Adjoint·e Exécutif·ve À La Direction Générale

Description de l'entrepriseChez Publicis, on aime faire autrement et redéfinir les règles du jeu. Pour y arriver, on s’est entouré de gens qui travaillent
AVEC
nous, pas
POUR
nous. Ici, il y a des motivés qui ne laissent jamais tomber leur équipe, qui se retroussent les manches quand il le faut et qui célèbrent fort les réussites. Chez nous, l’attitude est aussi importante que le talent.
On ne craint pas l’échec puisque, pour nous, il n’existe pas. On essaie toutes sortes de choses et si le résultat n’est pas bon, on apprend et on recommence. Pour coller à cette philosophie, nous avons besoin de personnes responsables qui ont le goût de grandir, de s’épanouir et d’accompagner des marques d’ici dans leurs réflexions créatives.
Descriptif du postePublicis Canada recherche un·e adjoint·e exécutif·ve expérimenté·e pour soutenir la vice-présidente exécutive, directrice générale de Publicis Montréal.
Véritable bras droit de la direction, cette personne jouera un rôle central dans la gestion des priorités, la coordination des activités de direction et le suivi des décisions. Elle contribuera également à la planification et à la réalisation d’événements internes et externes.
Nous recherchons une personne hautement expérimentée, autonome et proactive, capable d’anticiper les besoins, de comprendre rapidement les enjeux et de faire avancer plusieurs dossiers avec rigueur, jugement et discrétion. Une personne de confiance sur qui la direction peut compter pour garder une vue d’ensemble, faciliter la prise de décision et s’assurer que les engagements se traduisent en actions concrètes.
ResponsabilitésSoutien exécutif & gestion des priorités
Développer une compréhension approfondie des priorités de la direction afin d’anticiper les besoins et d’organiser efficacement le quotidien.
Gérer de façon proactive les agendas, en proposant les arbitrages nécessaires et en protégeant le temps consacré aux priorités stratégiques.
Évaluer et prioriser les demandes entrantes avec discernement et jugement.
Gérer les courriels et la correspondance selon les besoins, préparer certaines réponses et assurer les suivis.
Assurer le suivi des dossiers stratégiques et contribuer activement à leur avancement
Soutenir certaines communications internes (rencontres d’équipe, messages clés, coordination d’informations)
Coordination des rencontres de direction et suivi des décisions
Participer aux rencontres de direction afin d’assurer la continuité entre les discussions, les décisions et leur mise en œuvre.
Préparer les ordres du jour, rassembler les documents nécessaires et coordonner les contributions des participant·e·s.
Synthétiser les décisions et consigner clairement les actions, les responsables et les échéances.
Assurer les suivis auprès des personnes concernées et maintenir une vue d’ensemble de l’avancement des dossiers.
Signaler les retards, les obstacles ou les éléments nécessitant une décision de la direction.
Coordonner certains projets et initiatives transversales confiés par la direction.
Présentations et communications
Préparer, structurer et mettre en forme des présentations et des documents destinés à la haute direction.
Transformer des informations variées et complexes en contenus clairs, synthétiques et soignés.
Contribuer à la préparation des rencontres stratégiques et des prises de parole de la direction.
Soutenir la préparation et la diffusion de certaines communications internes.
Gestion des déplacements et dépenses
Planifier, organiser et optimiser les déplacements d’affaires (vols, hébergement, transport, logistique)
Assurer la gestion et la soumission des comptes de dépenses, avec rigueur et dans le respect des politiques internes
Organisation & vie d’agence
Planifier et coordonner les événements internes, les rencontres d’équipe et les activités réunissant clients, partenaires et autres parties prenantes.
Prendre en charge l'ensemble de la logistique : échéanciers, invitations, lieux, fournisseurs, budgets et déroulement.
Coordonner les commandes de traiteur et de repas pour les rencontres et événements : choix des fournisseurs et des menus, prise en compte des restrictions alimentaires, commandes, livraison et mise en place.
Coordonner les contributions des équipes et des partenaires impliqués.
Préparer les documents et les éléments nécessaires aux interventions de la direction.
Qualifications
7 à 10 ans d'expérience pertinente, incluant une expérience significative dans un rôle d'adjoint·e exécutif·ve auprès de membres de la haute direction
Expérience démontrée dans la gestion d'agendas complexes, de priorités concurrentes et de dossiers confidentiels
Excellente capacité d’organisation, de priorisation et de gestion des suivis
Grande autonomie, rigueur, sens des responsabilités et capacité à prendre des initiatives
Capacité à évoluer avec aisance dans un environnement rapide, où les priorités peuvent évoluer et les enjeux être parfois ambigus
Excellente capacité de communication écrite et orale, en français et en anglais
Aisance avec les outils numériques et intérêt pour l’intelligence artificielle comme levier d’efficacité
Excellente capacité à synthétiser l’information, à exercer son jugement et à anticiper les besoins
Discrétion, tact et professionnalisme irréprochables dans la gestion d’informations sensibles et confidentielles
Présence au bureau requise
4 jours par semaine à Montréal
Informations complémentairesCe que nous offrons
Des congés fériés prolongés : profitez de l'ajout des lundis et vendredis lors des jours fériés provinciaux pour bénéficier de week-ends de quatre jours ainsi qu'une fermeture de nos bureaux en Noël et le Jour de l’An.
Un modèle de travail hybride qui allie flexibilité et collaboration.
Des assurances collectives complètes, incluant soins médicaux, dentaires, optiques, psychologiques et paramédicaux, ainsi que l'assurance salaire, et des soutiens en matière de fertilité et de transition de genre.
Un programme interne de soutien et d'accompagnement pour la fertilité, la transition de genre et contre le cancer.
Le programme "Work Your World",qui vous permet de travailler à distance jusqu'à 6 semaines dans n'importe quel pays où nous sommes présents.
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