Adjoint(e) de direction

L’adjoint(e) de direction au service agit comme le point central entre le client, l’atelier, les techniciens, les garanties GM, les
fournisseurs et la direction du service. Son rôle est essentiel au bon fonctionnement de l’atelier, à la satisfaction
du client, au contrôle des coûts et à la rentabilité globale du département.

1. Accueil et service à la clientèle
• Accueillir les clients de façon professionnelle et courtoise.
• Écouter attentivement les préoccupations du client.
• Poser les bonnes questions afin d’obtenir une description claire du problème.
• Créer un climat de confiance avec le client.
• Expliquer les travaux recommandés et les délais prévus.
• Obtenir les autorisations nécessaires avant toute réparation.
• Assurer les suivis téléphoniques et informer le client de toute modification importante.

2. Gestion des rendez-vous
• Planifier les rendez-vous selon la capacité réelle de l’atelier.
• Respecter les standards GM de gestion de charge de travail.
• Éviter les surcharges de techniciens.
• Valider la disponibilité des pièces avant certains travaux.
• Prévoir les besoins spéciaux : navette, taxi, véhicule de courtoisie.
• Prioriser les urgences et les immobilisations.

3. Ouverture des WR
• Créer les WR de manière complète et détaillée.
• Inscrire les plaintes clients avec précision.
• Ajouter les opérations nécessaires pour maximiser les possibilités de claims.
• Vérifier les garanties applicables.
• Faire signer le client sur le WR.
• Imprimer et joindre la fiche véhicule lorsque requis.
• Documenter correctement les informations nécessaires aux audits GM.

4. Communication avec l’atelier
• Transmettre les bonnes informations aux techniciens.
• Attribuer les travaux selon les compétences et spécialisations.
• Assurer un suivi constant de l’avancement des travaux.
• Réagir rapidement aux changements de situation.
• Limiter les temps morts et les interruptions inutiles.

5. Gestion des garanties et claims GM
• Vérifier l’admissibilité des garanties.
• S’assurer que les opérations sont correctement documentées.
• Ajouter les notes nécessaires au traitement des claims.
• Valider les temps alloués GM.
• Prévenir les refus de garanties causés par des oublis administratifs.
• Respecter les normes et politiques GM.

6. Facturation et fermeture des dossiers
• Valider l’exactitude des pièces et des heures facturées.
• S’assurer que tous les travaux sont correctement inscrits.
• Expliquer la facture au client.
• Fermer les WR de façon complète et conforme.
• S’assurer que les dossiers sont prêts pour audit.

7. Suivis administratifs
• Faire le suivi des pièces en commande.
• Gérer les dossiers en attente.
• Relancer les clients lorsque nécessaire.
• Maintenir les dossiers à jour dans le DMS.
• Effectuer les suivis avec les sous-traitants.

Attitudes professionnelles attendues
• Professionnalisme et calme sous pression.
• Ponctualité et présence constante au comptoir.
• Respect des politiques internes et du code d’éthique GM.
• Communication respectueuse avec les clients et collègues.
• Capacité d’organisation et de priorisation.
• Confidentialité des informations clients.

Objectifs principaux d’un aviseur GM performant
• Maximiser la satisfaction client.
• Maintenir un horaire d’atelier structuré.
• Réduire les retours et erreurs administratives.
• Optimiser la productivité des techniciens.
• Assurer un excellent taux de fermeture des claims.
• Contribuer à la rentabilité du département du service.