Agente ou agent de soutien administratif, classe 1

Description

NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et des procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
De façon générale, cette personne peut se voir confier toute tâche compatible avec sa classification et apparaissant au plan de classification du personnel de soutien.

De façon plus spécifique, elle accomplit les tâches suivantes :

• accueille la clientèle au comptoir, l’oriente à l’intérieur du Cégep, reçoit les appels téléphoniques, les courriels et messages MIO du service et en assure le suivi requis;
• met à jour les informations de l’organisation de l’enseignement sur le site web, l'Intranet étudiant et dans l’agenda électronique du Cégep;
• réserve les casiers étudiants et assure le suivi requis;
• remet ou envoie les diplômes et tient à jour les registres de signatures;
• procède aux demandes d’attestations, de relevés de notes et autres documents officiels;
• fournit les formulaires de transport;
• réserve les locaux de classe;
• transmet les informations relevant de sa compétence et de son secteur d’activités quant aux opérations administratives et financières reliées au dossier de l’étudiant et aux services de la communauté collégiale;
• réalise certains travaux administratifs liés notamment au cheminement scolaire, à l'admission, à l'inscription, aux choix de cours, aux changements de programme, à la réussite scolaire, l'alternance travail-étude (ATÉ), les bourses d'études, etc.
• tient à jour et assure le suivi de divers dossiers du service;
• diffuse les informations nécessaires sur la plateforme Omnivox;
• assure la surveillance de l’épreuve uniforme de français;
• procède aux enregistrements et à la vérification de données ainsi qu’à diverses analyses requises dans le cadre de son travail;
• participe aux opérations courantes du service, notamment les séances d’information, les tests de classement, le montage de documents pour les diverses activités du service et du Cégep, les envois massifs;
• tient à jour des banques de données, l’inventaire de documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste ainsi que leur agenda;
• organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires;
• cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou les rapports;
• reçoit, dépouille, achemine la correspondance de son secteur;
• assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies;
• prépare et effectue la correspondance dans certains dossiers, selon les directives émises;
• conçoit divers sondages et formulaires à la demande du service;
• initie au travail les nouvelles personnes;
• utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;
• effectue la saisie de données et la mise en pages de lettres, notes de service, documents, tableaux, etc.;
• tient à jour le classement et procède à la numérisation, à l’archivage ou à la destruction des documents selon le calendrier de conservation établi;
• accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.

Exigences

QUALIFICATIONS REQUISES
Scolarité et expérience
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

Autres exigences

• Autonomie, rigueur et souci du détail.
• Sens de l’initiative, de la planification, de l’organisation et des responsabilités.
• Aptitude marquée pour le service à la clientèle, le travail d’équipe et les relations interpersonnelles.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office 365.
• Connaissance des applications de Skytech (Clara, Mio, Omnivox) (atout).
• Bonne maîtrise du français écrit et parlé.

Notez que lors du processus de sélection, des tests de français, Excel niveau de base et Word niveau avancé devront être effectués

Salaire et avantages

ÉCHELLE DE TRAITEMENT
Entre 25,61 $ à 28,65 $ l’heure, selon la scolarité et l’expérience.

Adresse où postuler