Préposé·e à l’accueil

Entreprise: CAGC

Service: Région 1 de l'Ontario

Catégories d’emplois: Poste permanent à temps plein

Modèle de travail: Hybride (2 jours au bureau)

Langue: L’anglais est exigé et le français est un atout.

Renseignements supplémentaires : Ce(s) poste(s) est/sont actuellement vacant.

L’opportunité :

Nous sommes une coopérative canadienne de services financiers de premier plan engagée à promouvoir activement une société durable et résiliente, et notre équipe est essentielle au succès de cette stratégie. C’est pourquoi nos gens sont notre priorité. Nous offrons une culture d’entreprise vivante et des occasions de perfectionnement qui permettent à notre équipe d’exploiter tout son potentiel et de concrétiser notre raison d’être. Et le meilleur : vous travaillerez avec des personnes qui se soucient vraiment de vous, de notre clientèle et de nos collectivités.

En qualité de préposé·e à l’accueil, vous offrez un soutien administratif à l’agence, notamment en accueillant la clientèle, en acceptant les paiements, en répondant au téléphone et en faisant des appels. Vous utilisez les systèmes existants pour accomplir vos tâches quotidiennes et offrir de l’aide au personnel de l’agence.

Comment vous créez un impact :

• Agir à titre de premier contact en recevant et en transférant les appels, et en gérant la boîte vocale.
• Recueillir, vérifier et tenir à jour les renseignements sur la clientèle, les fournisseurs et les opérations, selon les besoins.
• Vérifier et traiter les factures des fournisseurs, en veillant à leur exactitude et au respect des procédures établies.
• Coordonner et gérer les demandes de fournitures de bureau pour les agences de district partout au Canada.
• Gérer les relations avec les fournisseurs, notamment pour l’approvisionnement, les soumissions, la tenue des comptes et la coordination des ententes de service, et veiller à ce que les dossiers, les contrats, et les renseignements sur les services des fournisseurs soient exacts et à jour.
• Tenir rigoureusement à jour les dossiers, les bases de données et les outils de suivi à l’aide de Microsoft Lists et d’autres applis Microsoft 365.
• Soutenir l’amélioration des processus, la production de rapports, la gestion de la charge de travail et l’efficacité opérationnelle à l’aide des outils et technologies Microsoft 365.
• Collaborer avec les parties prenantes internes, les fournisseurs et le personnel des bureaux de district en vue de résoudre les problèmes opérationnels et de répondre aux demandes de service.
• Offrir un soutien administratif et opérationnel par la tenue des dossiers, la gestion des données, la préparation de documents, les activités de coordination et d’autres fonctions de soutien, selon les besoins.
• Coordonner certains aspects liés à l’ouverture, au déménagement et à la fermeture de bureaux ainsi qu’aux transitions entre bureaux de district.
• Appuyer les projets spéciaux et les autres initiatives opérationnelles, selon ce qui est demandé.
• Créer et gérer les sites Web et les comptes de médias sociaux des bureaux de district.

Pour joindre notre équipe :

• La personne qui occupe ce poste travaille principalement avec des groupes non francophones et avec des équipes à l’extérieur du Québec. La maîtrise de l’anglais est donc obligatoire. Les tâches essentielles qui nécessitent la connaissance d’une autre langue que le français ne peuvent être réattribuées à d’autres membres de l’équipe.
• Une formation d’ajoint·e administratif·ve ou une expérience en administration constitue un atout.
• Un permis d’agent·e d’assurance de dommages pourrait être exigé.
• Une expérience en service à la clientèle ou dans un secteur connexe constitue un atout.
• Vous travaillerez principalement avec des groupes non francophones et avec des équipes de l’extérieur du Québec. La maîtrise de l’anglais est donc obligatoire. Les tâches essentielles qui nécessitent la connaissance d’une autre langue que le français ne peuvent être réattribuées à d’autres membres de l’équipe.

Comment vous brillez :

• Vous stimulez le changement et l’amélioration continue en vue de dépasser les attentes de la clientèle.
• Vous faites appel à votre esprit critique afin de cerner les problèmes et de proposer des solutions de façon proactive.
• Vos solides compétences en communication vous permettent de transmettre clairement les messages.
• Vous faites preuve d’un bon esprit d’équipe et vous partagez vos connaissances afin de soutenir vos pairs.

Ce que vous devez savoir :

• Si votre candidature est retenue, nous procéderons à la vérification de votre solvabilité et de vos antécédents judiciaires comme condition d’embauche.

Comment vous en bénéficiez :

• Occasions de formation et de perfectionnement vous permettant de bâtir votre carrière.
• Horaire de travail flexible et congés rémunérés pour subvenir à vos besoins et à ceux de votre famille.
• Approche globale à l’égard de votre bien-être, programmes de santé physique et mentale et culture solidaire en milieu de travail.
• Journées de bénévolat rémunérées pour redonner à votre collectivité.
• En plus de nos salaires concurrentiels et de nos programmes incitatifs, les employées et employés admissibles bénéficient également d’un programme de rémunération globale complet, y compris des régimes d’épargne-retraite collectifs et une assurance collective (p. ex., assurance soins médicaux, mieux-être, soins dentaires, invalidité et vie), du soutien en santé mentale et un programme d’aide aux employés et employées.

Échelle salariale de taux horaires prévue de 38 007,00 $ à 63 345,00 $.

Le montant du salaire de la candidate ou du candidat retenu est déterminé par Co-operators, à sa discrétion, et varie en fonction de plusieurs critères, notamment : les conditions du marché local, la région géographique et les facteurs pertinents liés au poste, comme les connaissances, les compétences, les aptitudes, l’expérience et la formation.

Les employées et employés peuvent également avoir la possibilité de participer à des programmes incitatifs et de gagner une rémunération supplémentaire en fonction de leur rendement individuel ou de celui de l’entreprise, ou d’autres mesures commerciales.