Spécialiste, services de bureau/Specialist, Office Services

BAIN ET COMPAGNIE CANADA, INC. (BUREAU DE MONTRÉAL)

TITRE DU POSTE: SPÉCIALISTE, SERVICES DE BUREAU

Département: Services de bureau

Supérieur: Gestionnaire, services de bureau

Horaire: 8 h – 17 h

Statut / FLSA: Non-exempté

Date: Aout 2026

Le poste de Spécialiste, services de bureau, est un poste entièrement en présentiel qui allie le soutien opérationnel concret et la coordination des installations à un niveau plus stratégique. Relevant du Gestionnaire, services de bureau, la personne titulaire agit comme principale personne-ressource pour l'ensemble des services liés au milieu de travail et veille à offrir un environnement sécuritaire, professionnel et accueillant au personnel, à la clientèle et aux visiteurs de Bain. Il/Elle fait preuve d'un solide jugement autonome, gère les relations avec les fournisseurs ainsi qu'avec le propriétaire de l'immeuble, supervise l'ensemble des opérations du bureau et collabore avec les parties prenantes locales et globales afin d'offrir une expérience de bureau exceptionnelle, conforme aux normes de Bain.

1. Installations et entretien du bureau

• Effectuer plusieurs tournées quotidiennes de tous les espaces du bureau (salles de conférence, cafés, cuisinettes, salles de fournitures, réception) afin de s'assurer qu'ils sont propres, bien rangés et adéquatement approvisionnés.

• Entretenir les cafés et les cuisinettes tout au long de la journée: préparer le café le matin, réapprovisionner les collations et les fournitures, ramasser et rincer la vaisselle, remplir et vider les lave-vaisselles et nettoyer les surfaces afin de maintenir un environnement propre et sanitaire, y compris dans le vestibule d'entrée (Mudroom).

• Organiser et entretenir l'armoire de fournitures pour la clientèle située dans la cuisinette ainsi que l'armoire de fournitures près des photocopieurs.

• Surveiller les niveaux de fournitures de bureau dans tous les espaces (y compris la salle de douche) et passer de façon proactive les commandes de réapprovisionnement au besoin.

• Gérer les inventaires de toner et de papier pour l'ensemble des imprimantes et des photocopieurs, et coordonner les appels de réparation et d'entretien.

• Assister aux projets de photocopie, de reliure et de plastification, au besoin.

2. Gestion du budget et des projets

• Suivre et surveiller les budgets des collations et des services de bureau. Collaborer avec le gestionnaire des services de bureau à la planification budgétaire annuelle et signaler les écarts ou les problèmes dès qu’ils surviennent.

• Diriger et coordonner des projets spéciaux liés à l'amélioration des espaces, aux opérations du bureau et à l'optimisation des processus.

• Soutenir de bout en bout les projets d'aménagement et de rénovation du bureau: assurer la coordination avec le propriétaire de l'immeuble, les entrepreneurs et les parties prenantes internes en ce qui a trait à la portée, à l'échéancier et à la logistique sur place; gérer les accès et les communications pendant les périodes de construction afin de réduire au minimum les perturbations des activités quotidiennes.

• Coordonner les besoins en mobilier, en équipement et en aménagement des espaces pour les projets d'aménagement et de réaménagement; assurer la liaison avec le groupe TSG, les fournisseurs et l'équipe immobilière globale de Bain afin que les espaces nouveaux ou rénovés soient prêts à occuper et conformes aux normes de Bain.

• Suivre les budgets d'aménagement, obtenir et comparer les soumissions des entrepreneurs, traiter les factures connexes et fournir régulièrement des mises à jour sur l'avancement au Gestionnaire, services de bureau tout au long du cycle de vie du projet.

• Agir à titre de membre actif du comité ESPRIT; collaborer avec l'équipe des adjoints de direction pour élaborer la vision créative, planifier la programmation et coordonner la logistique des événements et des initiatives culturels à l'échelle du bureau qui favorise la mobilisation du personnel et l'esprit de communauté.

• Accomplir toute autre tâche assignée ou requise par les responsabilités du poste, en offrant au besoin un soutien interservices dans le cadre de projets spéciaux.

3. Réception et expérience client

• Agir comme premier point de contact pour tous les visiteurs externes et internes — clients, candidats, fournisseurs, invités et tout membre du personnel de Bain de passage — en les accueillant chaleureusement et en avisant rapidement les employés concernés.

