Gestionnaire de bureau / Office Manager

FR | ENLa description du poste est présentée en français en premier, suivie de la version anglaise.The job description is provided in French first, followed by the English version.______________________________________________________________________________Qui nous sommesChez Nature's Touch, vous ne faites pas que bâtir une carrière : vous rejoignez une équipe dynamique qui croit à la collaboration, à la diversité et à l'apprentissage continu.Depuis 2004, nous avons grandi rapidement, passant d'une petite entreprise au Québec à un leader mondial dans la fabrication d'aliments surgelés de marque privée. Aujourd'hui, nous avons des usines modernes en Amérique du Nord et une présence en Australie, à Taïwan et au Japon. Nous sommes fiers de fournir nos produits à des millions de foyers dans le monde.Ce qui nous motive : la qualité, l'innovation et le respect de l'environnement.Nous construisons l'avenir des fruits surgelés - et nous aimerions que vous en fassiez partie !L'opportunitéCette personne relève du vice-président des Ressources humaines. Elle fait fonctionner notre tout nouveau bureau corporatif de Montréal - dès le premier jour. Elle met en place la façon dont le bureau fonctionne : les fournisseurs, les systèmes, les routines et la première impression que vit chaque visiteur et chaque nouvel employé. Elle sera le visage de Nature's Touch : la première personne que rencontrent nos visiteurs, nos partenaires et nos nouveaux employés, et celle qui incarne notre image et nos valeurs au quotidien. Quand le bureau roule sans accroc, tout le monde peut se concentrer sur ce qu'il fait de mieux. C'est ça, sa réussite.Ce que vous ferezEspace de bureau et équipementGérer l'espace de bureau au quotidien : demandes d'entretien, services de nettoyage, contrôle d'accès et conformité en matière de sécuritéGérer l'équipement et le mobilier du bureau - postes de travail, imprimantes, technologies audiovisuelles des salles de réunion et appareils de cuisine - incluant l'installation, les réparations et le remplacementCommander et suivre les fournitures et l'inventaire du bureau, dans le respect du budgetÊtre le principal point de contact avec la gestion de l'immeuble et le propriétaire pour les questions de bail, les réparations et les enjeux touchant l'immeubleBâtir et gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de services (traiteurs, messagerie, nettoyage, entretien)Accueil, courrier et soutien administratifAccueillir les visiteurs et répondre aux appels entrantsRecevoir, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisons; coordonner les envois sortants et les services de messagerieSoutenir la planification des horaires, la coordination des réunions et la logistique sur placeTenir à jour les systèmes de classement et les dossiers du bureau, numériques et papierÉvénements corporatifs et expérience employéPlanifier et organiser les événements corporatifs du début à la fin - dîners d'équipe, célébrations, assemblées générales, activités hors site et visites de partenairesCoordonner la logistique d'accueil des nouveaux employés : installation du poste de travail, cartes d'accès et trousse de bienvenueSoutenir les communications internes : annonces, politiques du bureau et invitations aux événementsSanté, sécurité et budgetVeiller à ce que le milieu de travail respecte les normes de santé et de sécurité; tenir à jour les procédures d'urgence et les contactsGérer la documentation d'assurance liée aux locauxSuivre les budgets du bureau et traiter les facturesTrouver des façons d'automatiser les tâches administratives répétitives à l'aide d'outils d'intelligence artificielle et de Microsoft 365Ce que vous apportezMinimum 5 ans d'expérience en administration ou en gestion de bureauExpérience dans l'organisation d'événements corporatifs et la gestion de fournisseursExcellent sens de l'organisation : vous gérez plusieurs priorités à la fois sans perdre de vue les détailsExcellentes compétences en communication écrite et oraleExpérience concrète avec des outils d'intelligence artificielle (comme Claude) pour simplifier le travail administratif - rédaction de correspondance, résumé de documents, automatisation des horaires ou création de flux de travail simplesMaîtrise de Microsoft 365 et d'outils de base en tenue de livres ou en gestion des dépensesDiscrétion et professionnalisme - vous aurez accès à des renseignements sensibles de l'entrepriseExpérience dans l'ouverture d'un nouveau bureau ou la gestion d'un déménagement, un atoutLa maîtrise du français et de l'anglais est requise pour ce poste. Le français est nécessaire pour collaborer avec les équipes, les employés et les visiteurs du bureau de Montréal et pour respecter les exigences linguistiques du Québec. L'anglais est nécessaire pour collaborer avec les collègues, les partenaires et les fournisseurs ailleurs au Canada, aux États-Unis et au Mexique, dans le cadre des fonctions liées à ce rôle.À quoi s'attendreContributeur individuel. Aucun employé à gérer. Vous travaillerez de près avec le vice-président des Ressources humaines, l'équipe RH et les leaders des départements corporatifs.Rôle de bâtisseur. Le bureau est nouveau : vous créerez les processus, la liste de fournisseurs et les routines, plutôt que d'en hériter.Travail concret. Vous vous occuperez vous-même des détails, de la livraison à la porte jusqu'à l'installation d'un événement.Automatisation et IA. Vous repérerez les tâches administratives à automatiser et utiliserez des outils d'IA pour les rendre plus rapides.Conditions de travailPoste permanent à temps plein, du lundi au vendredi, 40 heures par semaineBasé temporairement à notre bureau actuel de Ville Saint-Laurent, QC, avec un déménagement prévu en février 2027 dans notre nouveau bureau corporatif du Vieux-MontréalModèle hybride - minimum 3 jours par semaine au bureauUne certaine flexibilité est requise