Adjoint.e au secrétariat général

À propos de l’OPPQ

L’Ordre professionnel de la physiothérapie du Québec (OPPQ) encadre la pratique des physiothérapeutes et des technologues en physiothérapie du Québec. Sa mission première est d’assurer la protection du public en veillant à la qualité des soins et services offerts par ses membres, ainsi qu’au respect des normes professionnelles et déontologiques.

Description du poste

Nous sommes à la recherche d’une personne responsable de l’ensemble des opérations reliées aux activités du secrétariat de l’Ordre.

Sous la supervision de la directrice générale adjointe et secrétaire de l’Ordre, la personne titulaire du poste assiste la direction générale et assure la gestion administrative du Tableau des membres. Elle effectue également le suivi des demandes et des déclarations soumises à l’Ordre en vertu du Code des professions et de ses règlements et apporte le soutien nécessaire à la réalisation des activités du conseil d’administration, du comité exécutif et des comités statutaires de l’Ordre.

À ce titre, la personne responsable assumera notamment les responsabilités suivantes :

1. Gestion du Tableau des membres et de la base de données (mises à jour, support et maintenance):

• Coordonner les opérations liées au renouvellement de l’inscription annuelle;
• Vérifier les incohérences au Tableau des membres et effectuer les redressements des données;
• Consolider les données relatives au secrétariat général pour le rapport annuel;
• Produire et soumettre des données statistiques du Tableau des membres pour les besoins internes ou externes à l’Ordre;
• Soutenir la direction dans la réalisation de projets de développement et en assurer les suivis administratifs.

2.Traitement des demandes et déclarations particulières relevant du secrétariat général, telles que les divulgations de réclamation et les décisions judiciaires.

3.Soutien au conseil d’administration, au comité exécutif et aux autres comités et activités de l’Ordre :

• Rédiger et réviser des documents officiels (correspondances, présentations, rapports);
• Rédiger les procès-verbaux des réunions du comité exécutif, du conseil d’administration, de l’assemblée générale annuelle et des comités statutaires de l’Ordre;
• Collaborer à la rédaction des projets de résolutions des séances du comité exécutif et du conseil d’administration;
• Assurer l’envoi de certaines communications destinées à l’ensemble des membres de l’Ordre en collaboration avec la Direction des communications;
• Réaliser les opérations en lien avec l’assemblée générale annuelle en collaboration avec les directions concernées;
• Réaliser les opérations en lien avec le processus d’élection des administratrices élues et des administrateurs élus en collaboration avec les directions concernées.

4. Assurer à l’occasion le remplacement à la réception de l’Ordre.

Profil recherché

• Entre 5 à 10 années d’expérience pertinente en secrétariat;
• Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
• Connaissance suffisante de la langue anglaise parlée et écrite;
• Expérience en rédaction de procès-verbaux;
• Aisance avec les bases de données ou facilité à apprendre de nouveaux systèmes et outils informatiques;
• Expérience en extraction de données à des fins statistiques, un atout.
• Un sens marqué de l’organisation;
• Une capacité à assurer les suivis avec rigueur et efficacité;
• Un grand sens des responsabilités et de la proactivité;
• Esprit collaboratif développé et aisance à travailler en équipe;
• Bonnes aptitudes de rédaction;
• Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office 365 (incluant, SharePoint, Teams et Excel avancé);
• Connaissance des outils de planification et de coordination (p. ex. : Monday, Doodle, Outlook).

La personne candidate doit démontrer :

• Un sens marqué de l’organisation;
• Une capacité à assurer les suivis avec rigueur et efficacité;
• Un grand sens des responsabilités et de la proactivité;
• Esprit collaboratif développé et aisance à travailler en équipe;
• Bonnes aptitudes de rédaction;
• Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office 365 (incluant, SharePoint, Teams et Excel avancé);
• Connaissance des outils de planification et de coordination (p. ex. : Monday, Doodle, Outlook).

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.