• Gérer l'aire de réception en veillant à ce qu'elle soit toujours propre, bien rangée et d'apparence professionnelle, en essuyant les traces de doigts sur les portes tout au long de la journée et en retirant la vaisselle utilisée.

• Servir de source d'information générale pour les appelants, les visiteurs et le personnel de Bain, en fournissant les renseignements publics appropriés et en acheminant efficacement les demandes.

• Soutenir le service du recrutement dans la logistique du recrutement local et les activités de recrutement sur place: réserver les salles de conférence et les bureaux, gérer l'accueil et l'orientation des candidats, créer les porte-noms, rassembler les documents imprimés, coordonner le déroulement des activités le jour même et répondre aux demandes ponctuelles afin d'offrir une expérience fluide et professionnelle à tous les candidats.

• Gérer les demandes de personnel temporaire auprès des agences approuvées, y compris la coordination des ententes de confidentialité, l'attribution des espaces et les avis d'équipement au groupe TSG.

4. Gestion des salles de conférence et des événements

• Assumer l'entière responsabilité des réservations de salles de conférence et d'espaces de travail pour l'ensemble des réunions et des événements internes et avec la clientèle; surveiller de façon proactive les conflits d'horaire et proposer des solutions en temps opportun.

• Agir comme responsable principal de la logistique de tous les événements du bureau — en coordonnant le traiteur, l'installation et le démontage des salles, l'audiovisuel, la location d'équipement et l'exécution des fournisseurs sur place — afin de garantir que chaque événement se déroule selon les normes de Bain.

• Coordonner les annonces du bureau sur l'ensemble des babillards et des affichages numériques, en collaboration avec l'équipe des graphistes.

• Gérer et suivre tous les coûts liés aux événements; codifier et traiter les factures aux fins d'approbation et veiller à l'exactitude des budgets.

• Agir comme soutien audiovisuel de relève pour le groupe TSG lors des installations dans la salle du conseil et les cafés.

5. Exploitation de l'immeuble et sécurité

• Agir comme principal point de liaison avec la gestion de l'immeuble pour toutes les demandes de services d'entretien ménager, d'ingénierie du bâtiment et de sécurité.

• Gérer le système de cartes d'accès de l'immeuble: traiter les nouvelles cartes et les remplacements, assurer l'exactitude du système et coordonner avec l'équipe de sécurité de l'immeuble.

• Maintenir une connaissance approfondie des procédures, des politiques et des protocoles de sécurité des personnes de l'immeuble; résoudre les problèmes de façon autonome afin de respecter les normes opérationnelles de Bain.

• Effectuer régulièrement des visites et des inspections du bureau et consigner les déficiences; travailler avec les fournisseurs et le Gestionnaire, services de bureau pour régler et corriger les problèmes relevés.

• Offrir des visites du bureau et l'intégration aux services de bureau aux nouveaux employés, aux transferts et aux visiteurs, au besoin.

6. Comité de santé et de sécurité (CSS)

• Agir comme représentant du bureau de Montréal au sein du Comité de santé et de sécurité (CSS); participer aux réunions régulières, contribuer aux inspections du milieu de travail et soutenir la mise en œuvre des politiques de santé et de sécurité et des mesures correctives, conformément à la législation de Québec applicable.

• Mettre à jour régulièrement les dossiers de santé et de sécurité, les rapports d’incident et les registres d’inspection ; signaler rapidement les dangers ou préoccupations détectés au ou à la gestionnaire des services de bureau ainsi qu’aux personnes-ressources de la gestion de l’immeuble.

7. Gestion des fournisseurs et approvisionnement

• Agir comme principal point de contact avec les fournisseurs pour les installations et les services de bureau — en coordonnant les bons de travail, en obtenant des soumissions et en assurant le suivi des travaux réalisés afin d'en garantir la qualité et la livraison en temps opportun.

• Gérer l’ensemble du courrier entrant et sortant, ainsi que les services de messagerie (Postes Canada, Federal Express, etc.) ; aviser les employés de la réception de colis ; distribuer le courrier entrant.

• Approuver les factures à payer liées à la cuisine, aux fournitures de bureau, aux services de messagerie et aux autres dépenses liées aux installations.

• Recueillir et numériser les reçus des dépenses effectuées sur la carte du service des services de bureau; les soumettre au moyen de GoExpense chaque vendredi, dans le strict respect des politiques de dépenses.

