Technicien(ne) comptable

Technicien(ne) comptable
Groupe Femmes Politique et Démocratie (GFPD)
801, Grande Allée Ouest, bureau 130
Québec (Québec) G1S 1C1

Relevant directement de la direction générale, la personne titulaire occupe une fonction transversale essentielle au fonctionnement du GFPD. Elle assure, avec un haut degré d’autonomie, la comptabilité courante, la coordination administrative et financière, le soutien administratif aux ressources humaines ainsi que le bon fonctionnement quotidien du bureau.
Principales responsabilités

• Assurer la tenue de livres courante : saisie et vérification des opérations comptables, codification des dépenses, conciliations bancaires, suivi des comptes clients et fournisseurs, préparation des paiements, classement des pièces justificatives et mise à jour du système comptable.
• Préparer les rapports financiers internes, états financiers de suivi, tableaux budgétaires, projections et conciliations; soutenir la direction et les responsables de projets dans le suivi des budgets et la préparation de nouveaux budgets.
• Préparer les dossiers requis pour la vérification externe et collaborer avec les professionnels comptables, les auditeurs, le conseil d’administration et les personnes responsables de la gouvernance financière.
• Administrer la paie, les feuilles de temps, les congés, les relevés d’emploi, les dossiers du personnel et les documents liés à l’embauche, à l’intégration, aux changements de statut et aux départs.
• Assurer le respect des obligations légales, fiscales, administratives et de conformité applicables aux niveaux provincial et fédéral, notamment auprès de Revenu Québec, de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et de la CNESST, ainsi que des exigences propres aux organismes à but non lucratif.
• Assurer le suivi administratif et financier des ententes de financement et des redditions de comptes auprès de bailleurs de fonds gouvernementaux provinciaux et fédéraux; maintenir la documentation justificative et les échéanciers requis.
• Assurer le suivi administratif et financier des dons et contributions philanthropiques : enregistrer et concilier les dons reçus, tenir à jour les dossiers, le registre des donateurs, produire les reçus fiscaux, assurer les suivis administratifs et la conservation des pièces justificatives, assurer la liaison avec la fondation de l’organisme.
• Coordonner la préparation, l’émission et la remise des reçus officiels de dons à des fins fiscales, selon les responsabilités de l’organisation et de sa fondation, et veiller au respect des exigences applicables de l’Agence du revenu du Canada (ARC), de Revenu Québec et au statut d’organisme de bienfaisance enregistré.
• Assurer le lien administratif et financier avec la fondation liée au GFPD : transmission de l’information requise, suivi des dons et engagements, rapprochements, documentation, échéanciers et redditions de comptes.
• Préparer, ébaucher et assurer le suivi des contrats, ententes avec les fournisseurs, appels d’offres, achats, abonnements et renouvellements; veiller au respect des politiques internes et des règles d’approvisionnement.
• Coordonner les services nécessaires au fonctionnement du bureau, incluant la téléphonie, le système d’alarme et de sécurité, les équipements et infrastructures technologiques, les fournitures, les inventaires, les accès et les relations avec les fournisseurs de services.
• Assurer la gestion et le tri de la boîte de réception générique de l’organisation, orienter les demandes et veiller au suivi administratif des communications entrantes.
• Maintenir à jour les dossiers administratifs, les systèmes d’archivage, les bases de données et les procédures internes; contribuer à leur amélioration continue et à la continuité des opérations.
• Soutenir la direction générale dans des dossiers administratifs, financiers, budgétaires et organisationnels variés et gérer simultanément plusieurs priorités dans un environnement de petite équipe.

Diplôme obligatoire :

• Technique (DEC) en comptabilité-gestion;
• Technique (DEC) en finance comptabilité.

