Adjoint administratif de projet

Sous la responsabilité du directeur général, l’adjoint administratif de projet soutient les chargés de projets dans la planification, le suivi et la coordination des projets liés à la fabrication et à l’installation de structures métalliques. Le titulaire de ce poste doit supporter administrativement et techniquement le département de gestion de projets. Il doit également assurer les suivis de projet par le biais d’une communication rigoureuse et d’un travail structuré.

SOUTIEN À LA GESTION DE PROJETS

• Assister et soutenir administrativement et techniquement les chargés de projets dans la planification, la coordination et le suivi des projets de fabrication et d’installation de structures métalliques (plans de divisions, calendriers de projets pour cédules de production, RFI et suivis, facturation des clients, envoi à l’approbation des plans et des dessins d’ateliers, etc.).
• Faire les suivis nécessaires afin d’obtenir les réponses en temps opportun et faire suivre les réponses à nos différents collaborateurs (dessinateurs, ingénieurs de connexions, etc.).
• Participer à la préparation et à la mise à jour des calendriers de projets et des cédules de production.
• Recueillir, saisir et maintenir à jour les informations requises dans la suite Mobilis.

COORDINATION ET SUIVI OPÉRATIONNEL

• Imprimer et distribuer les plans de montage aux équipes concernées en temps opportun.
• Assurer la conformité des plans de montage et les transmettre informatiquement aux équipes de chantier.
• Assurer la circulation efficace de l’information entre les différents intervenants du projet.
• Maintenir une communication constante et structurée avec les chargés de projets ainsi que les différents collaborateurs internes et externes.

GESTION DOCUMENTAIRE ET CONTRÔLE DES PLANS

• Assurer rigoureusement la gestion documentaire, le classement et la distribution des documents de projet sur le serveur (plans, révisions, addendas, directives, correspondance, etc.).
• Lire et analyser les plans afin d’identifier les changements, révisions et impacts sur les travaux.
• Effectuer la révision des documents produits par les dessinateurs afin d’en assurer l’exactitude, la conformité aux exigences du client et la cohérence technique.
• Veiller à la coordination entre les différentes disciplines, les intervenants internes et les sous-traitants en installation pour assurer l’intégration adéquate des exigences techniques et opérationnelles.
• Vérifier l’exactitude, la conformité et la cohérence des documents produits par les dessinateurs à partir des informations fournies par le client.
• Formuler des observations par écrit et à l’oral pour répondre à des demandes de renseignements simples.
• Maintenir à jour les registres de suivi documentaire et assurer le contrôle des versions.
• Contribuer au respect des procédures internes et à la qualité de la documentation de projet.
• Effectuer les intrants requis au système qualité et tenir à jour le registre des non-conformités et des déficiences de chantier.

SOUTIEN TECHNIQUE ET CHANTIER (AU BESOIN)

• Collaborer avec différents département et experts internes afin de recueillir l’information nécessaire à l’avancement des projets ;
• Participer à la surveillance et au suivi des travaux en chantier (livraison, problématique, déficience, etc.);
• Rédiger les rapports journaliers ;
• Demander les croquis de réparation aux ingénieurs de connexion et maintenir le registre de déficiences

Toutes autres tâches requises par son supérieur immédiat

CE QUE L'ON OFFRE:

• Rémunération à la hauteur de votre expérience et de vos compétences
• 39h par semaine: Le vendredi, tu termines à midi
• Assurance collective complète (incluant plan dentaire)
• Régime de retraite débutant à 4%
• Environnement de travail stimulant et dynamique
• Conciliation travail-vie personnelle mis de l'avant
• Programme mettant en avant plan la santé physique et mentale
• Club social actif

Entrée en fonction: Dès que possible

• Avoir un minimum de 3 ans d’expérience dans le secteur de la construction générale 
• Avoir une formation ou expérience administrative jugée pertinente
• Posséder une expérience pertinente en structure d’acier (atout)
• Avoir un sens de l’autonomie, un bon jugement, de la rigueur et de l’initiative
• Capacité d’agir avec rapidité et efficacité 
• Avoir une bonne gestion de priorités 
• Bonne maitrise du français (avancé) et de l’anglais (intermédiaire) (parlé et écrit) 
• Très bonne connaissance informatique (Suite Office 365, Bluebeam, etc.) 
• Être à l’aise pour lire et analyser les plans et devis techniques 
• Posséder des aptitudes pour le travail d’équipe