Agent(e) administratif(ve) et soutien aux opérations

Agent(e) administratif(ve) et soutien aux opérations

Description du poste

À titre d’ agent(e) administratif(ve) et soutien aux opérations vous offrirez un soutien administratif dans une variété de dossiers touchant les mandats de recrutement, les communications, le marketing RH, la facturation et la gestion de données. Vous contribuerez à la réalisation de plusieurs tâches administratives et opérationnelles tout en assurant la qualité et l’exactitude de l’information traitée.

Vous aimez autant gérer des données, mettre à jour des documents et soutenir les opérations que créer des visuels dans Canva et préparer des communications numériques? Vous êtes une personne débrouillarde, minutieuse et apprenez rapidement de nouveaux outils et processus? Vous pourriez être la personne que nous recherchons.

Plus précisément, vous serez appelé(e) à :

Soutien au département de recrutement

• Effectuer le traitement des curriculums vitæ reçus
• Créer et mettre à jour les dossiers de candidat(e)s
• Assurer le suivi auprès de la cheffe de pratique concernant les candidatures reçues
• Maintenir à jour la base de données candidat(e)s
• Concevoir des visuels à l’aide de Canva
• Effectuer la mise en ligne des offres d’emploi sur diverses plateformes, réseaux sociaux et site web
• Assurer les mises à jour et le retrait des affichages lorsque les postes sont comblés
• Compiler et suivre les statistiques des campagnes d’affichage
• Participer à l’amélioration continue de notre visibilité employeur

Communications

• Préparer et coordonner les infolettres et campagnes d’envoi via Cyberimpact
• Concevoir les visuels associés aux communications
• Importer et mettre à jour les listes de contacts
• Effectuer les envois de communications électroniques
• Participer à la création et à la mise à jour de matériel promotionnel et d’offres de service
• Gérer les demandes de désabonnement
• Assurer l’exactitude des bases de données marketing
• Concevoir différents visuels promotionnels à l’aide de Canva

Soutien administratif

• Créer et maintenir les fiches entreprises et contacts dans le CRM
• Soutenir l’équipe dans la gestion et l’organisation des données clients
• Apporter un soutien administratif à l’équipe de direction dans diverses tâches quotidiennes
• Effectuer la création ou la mise à jour d’outils internes, signatures HTML, messages d’absence et documents de référence
• Participer à l’optimisation des processus administratifs
• Collaborer à la création de matériel promotionnel et informatif

Facturation

• Effectuer les ajustements et corrections de factures selon le processus établit
• Transmettre les factures aux clients
• Effectuer l’entrée de données et les encaissements dans le système comptable SAGE
• Assurer le classement et l’archivage des documents liés à la facturation
• Effectuer les suivis administratifs nécessaires à la fermeture des dossiers et des mandats
• Assurer le suivi des comptes payables auprès de la clientèle

Type de l'emploi

Télétravail

Scolarité

Formation professionnelle

Date d'entrée en fonction

Dès que possible

Avantages & conditions

• Un horaire flexible d’environ 15 à 20 heures par semaine
• La conciliation travail et vie personnelle, au cœur de nos pratiques (P&A est le premier détenteur du Sceau Concilivi)
• Du télétravail à 100 %
• Un quotidien stimulant composé de projets variés, de défis motivants et d'opportunités d'apprentissage
• Une allocation annuelle pour les frais d'Internet à domicile
• Un régime d'assurances collectives incluant un Programme d'aide aux employés (PAE)
• Une contribution au Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB)
• La fermeture des bureaux durant la période des Fêtes afin de profiter pleinement de moments de repos
• Une culture de reconnaissance soulignant les anniversaires, les anniversaires de service et les moments marquants
• Une grande autonomie dans l'organisation de votre travail
• Une équipe engagée, accessible et reconnue pour son esprit de collaboration

Exigences & Compétences recherchées

• Formation en administration, bureautique, marketing, ressources humaines ou dans un domaine connexe
• Expérience pertinente en soutien administratif, coordination, marketing ou recrutement
• Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Bonne connaissance de la suite Microsoft 365
• Aisance à travailler avec différents logiciels, plateformes et outils numériques
• Expérience avec Canva ou intérêt marqué pour la création de visuels professionnels
• Expérience avec Cyberimpact, Mailchimp ou toute autre plateforme d'infolettres (atout)
• Expérience avec un CRM, WordPress et un système comptable (atout)
• Capacité à travailler de façon autonome dans un environnement de télétravail

Profil recherché

Curieux(se), organisé(e), autonome et débrouillard(e), vous apprenez rapidement, aimez les outils numériques et avez le souci du travail bien fait.

• Vous apprenez rapidement et retenez facilement l’information
• Vous êtes reconnu(e) pour votre débrouillardise et votre autonomie
• Vous avez un excellent sens de l’organisation et savez gérer plusieurs priorités simultanément
• Vous faites preuve d’une grande rigueur et portez attention aux détails
• Vous aimez autant les tâches administratives que l’utilisation d’outils technologiques
• Vous êtes à l’aise avec les données, les suivis et les processus
• Vous possédez un bon œil pour la présentation visuelle et les communications
• Vous aimez collaborer avec une équipe et offrir un soutien de qualité
• Vous prenez des initiatives et avez le réflexe de chercher des solutions

Vous vous reconnaissez dans cette description?

Vous aimez les tâches variées, les outils numériques et les environnements où l’autonomie et l’apprentissage sont valorisés? Nous avons hâte de vous rencontrer!

Transmettez-nous votre CV dès aujourd’hui.

POURQUOI NOUS REJOINDRE

L’ÉQUIPE P&A

Coopération et qualité nous décrivent parfaitement !

Chez P&A, rien de compliqué ! Ici, le climat est paisible, respectueux et motivant. Bien que nous soyons à distance, notre équipe est unie et très collaborative. Nos relations sont sincères et chaleureuses et notre approche est interactive. Le point de vue de toute l’équipe nous intéresse et est considéré dans nos processus décisionnels.

Si vous aimez travailler avec des personnes consciencieuses et minutieuses, cette place est pour vous. Notre signature est la qualité. Nous sommes précis et prenons le temps de faire les choses avec rigueur et pragmatisme.

Vous aimeriez en savoir davantage sur notre équipe, notre mission ou sur la vie en consultation de façon générale ? Visitez notre site web et nos réseaux sociaux ou contactez directement un membre de notre équipe et vous aurez l’heure juste !