Administrateur(-trice) de contrats / Contracts Administrator

En tant que pionnier mondial dans le domaine des refroidisseurs centrifuges sans huile et fort d'un portefeuille croissant de solutions de gestion thermique,  SMARDT s'engage à fournir des systèmes à haut rendement et à faible consommation d'énergie pour les industries, les promoteurs immobiliers, les centres de soins de santé et les établissements d'enseignement du monde entier. Nous exploitons des sites de production aux États-Unis, au Canada, en Allemagne, en Chine et en Australie, avec une équipe de plus de 900 employés. En mettant l'accent sur la fiabilité, la performance et la gestion environnementale,  SMARDT continue de redéfinir les normes industrielles grâce à une ingénierie de pointe et à son engagement en faveur d'un avenir plus durable.

Nous sommes à la recherche d'un(e) administrateur(-trice) de contrats

Basé(e) à Dorval, l'administrateur(-trice) de contrats fournit un soutien administratif, de coordination et de gestion documentaire à la fonction juridique dans les régions AMER, EMEA et GAPAC. Cette personne coordonne le cycle de vie des contrats, de la réception de la demande jusqu'au classement final, maintient des dossiers fiables et faciles d'accès, effectue des recherches ciblées et soutient l'administration de la facturation et des cabinets juridiques externes. Ce que tu feras :
Réception des demandes et cycle de vie des contrats
• Gérer le cycle de vie administratif des contrats, de la réception de la demande au classement, y compris le suivi des renouvellements, la distribution des modèles et les suivis connexes.
• Trier les demandes de révision afin d'identifier le niveau d'urgence, le responsable d'affaires, la région, le type de contrat, la contrepartie et les renseignements requis.
• Effectuer une première révision administrative des contrats afin de repérer les dates critiques, les modalités de paiement, les recours, les besoins d'assurance, les approbations requises et les renseignements manquants.
• Suivre l'état des contrats et relancer les parties prenantes internes afin de faire progresser les dossiers.
Exécution, suivi et gestion documentaire
• Tenir à jour les registres et les systèmes de rappel, et coordonner l'acheminement des signatures, le contrôle des versions et le classement des documents finaux.
• Veiller à ce que les versions entièrement signées soient enregistrées dans les dépôts appropriés et que les dossiers contractuels soient complets, accessibles et à jour.
• Maintenir les dossiers électroniques, les modèles et les documents juridiques connexes en appliquant des conventions de nommage, des structures de dossiers et des pratiques de conservation uniformes.
• Aider les équipes juridiques à retrouver les ententes et la correspondance historiques, et soutenir les projets de nettoyage documentaire et de gestion des archives.
• Soutenir la création et la mise à jour de sommaires de contrats, de guides pratiques, de listes de vérification et de documents d'orientation internes.
Recherche et veille
• Effectuer des recherches de base et surveiller les développements d'affaires, juridiques, réglementaires et sectoriels en consultant diverses sources fiables, puis préparer de courts sommaires à usage interne.
• Surveiller l'actualité pertinente, tenir un registre simple des sujets récurrents, des mises à jour et des sources consultées, et signaler les développements potentiellement importants à l'équipe juridique.
• Préparer des sommaires clairs dans le cadre de projets précis ou de revues générales.
Facturation et cabinets juridiques externes
• Soutenir le suivi des factures, vérifier leur intégralité administrative ainsi que la création des fournisseurs et les approbations requises, puis coordonner la résolution des écarts avec les finances.
• Maintenir les listes de contacts et de domaines d'expertise des cabinets externes, les lettres de mandat, les directives de facturation et les dossiers connexes.

