Coordonnateur(trice) administratif(ve) - Après-Vente | Aftermarket Administrative Coordinator

English will follow 

À propos du poste

Relevant directement du/de la Superviseur(e), Aftermarket, le/la Coordonnateur(trice) – Service après-vente joue un rôle essentiel dans la coordination des activités de service et dans le soutien administratif du département Aftermarket.

Dans ce rôle, vous serez responsable de coordonner les déplacements des techniciens de service sur le terrain, de gérer le calendrier des interventions de service, d'assurer le suivi des billets de service et des sondages après intervention, ainsi que de fournir les informations nécessaires à la facturation des clients.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec les techniciens de service sur le terrain, les clients, les agences de voyages, la comptabilité et les différentes équipes internes afin de vous assurer que les interventions de service sont planifiées et exécutées efficacement.

Si vous êtes une personne organisée, proactive, minutieuse et débrouillarde , qui aime la coordination, la logistique et le travail dans un environnement dynamique, ce poste pourrait être pour vous!

Principales Responsabilités

• Coordonner les déplacements des techniciens de service sur le terrain, incluant la préparation des documents de voyage, la réservation des vols et des hôtels, ainsi que la communication avec les agences de voyages.
• Assurer la coordination et le suivi de la logistique liée aux déplacements des techniciens afin de garantir le bon déroulement des interventions de service.
• Gérer et maintenir à jour le calendrier des interventions et des déplacements de service du département Aftermarket.
• Recueillir, vérifier et transmettre les dépenses réelles liées aux déplacements de service au département de la comptabilité afin de permettre la facturation des clients.
• Effectuer la vérification des dépenses et la saisie des données nécessaires à la facturation.
• Assurer le suivi des sondages de satisfaction après les visites de service, incluant leur envoi, leur compilation et leur saisie dans le système.
• Gérer les billets liés aux activités de service dans notre système et en assurer le suivi.
• Assurer un suivi rigoureux des dossiers de service et communiquer les informations pertinentes aux parties prenantes concernées.
• Fournir un soutien administratif aux techniciens de service sur le terrain.
• Collaborer avec les équipes internes, les clients, les techniciens et les fournisseurs afin d'assurer une coordination efficace des activités de service.
• Agir comme personne-ressource de soutien et assurer le remplacement au besoin du/de la Coordonnateur(trice) – Pièces de rechange.
• Effectuer diverses tâches administratives liées aux activités du département Aftermarket.

Ce que nous recherchons

• Diplôme d'études secondaires (DES) ou l'équivalent.
• Minimum de 2 ans d'expérience dans un poste similaire , idéalement en coordination de services, logistique, service à la clientèle ou administration.
• Excellentes aptitudes en communication, en français et en anglais, à l'oral comme à l'écrit.
• Excellentes capacités d'écoute active et aptitude à bien comprendre les besoins des clients, des techniciens et des différentes parties prenantes.
• Grand souci du détail et capacité à travailler avec précision afin de minimiser les erreurs, notamment dans la gestion des réservations, des dépenses et des données.
• Excellentes compétences organisationnelles et bonne gestion du temps et des priorités.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers et échéanciers simultanément.
• Autonomie, fiabilité et sens de l'initiative.
• Esprit proactif, débrouillardise et attitude positive.
• Grande flexibilité et capacité à s'adapter à une variété de tâches et de priorités.
• Capacité à travailler rapidement et efficacement tout en maintenant un haut niveau de qualité et de précision.
• Excellentes aptitudes en communication et en coordination interfonctionnelle.
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Excel, Word et PowerPoint.
• Connaissance d'un système ERP, un atout.
• Connaissance de ACT! et/ou QuoteWerks, un atout.
• Facilité à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes.
• Esprit d'équipe et capacité à collaborer efficacement avec différents départements.

Profil recherché

Nous recherchons une personne organisée, autonome et orientée vers les solutions , qui possède de solides aptitudes en coordination et qui sait gérer plusieurs priorités simultanément.

La personne idéale est à l'aise dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement et sait faire preuve de jugement et de débrouillardise pour résoudre les imprévus. Elle comprend l'importance de la précision et du suivi dans la coordination de déplacements, la gestion des dépenses et la planification des interventions de service.

Vous aimez coordonner, planifier, résoudre des problèmes et vous assurer que tout est en place pour permettre à une équipe de service de réussir ? Vous pourriez être la personne que nous recherchons!

Pourquoi BellatRx ?

• Évoluer dans un environnement innovant et dynamique avec des défis techniques stimulant votre expertise.
• Diriger une équipe et avoir un impact tangible sur l'excellence opérationnelle.
• Opportunités de croissance professionnelle et de maîtrise technique.
• Faire partie d'une entreprise qui valorise la précision, la résolution structurée de problèmes et la pensée proactive.