pour les journées d'événements et les livraisons prévuesLe français est la langue principale de travail au bureau de Montréal et est nécessaire pour collaborer avec les équipes et les employés sur place. L'anglais est utilisé dans le cadre des fonctions du poste pour collaborer avec les équipes et les partenaires ailleurs au Canada, aux États-Unis et au MexiquePourquoi nous rejoindreBâtir un tout nouveau bureau corporatif à partir de zéro et y laisser votre marqueFaire partie d'une entreprise en pleine expansion, avec une culture collaborativeTravailler avec une équipe qui valorise l'innovation, la responsabilisation et le soutien mutuel__________________________________________________________________________Who We AreAt Nature's Touch, you're not just building a career; you're joining a trailblazing team that believes in the power of collaboration, diversity, and continuous learning.Since 2004, we've been on a fast-growing journey from a small startup to a global leader in private-label frozen food manufacturing. With modern facilities across North America - including two plants in the U.S. and one in Mexico - we proudly supply millions of households worldwide. What drives us is simple: a commitment to quality, innovation, and sustainability.We're shaping the future of frozen fruit - and we'd love for you to be part of that growth. At Nature's Touch, growth opportunities are everywhere!The OpportunityReporting to the VP of Human Resources, the Office Manager makes our brand-new Montreal corporate office work - from day one. You'll set up how the office runs: the vendors, the systems, the routines, and the first impression every visitor and new hire gets. You'll be the face of Nature's Touch: the first person our visitors, partners, and new hires meet, and the one who brings our image and values to life every day. When the office runs smoothly, everyone else can focus on what they do best. That's your win.What You'll DoOffice Space & EquipmentManage the office space day to day: maintenance requests, cleaning services, security access, and safety complianceManage office equipment and furniture - workstations, printers, meeting-room AV, and kitchen appliances - including setup, repairs, and replacementOrder and track office supplies and inventory, within budgetAct as the main contact with building management and the landlord for lease matters, repairs, and building-wide issuesBuild and manage relationships with vendors and service providers (catering, couriers, cleaning, maintenance)Reception, Mail & Administrative SupportWelcome visitors and handle incoming callsReceive, sort, and distribute mail, packages, and deliveries; coordinate outgoing shipments and courier servicesSupport scheduling, meeting coordination, and on-site logisticsMaintain filing systems and office records, digital and physicalCorporate Events & Employee ExperiencePlan and run corporate events from start to finish - team lunches, celebrations, town halls, offsites, and partner visitsCoordinate onboarding logistics for new hires: workstation setup, access badges, and welcome materialsSupport internal communications: announcements, office policies, and event invitationsHealth, Safety & BudgetMake sure the workplace meets health and safety regulations; maintain emergency procedures and contactsManage insurance documentation for the office spaceTrack office budgets and process invoicesFind ways to automate routine admin work using AI tools and Microsoft 365What You Bring5+ years of experience in office administration or office managementExperience planning corporate events and managing vendorsStrong organizational skills: you juggle many priorities without losing track of the detailsExcellent written and verbal communicationHands-on experience using AI tools (such as Claude) to streamline admin work - drafting correspondence, summarizing documents, automating scheduling, or building simple workflowsProficiency with Microsoft 365 and basic bookkeeping or expense toolsDiscretion and professionalism - you'll have access to sensitive company informationExperience opening a new office or managing an office move is an assetProficiency in both French and English is required for this position. French is necessary to collaborate with teams, employees, and visitors at the Montreal office and to meet Quebec's language requirements. English is necessary to collaborate with colleagues, partners, and vendors in the rest of Canada, the United States, and Mexico, as part of the duties associated with this role.What to ExpectIndividual contributor role. No direct reports. You'll work closely with the VP of Human Resources, the HR team, and leaders across corporate departments.A builder role. The office is new - you'll create the processes, vendor list, and routines rather than inherit them.Hands-on. You'll handle the details yourself, from the delivery at the door to the event setup.Automation and AI. You'll find admin tasks to automate and use AI tools to make them faster and smarter.Working ConditionsFull-time, permanent position, Monday to Friday, 40 hours per weekTemporarily based at our current Ville Saint-Laurent, QC office, with a move to our new corporate office in Old Montreal expected in February 2027Hybrid work model - minimum 3 days per week in the officeSome flexibility is needed for event days and scheduled deliveriesFrench is the primary working language at the Montreal office and is necessary to collaborate with on-site teams and employees. English is used as part of the position's duties to collaborate with teams and partners in the rest of Canada, the United States, and MexicoWhy Join UsBuild a brand-new corporate office from the ground up and make it your ownBe part of an expanding, global company with a collaborative cultureWork with a team that values innovation, accountability, and mutual support

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