Ce que tu apporteras :
Expérience et formation
• Diplôme collégial ou universitaire, formation en administration juridique ou de parajuriste, ou expérience équivalente.
• Au moins 4 ans d'expérience en administration de contrats, en administration juridique ou corporative, ou dans un rôle semblable de soutien aux affaires.
• Expérience avec un outil de gestion du cycle de vie des contrats ou un système de réception des demandes juridiques, un atout.
Compétences techniques et rédactionnelles
• Excellentes aptitudes en gestion documentaire, en classement, en organisation des dossiers et en suivi.
• Capacité de lire des contrats et d'en extraire les renseignements administratifs clés.
• Solides compétences en communication écrite et capacité de préparer des sommaires et de courtes notes de service clairs.
• Aisance à consulter des articles, des mises à jour d'affaires et de l'information publique provenant notamment de l'extérieur du Canada et des États-Unis.
• Maîtrise de Microsoft 365 et des systèmes de gestion documentaire.
Compétences clés
• Grand sens de l'organisation, souci du détail et capacité de gérer plusieurs demandes dans différentes régions et différents fuseaux horaires.
• Solides aptitudes en suivi et en gestion des tâches, avec une approche pratique, réactive et axée sur le service.
• Capacité de travailler de façon autonome, de faire preuve de jugement et de savoir quand faire remonter un enjeu.
• Aisance à soutenir des parties prenantes de régions et de cultures différentes.
• Esprit d'amélioration continue et capacité de repérer les occasions d'optimiser les processus.
• Fiabilité, discrétion et professionnalisme dans le traitement de renseignements confidentiels.
Le bilinguisme français-anglais est souhaité. La capacité de lire et de comprendre l'anglais est requise puisque la grande majorité des contrats et une part importante des échanges avec les équipes internationales sont en anglais. Toute autre langue constitue un atout.

Ce que nous offrons :
• Une assurance collective entièrement prise en charge par l'employeur dès votre premier jour, car votre santé et votre bien-être sont importants.
• Un programme REER compétitif avec une contribution de l'employeur pouvant atteindre 6 % pour vous aider à bâtir votre avenir financier.
• Des célébrations et des événements annuels pour les employés, au cours desquels nous reconnaissons les réalisations et les succès que nous accomplissons ensemble.
• Un lieu de travail collaboratif et solidaire, où vos idées sont les bienvenues, valorisées et ont un impact réel.
• Des opportunités de croissance professionnelle significatives, avec la possibilité d'apprendre, de vous développer et de faire passer votre carrière au niveau supérieur.
• La possibilité de travailler aux côtés d'une équipe fière de la qualité, de la sécurité et des résultats exceptionnels qu'elle offre à nos clients.
• Soins de santé virtuels TELUS avec accès 24 h/7 j.
• Grâce à notre partenariat avec OPUS, vous pouvez économiser sur vos déplacements quotidiens. Les employés bénéficient d'un rabais de 35 % sur le tarif régulier de l'abonnement mensuel Zone A.

Déclaration d'égalité des chances en matière d'emploi
SMARDT est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et s'engage à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié où tous les individus sont traités avec dignité et respect. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe (y compris la grossesse, l'orientation sexuelle et l'identité sexuelle), l'origine nationale, l'âge, le handicap, les informations génétiques, le statut militaire ou d'ancien combattant, l'état civil ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales, étatiques ou locales applicables.

Dans le cadre de notre processus de recrutement, Smardt procède à des vérifications des antécédents conformément aux lois applicables.
Veuillez noter que Smardt n'accepte pas les CV non sollicités provenant de recruteurs ou d'agences de placement. En l'absence d'un contrat de services signé avec une agence ou un recruteur, nous n'envisagerons ni n'accepterons le paiement d'une commission de recommandation ou de frais de recrutement.

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As a global pioneer in oil-free centrifugal chiller technology with an expanding portfolio of thermal management solutions, SMARDT is dedicated to delivering high-efficiency and energy-saving systems for industries, real estate developments, health care and educational centers worldwide. We operate manufacturing facilities in the US, Canada, Germany, China, and Australia, with a team of over 900 employees. With a focus on reliability, performance, and environmental stewardship, SMARDT continues to redefine industry standards through advanced engineering and a commitment to a more sustainable future.

We are looking for a Contracts Administrator

Based in Dorval, the Contracts Administrator provides administrative, coordination, and document-management support to the legal function across AMER, EMEA, and GAPAC. This role coordinates the contract lifecycle from intake through final filing, maintains reliable and accessible records, conducts focused research and monitoring, and supports invoice and external counsel administration.