8. Développement durable et reddition de comptes

• Agir comme point de contact du bureau de Montréal pour l'équipe globale du développement durable de Bain, en étant responsable de la collecte, du suivi et de la transmission de données exactes sur les émissions de carbone; collaborer avec les parties prenantes locales et mondiales afin d'assurer l'intégrité des données et de soutenir les engagements environnementaux plus larges de l'entreprise.

• Une formation postsecondaire est un atout, incluant un diplôme d'études collégiales (DEC/cégep) et/ou un certificat ou un diplôme en bureautique ou en techniques de secrétariat.

• De trois à cinq ans d'expérience dans un environnement de services professionnels ou d'entreprise sont exigés; une expérience préalable dans un rôle opérationnel de premier plan constitue un atout.

• Capacité démontrée à travailler de façon autonome, à faire preuve d'un bon jugement et à gérer des priorités concurrentes dans un environnement au rythme rapide.

• Fort souci du service à la clientèle, assorti d'excellentes aptitudes interpersonnelles, communicationnelles et organisationnelles.

• Souci méticuleux du détail et capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion.

• Compétences avérées en gestion de projets; capacité à gérer les relations avec les fournisseurs et à coordonner la logistique auprès de multiples parties prenantes.

• Maîtrise de Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint.

• Capacité à soulever régulièrement des charges pouvant atteindre 20 lb; le poste exige de nombreux déplacements à pied sur place, y compris dans les escaliers.

• Flexibilité pour travailler en dehors des heures normales (8 h – 17 h) lorsque des événements ou des projets nécessitent une présence supplémentaire.

• Capacité à gérer les situations stressantes avec sang-froid, compréhension et tact.

RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

Cet affichage vise un poste vacant existant.

La langue de travail pour ce poste, situé au bureau de Montréal de Bain et Compagnie, est le français, et la maîtrise de cette langue, tant à l'oral qu'à l'écrit, est requise.

La maîtrise de l'anglais (à l'oral et à l'écrit) est également requise en raison de ce qui suit:

• Interactions régulières avec des collègues, des membres de la direction et des clients situés à l'extérieur du Québec, ailleurs au Canada et à l'international.

• Utilisation de logiciels ou de technologies offerts uniquement en anglais.

• Participation à des séances de formation nationales, régionales ou globales offertes uniquement en anglais.

La personne doit être légalement autorisée à travailler au Canada.

Mesures d'adaptation:

Bain s'engage à vous offrir une expérience de candidature accessible et équitable. Nous offrons des mesures d'adaptation raisonnables dans le cadre de notre processus d'entrevue. Si vous avez besoin d'une mesure d'adaptation pour réaliser les entrevues, veuillez communiquer avec votre recruteur, qui vous mettra en relation avec les Ressources humaines afin de discuter des mesures d'adaptation possibles. Nous n'autorisons pas l'utilisation d'outils d'intelligence artificielle pendant notre processus d'entrevue.

• Salaire de base se situant dans l’échelle annualisée à temps plein de 64 250 $ CA à 77 250 $ CA. Le positionnement dans cette échelle varie selon l'expérience, la formation, les permis ou certifications et le niveau de compétence.

• Prime de rendement annuelle discrétionnaire.

• Cotisation annuelle de l'employeur au régime de retraite correspondant à 10 % de la rémunération admissible (salaire de base et prime de rendement de l'année précédente), jusqu'à la limite annuelle permise par le gouvernement. Elle commence à s'accumuler dès le premier jour et est versée aux employés actifs à la fin février de chaque année.

Les programmes complets d'avantages sociaux et de bien-être de Bain comprennent:

• Bien-être: Des régimes d'assurance pour les employés et les personnes à leur charge admissibles qui vont au-delà de l'essentiel en offrant des ressources en santé mentale, émotionnelle et comportementale, des services de consultation et d'aide ainsi que des outils numériques de bien-être. Bain paie 100 % des primes individuelles et familiales de son régime d'assurance médicale complémentaire, dentaire et de la vue.

• Sécurité financière: Assurance vie, accident et invalidité, ainsi qu'une cotisation de retraite, lorsque la personne y est admissible.

• Flexibilité: Jours fériés payés, vacances, congés personnels, congés de maladie et mesures d'adaptation raisonnables.

• Apprentissage: Une culture de mentorat dans tous les rôles et des programmes complets de formation continue.

Avis de confidentialité / IA

Cliquez ici pour consulter l'avis de confidentialité de Bain, qui comprend des renseignements sur la façon dont l'IA peut être utilisée durant le processus de recrutement.