Technicien ou technicienne - gestion des archives

Le Poste De Technicien Ou Technicienne – Gestion Des Archives Relève Directement De Notre Directeur·rice – Archives. Les Fonctions Liées à Ce Poste Sont Notamment Les Suivantes

Principales tâches et responsabilités

• Exécuter toutes les activités liées aux dossiers qui se déroulent hors site, dont l’indexation, les récupérations, les transferts, les retraits permanents et les rapprochements, pour le ou les bureaux de la province, assurant une couverture pour les autres bureaux à l’échelle nationale au besoin.
• Générer des rapports sur les dossiers au besoin et demander des approbations en vue de la destruction de dossiers auprès des associé·es, transmettre les demandes de maintien au niveau supérieur et tenir un registre des approbations.
• Procéder au nettoyage des données sur les dossiers physiques et électroniques dans notre base de données des archives selon les instructions du directeur ou de la directrice – archives.
• Collaborer avec les adjoint·es juridiques et les membres des Services d’affaires pour la consolidation de leurs dossiers électroniques et le nettoyage de divers répertoires électroniques au besoin.
• S’assurer que toutes les tâches associées à l’intégration des nouveaux et nouvelles employé·es et au départ des employé·es qui quittent le cabinet sont effectuées promptement.
• Dispenser la formation et l’orientation du nouveau personnel de soutien juridique en matière de gestion des archives et assurer la formation continue du personnel lorsque de nouveaux processus sont créés.
• Agir en tant que personne-ressource sur place pour notre fournisseur de services de déchiquetage à notre bureau local et veiller à ce que l’ensemble des bacs soient visés par ce service selon l’horaire établi par le fournisseur.
• Tenir un inventaire des documents entreposés sur place et du contenu des armoires et aider le coordonnateur· ou la coordonnatrice – gestion des archives à répartir le contenu au besoin.
• Collaborer avec les adjoint·es juridiques pour s’assurer que seuls les documents acceptés sont préparés pour l’entreposage à l’extérieur de nos locaux et faciliter la collecte, le tri et l’indexation des fichiers.
• Collaborer avec les adjoint·es juridiques et les avocat·es pour résoudre les problèmes à l’échelle locale liés au gestion des archives, et transmettre les questions au directeur·ou à la directrice – archives au besoin.
• Saisir les données avec exactitude et en temps opportun dans les systèmes du cabinet.
• Participer au besoin au traitement des factures des fournisseurs.
• Collaborer avec nos fournisseurs de services d’entreposage à l’extérieur de nos locaux pour veiller à ce que leurs données soient exactes dans l’ensemble de nos comptes.
• Suivre les lignes directrices et procédures en matière de gestion des archives, en signalant les points à améliorer en temps opportun s’il y a lieu.
• Contribuer aux projets liés au gestion des archives, au besoin.

Compétences et expérience

• De 3 à 5 ans d’expérience en gouvernance de l’information, en gestion des archives ou à titre d’adjoint·e juridique
• Diplôme d’études secondaires ou expérience équivalente
• Pour les postes au Québec, maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit
• Niveau de compétences élevé en service à la clientèle et attitude positive
• Grand souci du détail et de l’exactitude
• Connaissance pratique de Microsoft Office, des logiciels de gestion des archives et des applications de bases de données
• Capacité à soulever de lourdes boîtes
• Capacité à résoudre des problèmes de manière autonome dans un milieu exigeant en évolution
• Capacité à travailler à la fois au sein d’une équipe et sans supervision
• Excellentes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, et capacité à interagir avec assurance avec tous les échelons du cabinet
• Bon sens de l’organisation et capacité à respecter les échéances dans un environnement dynamique
• Souplesse (possibilité d’heures supplémentaires et/ou de modification de son horaire de travail)

Pourquoi Vous Joindre à Notre Équipe

• Environnement de travail hybride
• Régime d’épargne-retraite avec contribution de l’employeur
• Primes d’assurance payées par le cabinet
• Services de télémédecine
• Le bien-être nous tient à cœur : allocation flexible en santé et bien-être couvrant bien plus que les abonnements au gym!
• Programmes de formation et de développement adaptés à vos intérêts et à vos besoins

En tant que cabinet d’avocats mondial, nous favorisons une culture fondée sur l’excellence et le service aux clients et prônons la souplesse, le respect, la diversité et la transparence. Nous nous efforçons de créer un environnement inclusif et équitable où chacun·e peut se montrer sous son vrai jour et réaliser son plein potentiel sur le plan professionnel.
Pour plus de détails sur la façon dont nous intégrons la diversité, l’équité et l’inclusion dans toutes nos activités, veuillez cliquer sur le lien suivant : Diversité, équité et inclusion | Canada | Cabinet d'avocats mondial | Norton Rose Fulbright
Si vous souhaitez vous prévaloir de mesures d’adaptation raisonnables au cours du processus de recrutement, veuillez nous l'indiquer lors de votre candidature. Nous communiquerons avec vous pour en discuter.
Veuillez noter que les personnes qui reçoivent une offre d’emploi peuvent être tenues, pendant leur emploi au sein de Norton Rose Fulbright, de faire la preuve des vaccinations recommandées de temps à autre par le gouvernement ou les autorités de santé publique. Norton Rose Fulbright a le devoir d’accommoder les personnes qui ne sont pas en mesure de se faire vacciner pour des motifs protégés. Les candidat·es qui ont besoin d’un accommodement peuvent communiquer avec nous pour en discuter davantage.

Le droit à l’échelle mondiale

nortonrosefulbright.com
Veuillez noter que cet affichage de poste est diffusé afin de pourvoir un poste actuellement vacant. #J-18808-Ljbffr