Assistant(e) Coordinateur(trice)

PROFIL

Le(a) Assistant(e)/Coordinateur(trice) sera chargé(e) principalement d’assister des équipes multidisciplinaires sur divers aspects administratifs et logistiques, mais également sur des aspects de coordination et de suivi des multiples projets/livrables de la firme.


Assurant l'accueil, cette personne sera donc le premier contact qu’auront nos clients et fournisseurs avec notre entreprise.

ÉTUDES ET EXPÉRIENCE

• DEP en secrétariat ou en technique d’administration et/ou bureautique ;
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, …) ;
• Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit ;
• Capacité à comprendre et à communiquer en anglais ;
• Être orienté(e) service à la clientèle ;
• Polyvalence et adaptabilité aux tâches multiples ;
• Expérience dans la gestion/assistance administrative - un atout ;
• Capacité à utiliser les logiciels administratifs ;
• Compétences organisationnelles avérées.

FORCES

• Facilité d'adaptation et d'apprentissage :
• Capacité à gérer les priorités ;
• Autonomie et débrouillardise ;
• Disposant d'un bel esprit de collaboration ;
• Dynamisme et bonne humeur ;

VOS RESPONSABILITÉS

Nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e)/Coordinateur(trice) pour faire partie de notre équipe Administrative. La personne retenue sera en mesure d’assurer les responsabilités permettant de mener à bien les tâches administratives diverses qui lui seront confiées, les activités d'assistance et de coordination aux différents départements, partenaires et clients, les services généraux et logistiques, la communication à l'interne et à l'externe, et le service d'accueil.

Ses responsabilités consistent à :

• Saisir les données relatives aux projets, coordonner avec les différents intervenants, et en faire le suivi ;
• Assurer la communication en interne et la circulation de l’information pertinente à chaque projet ;
• Collecter, coordonner et transférer les divers documents afin d'assurer la livraison des ouvrages;
• Réviser les documents préparés par la direction et les chargés de projets ;
• Rédiger et/ou préparer les offres de services, procès-verbaux, lettres, rapports, estimations, etc. ;
• Préparer la documentation relative aux appels d'offres et aux contrats ;
• Effectuer les suivis des dénonciations et des quittances ;
• Préparer et mettre en page des documents sous divers formats ;
• Répondre aux demandes d’information, coordonner et acheminer la prise en charge des requêtes ;
• Assurer l'accueil ;
• Participer aux activités de classement et d’archivage.

NOTRE OFFRE

• Milieu de travail chaleureux et éthique valorisant l’engagement social et environnemental ;
• Contribuer à des projets innovateurs et multidisciplinaires ;
• Valorisation de la formation continue ;
• Possibilité de télétravail en mode hybride ;
• Bonus de performance (pouvant être versés en REER) ;
• Gamme d’avantages sociaux complète incluant la télémédecine ;
• Flexibilité dans les horaires de travail ;
• Semaine de travail se terminant à midi le vendredi (toute l'année), avec un rythme de rotation sur 4 semaines : 2 vendredis finissant à midi, 1 vendredi complet (travaillé) et 1 vendredi de congé.