Spécialiste bilingue en traitement de documents (à distance - plusieurs quarts de travail dispo[...]

Description du poste

McCarthy Tétrault est un cabinet d’avocats canadien offrant une gamme complète de solutions juridiques et commerciales à ses clients au Canada et dans le monde entier. Avec des bureaux à Toronto, Montréal, Québec, Calgary et Vancouver, nous offrons des possibilités de carrière stimulantes et enrichissantes à travers le pays.Reconnu parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada pendant onze années consécutives et parmi les meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pendant quatorze années consécutives, notre culture est guidée par La Manière McCarthy — soit notre approche commune dans nos relations avec nos clients et entre collègues.

La Manière McCarthy repose sur quatre piliers fondamentaux : L’excellence , en attirant et en développant les meilleurs talents engagés à respecter notre engagement envers nos clients; La collaboration , grâce à un travail d’équipe fluide et intégré; L’inclusion , en éliminant les obstacles à l’appartenance et à la réussite; L’innovation , en offrant une valeur maximale grâce à l’adoption de technologies et d’approches de pointe. Ensemble, ces principes définissent notre façon de travailler, de diriger et d’évoluer — tous les jours

L’employé(e) qui occupera ce poste intégrera une équipe nationale dans laquelle il sera appelé à travailler avec des avocats et professionnels de tous nos bureaux à travers le Canada, où l'anglais est la langue prédominante. L'employé(e) occupant ce poste devra entre autres être en mesure de travailler sur des documents en anglais ou en français pour des clients, avocats ou professionnels qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais ou en français. Cette équipe nationale de spécialistes en traitement de documents est en opération 24/7 et il est nécessaire pour le bon fonctionnement des opérations qu’il y ait du personnel bilingue en tout temps prêts à répondre aux demandes. Le bilinguisme (français et anglais) est donc une exigence pour ce poste.

Nous recrutons un(e) spécialiste bilingue en traitement de documents pour rejoindre notre équipe dans notre bureau de Montréal , Toronto , Québec , Vancouver ou Calgary . Le candidat retenu doit avoir au moins deux ans d'expérience en gestion de documents et sera chargé de fournir un soutien documentaire à l'ensemble du cabinet, notamment en créant et en formatant des documents, ainsi qu'en corrigeant les fautes d'orthographe et de grammaire.

Quart de soir en semaine (bilingue anglais/français requis)

• Du lundi au vendredi : 18 h 00 à 2 h 00 (HE)

Quart de soir en semaine (unilingue)

• Du lundi au vendredi : 17 h 00 à 1 h 00 (HE)

Quart d’après-midi en semaine (unilingue)

• Du lundi au vendredi : 12 h 00 à 20 h 00 (HE)

Quart de nuit la fin de semaine (bilingue anglais/français requis)

• Du vendredi au dimanche : 20 h 00 à 6 h 00 (HE)

Tous les quarts sont entièrement à distance et heure de l'est.

À titre de Spécialiste bilingue en traitement de documents, vous :

• Créer divers documents juridiques et d’autres natures par la dactylographie, la transcription, la numérisation ou d’autres méthodes. Le traitement des documents comprend l’adaptation des styles, le multipostage, l’insertion de médias dans les présentations, l’établissement de renvois, l’indexation, la création de tableaux (notamment financiers), le traitement de graphiques et d’objets, l’utilisation d’applications graphiques, etc.
• Effectuer la correction d’épreuves et la vérification des documents pour s’assurer qu’ils sont logiques et claires, que leur mise en forme est appropriée et que l’orthographe et la grammaire sont exactes. Comparer les différentes versions des documents, vérifier si les révisions sont justes et corriger les documents en cas d’altération.
• Acquérir une compréhension et une connaissance pratique des procédures du cabinet en matière de production de documents à partir des précédents établis.
• Répondre rapidement aux demandes, respecter les délais et travailler en coopération avec les autres services et employés à l’échelle du cabinet.
• Acquérir une expertise en traitement de texte afin de traiter des documents complexes, de nature juridique ou autre.
• Gérer de façon proactive des volumes de travail variés avec un minimum de supervision et d’encadrement.
• Contrôler la qualité de son propre travail, obtenir des précisions si nécessaire et réviser le travail de ses pairs au besoin.
• Épauler les membres de son équipe et agir comme mentor au besoin.
• Gérer adéquatement le processus de traitement des demandes de production de documents et des demandes de soutien, ce qui suppose d’établir la priorité des besoins et de coordonner le travail de bout en bout.
• Apporter son aide à l’échelle du cabinet pour la préparation de documents avec la suite Microsoft (p. ex., Word, Excel, PowerPoint, Visio).
• Documenter, consigner et traiter tous les appels, courriels, messages vocaux et visites, en plus d’en assurer le suivi, de façon à offrir un soutien en temps voulu.
• Gérer l’acheminement et la prise en charge des problèmes (suivi des appels, recherche, mise à jour de la base de connaissances).
• Examiner les problèmes et procédures reliés à la production de documents et au soutien; recommander des solutions au besoin.
• Effectuer les autres tâches assignées.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

• Bilinguisme français-anglais.
• Diplôme d’études collégiales (administration de bureau, spécialisation dans le domaine juridique ou domaine connexe).
• 3 années d’expérience dans un environnement professionnel; expérience de la production de documents (un atout).
• Connaissance de la terminologie, des documents et des procédures juridiques un atout.
• Grand souci du détail et excellentes aptitudes en orthographe, en grammaire et en correction d’épreuves, en français et en anglais.
• Avoir beaucoup d’entregent en général et de tact au téléphone; savoir communiquer efficacement et de manière respectueuse avec les clients du Groupe des spécialistes en traitement de documents.
• Avoir la capacité de transférer des connaissances de façon agréable, efficace et efficiente en utilisant diverses techniques.
• Être patient, faire preuve de souplesse et avoir la capacité de gérer efficacement des situations difficiles.
• Sens de l’organisation, grand souci du détail et solides compétences en correction d’épreuves.
• Capacité à entretenir d’excellentes relations interpersonnelles et à composer avec la pression et le stress.
• Aptitudes développées pour l’analyse et la résolution de problèmes, et capacité de visualiser et de présenter des solutions créatives.
• Capacité de s’adapter à différents horaires de travail (semaine, fin de semaine et jours fériés, au besoin).
• Assurance nécessaire pour travailler de façon autonome, établir les priorités et prendre les décisions de tous les jours, et juger lorsqu’il est nécessaire de demander l’aide d’un superviseur.
• Vitesse de frappe de 80 à 100 mots à la minute.

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s’impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt à l’égard de McCarthy Tétrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidat(e)s. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d’un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.