Coordonnateur(rice) de programme

Le ou la titulaire du poste soutient l'exécution du projet en tenant à jour des dossiers précis, en coordonnant les réunions et les communications, et en apportant son aide à la planification, au suivi et à l'établissement de rapports, afin que les exigences du projet et les engagements contractuels soient respectés et correctement consignés dans les dossiers de l'entreprise. L'administrateur de projet travaille en collaboration avec l'équipe de projet intégrée (IPT), les équipes fonctionnelles de Davie et les parties prenantes internes/externes afin de permettre une exécution efficace du projet. Plus précisément, vous devrez:

Collaborer avec le service de contrôle des documents pour s'assurer que les documents sensibles du projet sont traités et stockés conformément aux normes de l'entreprise.
Préparer, mettre en forme et organiser les documents DWP/de projet, y compris les livrables, les procédures, les demandes de modification/ordres de modification, les instructions et les comptes rendus de réunion.
Tenir à jour la correspondance et les dossiers du projet de manière précise et exhaustive ; numériser, classer et archiver les documents selon les besoins.
Tenir à jour les tableaux de suivi pour le DWP attribué, y compris les engagements, les livrables, les actions à mener et les réponses (par exemple, les contributions liées aux demandes d'informations/appels d'offres, le cas échéant).
Contribuer à la mise à jour de l'organisation du projet/DWP et des listes de parties prenantes/contacts, selon les besoins.
Veiller à ce que les systèmes de contrôle interne et les modèles standard soient utilisés à toutes les étapes du DWP, conformément aux normes de l'entreprise.
Fournir régulièrement des informations sur l'état d'avancement au chef de projet et au coordinateur de programme (par exemple, actions, décisions, livrables) afin de faciliter le suivi et le reporting du projet.
Organiser et tenir à jour les référentiels d'informations du DWP/projet (par exemple, SharePoint, M-Files) pour garantir un accès efficace et la traçabilité.
Faciliter l'utilisation efficace de Microsoft Teams pour la collaboration sur le DWP, y compris l'organisation des canaux et des fichiers ainsi que la logistique des réunions.
Soutenir le suivi des actions/tâches dans Microsoft Planner (ou un outil équivalent) pour le DWP attribué.
Assister le chef de projet et le coordinateur de programme assignés, selon les besoins, notamment en matière de coordination administrative liée au suivi des coûts, à la planification, aux normes/spécifications, aux politiques et procédures de l'entreprise, ainsi qu'aux exigences contractuelles applicables.
Accomplir d'autres tâches qui pourraient être demandées de temps à autre par les membres de l'équipe de gestion du programme/projet.
Organiser l'accès au site/bâtiment selon les besoins pour les personnes visitant/rejoignant le CDCI.
Coordonner les tâches d'estimation pour les projets ponctuels de réparation navale.
Planifier, coordonner, soutenir et assister aux réunions de programme/projet selon les instructions, et, le cas échéant, rédiger les comptes rendus de réunion et consigner les mesures à prendre.
Organiser la restauration pour les événements liés au programme ou au projet, selon les besoins.
Gérer l'agenda du chef de projet afin d'éviter les doubles réservations et de réserver des plages horaires dédiées à la concentration.
Coordonner l'arrivée des visiteurs, la fourniture d'EPI et la formation à la sécurité pour les nouveaux sous-traitants.
Soutien à l'équipe et communication
Fournir un soutien administratif quotidien au chef de projet désigné afin de permettre une planification, une coordination et une exécution efficaces du DWP.
Assurer la coordination avec les membres de l'IPT et les équipes fonctionnelles afin de faciliter la circulation rapide de l'information, le suivi des tâches et la remontée des problèmes, conformément aux instructions du chef de projet/coordinateur de programme.
Identifier les besoins en matière de prise de décision rapide, maintenir le contact avec les principales parties prenantes et contribuer à lever les obstacles administratifs afin de permettre la poursuite des activités du DWP.

Qualifications
Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, bureautique ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d'expérience.
Minimum de 2 à 5 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif ou de coordination.
Très bonnes habiletés en gestion des priorités, en organisation du travail et en respect des échéances.
Excellente maîtrise de la Suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).
Maîtrise avancée du français et de l'anglais tant à l'oral qu'à l'écrit, en raison de la nature des activités et des communications avec une clientèle interne et externe bilingue.
Grande rigueur, souci du détail et capacité à gérer des informations confidentielles avec discrétion.
Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec différentes équipes.
Excellentes aptitudes en service à la clientèle et en relation interpersonnelles.
Expérience dans un environnement industriel, manufacturier ou dans le secteur maritime, un atout.
Connaissance des systèmes ERP (Oracle, SAP ou équivalent), un atout.
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec efficacité.