BellatRx est un fabricant privé d'équipements d'emballage de taille moyenne qui compte des clients et des fournisseurs en Amérique du Nord et dans le monde entier. Chez BellatRx, nos actions sont guidées par ces 5 valeurs fondamentales ( qui, selon nous, ont été la clé de notre succès en tant que leader mondial dans la conception, la fabrication, la distribution et le service de machines d'emballage et de lignes d'emballage complètes

BellatRx offre :

• Une rémunération et des avantages sociaux très compétitifs;
• Un gym sur place, ouvert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7;
• À 10 min de marche du REM;
• Programme de contribution REER/DPSP;
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• Stationnement gratuit;

La prochaine étape du processus consiste à remplir un questionnaire sur l'indice culturel. En plus d'examiner les qualifications et l'expérience des candidats, ce questionnaire nous aide à mieux comprendre leur « adéquation » globale et la manière dont ils préfèrent être gérés, motivés et communiqués. Voici ( lien de notre enquête.

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About the role

Reporting directly to the Aftermarket Supervisor, the Aftermarket Service Coordinator plays an essential role in coordinating service activities and providing administrative support to the Aftermarket department.

In this role, you will be responsible for coordinating field service technicians' travel, managing the service schedule, following up on service tickets and post-service surveys, and providing the necessary information to Accounting for customer invoicing.

You will work closely with field service technicians, customers, travel agencies, Accounting, and various internal teams to ensure that service visits are properly planned, coordinated, and executed efficiently.

If you are organized, proactive, detail-oriented, and resourceful , and enjoy coordination, logistics, and working in a dynamic environment, this could be the opportunity for you!

Key Responsabilities

• Coordinate travel arrangements for field service technicians, including preparing travel documents, booking flights and hotels, and communicating with travel agencies.
• Coordinate and follow up on travel logistics for field service technicians to ensure service visits run smoothly.
• Manage and maintain the Aftermarket service and travel calendar.
• Collect, verify, and provide actual service trip expenses to the Accounting department to support customer invoicing.
• Verify expenses and complete the necessary data entry for customer invoicing.
• Follow up on post-service visit surveys, including sending, compiling, and entering survey results into the system.
• Manage service-related tickets in our system and ensure timely follow-up.
• Maintain thorough follow-up on service files and communicate relevant updates to the appropriate stakeholders.
• Provide administrative support to travelling field service technicians.
• Collaborate with internal teams, customers, technicians, and suppliers to ensure effective coordination of service activities.
• Provide backup support to the Aftermarket Parts Coordinator as required.
• Perform various administrative tasks related to Aftermarket department activities.

What we're looking for

• High school diploma or equivalent.
• Minimum of 2 years of experience in a similar position , ideally in service coordination, logistics, customer service, or administration.
• Excellent communication skills in both English and French, written and spoken.
• Strong active listening skills and the ability to understand the needs of customers, technicians, and various stakeholders.
• Strong attention to detail and a commitment to accuracy, particularly when managing travel arrangements, expenses, and data.
• Excellent organizational and time management skills, with the ability to prioritize effectively.
• Ability to manage multiple files, tasks, and deadlines simultaneously.
• Reliable, autonomous, and proactive with a strong sense of initiative.
• Resourceful, positive, and solution-oriented attitude.
• Flexible and comfortable handling a wide variety of tasks and changing priorities.
• Ability to work efficiently and expeditiously while maintaining a high level of quality and accuracy.
• Strong communication and cross-functional coordination skills.
• Very good knowledge of Microsoft Office, including Outlook, Excel, Word, and PowerPoint.
• Experience using an ERP system is an asset.
• Knowledge of ACT! and/or QuoteWerks is an asset.
• Ability and willingness to learn new software and systems.
• Team player with the ability to collaborate effectively across departments.

The ideal candidate

We are looking for an organized, autonomous, and solution-oriented individual with strong coordination skills and the ability to manage multiple priorities simultaneously.

The ideal candidate is comfortable working in an environment where priorities can change quickly and knows how to use good judgment and resourcefulness to handle unexpected situations. They understand the importance of accuracy and thorough follow-up when coordinating travel, managing expenses, and planning service visits.

Do you enjoy coordinating, planning, solving problems, and making sure everything is in place to help a service team succeed ? You may be the person we're looking for!

• Why BellatRx?

  • Work in a  fast-paced, innovative environment with technical challenges that push your expertise.
  • Lead a team and  make a tangible impact on operational excellence.
  • Opportunities for  professional growth and technical mastery .
  • Be part of a company that values  precision, structured problem-solving, and proactive thinking .

  About Us

  BellatRx is a mid-market, privately held, manufacturer of packaging equipment with clients and suppliers in North America and Internationally. At BellatRx, our actions are guided by these 6  core values (  we believe have been key to our success as a global leader in the design, manufacture, distribution and service of packaging machines and complete packaging lines.
  

Here's how we would take care of you

• Health : Group insurance including dental and Telemedicine
• Personal Assistance: Employee Assistance Program
• Savings : RRSP-DPSP contributions plan
• 10 min walk from the REM!
• Fun : Employee social activities
• To stay in shape: Access to our on-site employee's private gym.
• Wellness : Paid Personal Time Off

The next step in the process for the is to complete a Culture Index Survey. In addition to reviewing applicants' qualifications and experience, the Culture Index Survey helps us better understand overall “fit” and how individuals prefer to be managed, motivated, and communicated with. Here ( is the link of our survey. 

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