Expérience : 10 ans et plus d’expérience obligatoire.
Expérience démontrée dans un rôle combinant administration, finances/comptabilité et soutien aux opérations, idéalement au sein d’un OBNL ou d’une petite organisation.
Les expériences suivantes sont considérées comme des atouts :

• Expérience en tenue de livres, conciliations bancaires, suivi budgétaire, paie, reddition de comptes et préparation de dossiers de vérification.
• Expérience de travail avec des bailleurs de fonds publics et connaissance des exigences administratives et financières des gouvernements du Québec et du Canada.
• Expérience de travail auprès d’une direction générale et/ou d’un conseil d’administration.
• Expérience en gestion administrative des ressources humaines et en coordination de fournisseurs et de services de bureau.
• Expérience en gestion administrative de dons, suivi philanthropique et traitement de reçus officiels de dons à des fins fiscales dans un contexte d’OBNL, de fondation ou d’organisme de bienfaisance.
• Connaissance des exigences administratives applicables aux organismes de bienfaisance enregistrés et aux dons de bienfaisance auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec.

Français : courant , à l’oral et à l’écrit.
Habiletés et qualités recherchées

• Excellente maîtrise des opérations comptables courantes, du suivi budgétaire et du contrôle interne; grande rigueur et souci de l’exactitude.
• Très bonne maîtrise d’Excel, de la suite Office (SharePoint, environnement Microsoft et Google) et d’un logiciel comptable; connaissance de SAGE 50 et d’un système de paie tel qu’EmployeurD fortement souhaitée. Connaissance de FileMaker, Stripe, QuickBooks, Sage Intacct et d’outils comparables considérée comme un atout.
• Aisance à travailler dans un environnement de bureau virtuel (Terminal Services / TS) et à accéder à des applications et fichiers hébergés à distance.
• Rigueur dans la gestion des dons, le suivi des donateurs, la tenue des registres philanthropiques et l’application des règles relatives aux reçus officiels de dons.
• Capacité à devenir rapidement autonome dans plusieurs systèmes administratifs et financiers et à assurer la continuité des opérations d’une petite organisation.
• Autonomie, jugement, discrétion, sens élevé de l’organisation et respect de la confidentialité.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, à établir les priorités et à respecter des échéanciers serrés.
• Excellentes aptitudes rédactionnelles et communicationnelles en français; connaissance fonctionnelle de l’anglais considérée comme un atout.
• Connaissance d’une langue additionnelle et expérience de travail dans des contextes interculturels considérées comme des atouts, sous réserve des exigences applicables à l’affichage.
• Esprit d’équipe, polyvalence, sens du service, débrouillardise et capacité à évoluer dans un environnement en constante évolution.
• Connaissance du milieu des OBNL, des réseaux de femmes et des réseaux féministes québécois et canadiens considérée comme un atout important.
• Bonne connaissance du fonctionnement politique et institutionnel aux trois ordres de gouvernement – municipal, provincial et fédéral – et expérience politique, parapolitique ou de représentation citoyenne considérées comme des atouts.
• Compréhension des enjeux de participation et de représentation des femmes en politique, de gouvernance démocratique et d’égalité; connaissance des approches féministes intersectionnelles, de l’histoire du mouvement des femmes au Québec et au Canada, de l’ACS Plus, considérée comme un atout.

Conditions de travail
Type d’emploi : Permanent
Salaire : À partir de 36 $/h
Horaire : Lundi au vendredi, de 9 h à 17 h
Nombre d’heures par semaine : 35 heures
Lieu de travail : 801, Grande Allée Ouest, bureau 130, Québec (Québec) G1S 1C1

Avantages sociaux

• Deux semaines de vacances annuelles à l’entrée et 10 pour conciliation travail-vie personnelle.
• 3 jours entre le 24 décembre et le 1er janvier.

Conditions de travail particulières
Travail de bureau nécessitant une gestion simultanée de plusieurs dossiers administratifs, financiers et opérationnels; manipulation régulière de données confidentielles.
Informations complémentaires
Le poste exige une polyvalence élevée et une capacité à prendre en charge de façon autonome des responsabilités comptables, administratives et opérationnelles dans un OBNL financé par plusieurs bailleurs de fonds publics et privés.
La connaissance des mécanismes de reddition de comptes gouvernementaux constitue un atout important, notamment ceux liés au Secrétariat à la condition féminine, au programme PACTE / système Radar du ministère de l’Éducation et à Femmes et Égalité des genres Canada (FEGC).
La personne travaille en lien étroit avec la direction générale, l’équipe, les fournisseurs, les professionnels comptables externes, les partenaires institutionnels et le conseil d’administration.
Candidature
Les personnes intéressées sont invitées à transmettre leur candidature à :
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