What You'll Do:
Contract Intake and Lifecycle Coordination
• Manage the administrative contract lifecycle from intake through filing, including renewal tracking, template distribution, and related follow-up.
• Triage review requests to identify urgency, business owner, region, contract type, counterparty, and required supporting information.
• Conduct an initial administrative review to identify critical dates, payment terms, legal recourse, insurance needs, required approvals, and incomplete information.
• Track contract status and follow up with internal stakeholders to keep matters moving.
Execution, Tracking, and Document Management
• Maintain contract trackers and reminder systems, and coordinate signature routing, version control, and final document filing.
• Ensure fully executed versions are saved in the appropriate repositories and that contract records remain complete, accessible, and current.
• Maintain electronic files, templates, and related legal materials using consistent naming conventions, folder structures, and retention practices.
• Help legal teams locate historical agreements and correspondence, and support document clean-up and archive-management projects.
• Support the creation and maintenance of contract summaries, playbooks, checklists, and internal guidance.
Research and Monitoring
• Conduct basic research and monitor business, legal, regulatory, and industry developments using a range of reliable sources, then prepare concise internal summaries.
• Monitor relevant current events, maintain a simple log of recurring topics, updates, and sources reviewed, and escalate potentially important developments to the legal team.
• Prepare clear research summaries for specific projects and general reviews.
Invoice and External Counsel Administration
• Support invoice tracking and review for administrative completeness, vendor creation, and required approvals, and coordinate issue resolution with Finance.
• Maintain external counsel contact and subject-matter lists, engagement letters, billing guidelines, and related records.

What You'll Bring:
Experience and Education
• College diploma, university degree, legal-administration or paralegal training, or equivalent experience.
• At least 4 years of experience in contract administration, legal administration, corporate administration, or a similar business-support role.
• Experience with contract lifecycle management tools or legal intake systems is an asset.
Technical and Communication Skills
• Strong document-management, file-organization, and follow-up skills.
• Ability to read contracts and identify key administrative information.
• Strong written communication skills and the ability to prepare clear summaries and short memos.
• Comfort reviewing articles, business updates, and public information, including sources from outside Canada and the United States.
• Proficiency with Microsoft 365 and document-management systems.
Key Competencies
• Highly organized and detail-oriented, with the ability to manage multiple requests across regions and time zones.
• Strong follow-up and task-management skills, with a practical, responsive, service-oriented approach.
• Ability to work independently, exercise good judgment, and recognize when to escalate.
• Comfort supporting stakeholders across different regions and cultures.
• A process-minded approach and the ability to identify opportunities for improvement.
• Trustworthiness, discretion, and professionalism when handling confidential information.
Bilingual English/French is preferred. The ability to read and understand English is required because the large majority of contracts and a significant portion of communication with international teams are in English. Additional language skills are an asset.

What We Offer:
• 100% employer-paid group insurance starting on your very first day because your health and well-being matter.
• A competitive RRSP program with up to 6% employer contribution to help you build your financial future.
• Annual employee celebrations and events where we recognize the achievements and successes we accomplish together.
• A collaborative, supportive workplace where your ideas are welcomed, valued, and make a real impact.
• Meaningful career growth opportunities with the ability to learn, develop, and take your career to the next level.
• The opportunity to work alongside a team that takes pride in quality, safety, and delivering exceptional results for our customers.
• TELUS Virtual Health Care with 24/7 access.
• Through our partnership with OPUS, you can save on your daily commute. Employees receive 35% off the regular monthly Zone A transit pass.

Equal Employment Opportunity Statement
SMARDT is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and diverse workplace where all individuals are treated with dignity and respect. We do not discriminate based on race, color, religion, sex (including pregnancy, sexual orientation, and gender identity), national origin, age, disability, genetic information, military or veteran status, marital status, or any other characteristic protected by applicable federal, state, or local law.

As part of our hiring process, Smardt conducts background checks in compliance with applicable laws.
Please note that Smardt does not accept unsolicited resumes from recruiters or employment agencies. In the absence of a signed Services Agreement with
agency/recruiter, we will not consider or agree to payment of any referral compensation or recruiter fee.

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