coordonnateur-trice de bureau et adjoint-e administratif-ve bilingue.

Vous cherchez un rôle stimulant où votre polyvalence et votre rigueur feront une réelle différence au quotidien ? Un cabinet d'avocats réputé à l'échelle nationale pour son dévouement envers la justice recherche activement une perle rare pour occuper un poste d'adjoint·e et coordonnateur·trice de bureau bilingue au centre-ville de Montréal.

L’objectif principal du poste de Coordonnateur(trice) de bureau bilingue et adjoint(e) administratif(ve) est de soutenir le cabinet dans la gestion ordonée, diligente et efficiente du bureau ainsi que de collaborer avec l’équipe afin d’assurer le bon fonctionnement du cabinet. Ce rôle convient particulièrement à une personne motivée, organisée, adaptable et proactive.

Il s’agit d’un poste à temps plein (environ 37,5 heures par semaine), en présentiel, au sein d'un nouveau bureau au centre-ville de Montréal.

Ce poste conviendra à une personne parfaitement bilingue, motivée, organisée, adaptable et qui fait preuve d’initiative. Cette personne sera la principale coordonnatrice ou le principal coordonnateur du bureau de Montréal, responsable de la réception, des tâches administratives générales et du soutien administratif à l’équipe juridique.

Prêt·e à propulser votre carrière et à vous investir dans un environnement de travail profondément humain et gratifiant ? Envoyez-nous votre candidature dès maintenant pour saisir cette opportunité exceptionnelle !

Avantages
- Role permanent temps plein ( 37.5hr/semaine)
- 100 % presentiel ( magnifiques bureaux au centre-ville de Montreal)
- Potentiel de developpement de carriere
- Salaire competitif

Responsabilités
Responsabilités clés

- Assurer l’accueil des visiteurs, répondre au téléphone, prendre les messages et acheminer les appels.

- Gérer les opérations quotidiennes du bureau.

- Commander, organiser et gérer les fournitures de bureau et les inventaires.

- Maintenir la propreté et le bon fonctionnement du bureau, incluant le service de café.

- Organiser les réunions, y compris la préparation des documents, la commande de repas et le soutien logistique

- Préparer la salle de réunion et les équipements audiovisuels.

- Effectuer la mise en place et le rangement avant et après les réunions.

- Recevoir, trier et distribuer le courrier et les colis.

- Effectuer la numérisation et la photocopie de documents.

- Coordonner les déplacements professionnels.

- Gérer les calendriers et les rendez-vous avec Outlook.

- Maintenir les systèmes de rappel électroniques et physiques.

- Effectuer les conciliations mensuelles des dépenses.

- Organiser et maintenir les systèmes de classement électroniques et papier.

- Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents.

- Fournir tout autre soutien administratif requis.

Qualifications
La personne idéale :

- Est parfaitement bilingue (français et anglais), à l’oral comme à l’écrit.

- Détient un diplôme en administration ou en assistance juridique, ou une expérience équivalente.

- Possède au moins 1 an d’expérience pertinente.

- Démontre de solides compétences en gestion du temps, en communication et en organisation, ainsi qu’une grande autonomie.

Compétences souhaitées :

- Excellentes aptitudes techniques et souci du détail.

- Fortes capacités organisationnelles et esprit d’équipe.

- Maîtrise de Microsoft Office.

- Capacité à gérer un environnement dynamique et des priorités changeantes.

- Autonomie, proactivité et fiabilité.

- Excellentes compétences interpersonnelles et communicationnelles.

- Capacité à travailler sous pression.

Notre client exerce ses activités au Canada. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:
-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base quotidienne
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Sommaire
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