les demandes d'adaptation et non pour les demandes d'emploi en général.

Special Accommodations: If you require assistance or accommodation while seeking employment with IPS, please contact us at ***email_hidden***. Please note that this email is to be used for accommodation requests, not general employment inquiries.