Agent ou agente de secrétariat

Job Responsibility: Rôle principal Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative . Attributions caractéristiques Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités. Note Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente . Autres : Logiciels: Word, Excel, Powerpoint, Outlook Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante. La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. À titre d'information Autres logiciels utilisés: Peoplesoft finances, LimeSurvey, Dexero (eCommerce), Google Forms, Canva. Initialement dédié à l'assistance à la coordonnatrice d'opération pour les activités du 100e anniversaire de la Faculté, les tâches évolueront par la suite pour inclure des fonctions plus administratives. Tâches liées à l'organisation des événements, sous la supervision de la coordonnatrice d'opérations : Prépare le matériel promotionnel et didactique; Révise les documents avant publication; Gère les inscriptions, les listes des participants, effectue les commandes de nourriture; Choisit et réserve des locaux selon les exigences de l'événement; Aide au bon déroulement des événements (être sur place pour prendre les présences, distribuer le matériel, répondre aux questions des participants, etc); Met à jour le site web de la Faculté; Prépare les évaluations des activités sur la plateforme Lime Survey/google form Tâches liées à la gestion administrative, sous la supervision du directeur exécutif : Réalise les tâches cléricales du secteur administratif de la Faculté; Conseille et répond au personnel de la Faculté sur des questions usuelles de nature administrative; Participe à l'optimisation des procédés du secteur (déploiement d'une gestion informatisée des documents, transition vers la gestion documentaire Constellio au cours des 2 prochaines années); Prépare et vérifie des demandes d'achat, des avances de voyage, des demandes de paiement, des facturations, des rapports de dépenses de voyage, des écritures de journal, etc; Prépare les trousses d'accueil des nouveaux employés; Etc.