Responsable de la gestion administrative

Nature du travail

L’emploi de responsable de la gestion administrative comporte l’exercice de fonctions de gestion des activités techniques et administratives reliées à la mise en oeuvre d’un ou plusieurs programmes ou activités au sein d’une unité administrative.

L’emploi comporte principalement l’exercice de fonctions de gestion requises pour gérer des activités techniques et administratives telles que le support aux activités pédagogiques, la préparation du budget, le suivi budgétaire, la compilation de statistiques, la gestion des dossiers scolaires, l’approvisionnement, la gestion des accès informatiques, la gestion des accès des usagers, l'admission et l'inscription des élèves, les horaires, la déclaration des effectifs scolaires, la sanction des études et à la production de documents divers.

L’emploi consiste à assumer, à l’intérieur de son champ de compétence, un rôle-conseil auprès des gestionnaires du centre de services scolaire pour favoriser la gestion optimale des programmes ou activités relevant de sa compétence. Principalement, le ou la titulaire du poste devra assumer la planification et l’exécution des différentes activités et opérations liées à l’organisation scolaire et au financement du centre, notamment pour la clientèle du milieu carcéral.

Cet emploi comporte notamment l’exercice des responsabilités suivantes :

• Assister les directions adjointes de l’établissement dans la gestion de leurs dossiers respectifs;

• Contribuer, sur demande, au processus consultatif visant l’élaboration des orientations et des stratégies du centre de services scolaire en ce qui concerne l’unité administrative à laquelle il est rattaché et, le cas échéant, collaborer à la détermination du plan d’action annuel;

• Participer, sur demande, à l’élaboration et à la mise à jour des politiques, des systèmes, des normes et des procédures relatifs à son secteur d’activités et s’assurer de leur mise en application;

• Assumer la planification, l’organisation et l’exécution de diverses activités techniques et administratives dans son secteur d’activités.

• Participer à la détermination des priorités de réalisation des travaux;

• Assurer la planification et l’organisation des diverses activités administratives et techniques selon les priorités établies et les échéanciers à respecter;

• Réaliser ou superviser la réalisation des activités dont il a la responsabilité;

• Contrôler la qualité des diverses opérations;

• Voir à l’approvisionnement en matériel et en équipement pour son secteur, le cas échéant;

• Produire et transmettre des rapports, des documents et des statistiques reliés à son secteur d’activités;

• Collaborer, sur demande, à la production d’outils de gestion adaptés aux besoins des établissements et des autres unités administratives;

• Assumer, lorsque requis, la transmission de toute information pertinente afin d’apporter un support aux gestionnaires du centre de services scolaire;

• Gérer, le cas échéant, les horaires de travail;

• Diriger et évaluer le personnel sous sa responsabilité;

• Transmettre les besoins de formation du personnel sous sa responsabilité;

• Gérer, le cas échéant, le budget d’opérations qui lui est confié;

• S’assurer de la disponibilité, du fonctionnement et de la bonne utilisation des équipements et du matériel;

• Maintenir des communications efficaces avec les autres secteurs, les autres unités administratives et les établissements;

• Assurer, dans son secteur d’activités, l’application des pratiques administratives en vigueur au centre de services scolaire;

• Représenter, sur demande, l’unité administrative sur les questions relatives à son secteur d’activités;

• Assumer toute autre responsabilité compatible à sa fonction que peut lui confier son supérieur immédiat.