Adjointe administrative ou adjoint administratif (Temporaire 14 mois) - Service des communications et des relations publiques

La Ville de Salaberry-de-Valleyfield emploie actuellement plus de 350 employés répartis dans 13 services municipaux. Elle propose une multitude d’emplois stimulants dans un environnement de travail dynamique. Elle compte se positionner comme une ville-phare audacieuse, dynamique et prospère en misant sur des services diversifiés et de qualité auprès des citoyens du territoire.

Le Service des communications et des relations publiques est présentement à la recherche d'une adjointe administrative ou d'un adjoint administratif temporaire pour un remplacement de congé de maternité/parental d'une durée d'environ 14 mois. Le Service assure l'ensemble des communications internes et externes, comprenant entre autres les campagnes de promotion, les conférences de presse, les communiqués, la gestion et l'image de la Ville et des médias sociaux.

Joignez-vous à une équipe collaborative où faire la différence est notre fierté!

Description du poste 

Sous la responsabilité de la directrice du service, le titulaire de l'emploi assure diverses tâches touchant les activités du service ainsi qu'un soutien administratif à l'ensemble de l'équipe. Plus précisément, la personne assumera les responsabilités suivantes :

• Rédiger, réviser ou préparer divers documents, tels que des formulaires, des lettres, des ententes spécifiques et des publications produites par le Service;
• Planifier, organiser et coordonner des réunions, comités, rencontres et activités, en assurant une préparation rigoureuse et structurée;
• Coordonner divers suivis administratifs liés à des plans d'action, ententes, processus, activités, échéances, etc.;
• Apporter un soutien dans la planification globale des activités, proposer et mettre en place des idées pour optimiser les méthodes de travail;
• Assurer les suivis et la logistique de certains événements internes et externes sous la responsabilité du Service;
• Assurer la production du journal interne destiné aux employés;
• Assurer le suivi de la facturation, assister l'équipe dans les projections budgétaires ainsi que le suivi du budget, faire des demandes de prix et procéder à la création de commandes dans le respect des règles internes et des délais de traitement;
• Veiller à offrir un service à la clientèle interne ou externe de qualité en traitant diverses demandes ou en assurant les suivis aux personnes concernées;
• Prendre en charge le classement papier et électronique de dossiers selon les normes en vigueur;
• Procéder à l'entrée et la mise à jour des données ainsi que créer et extraire des rapports dans différents systèmes afin d'assurer la fiabilité des informations utilisées;
• Assurer le suivi des demandes téléphoniques, électroniques ainsi qu’en présence;
• Remplacer occasionnellement la commis services aux citoyens et requêtes à l'accueil de l'hôtel de Ville lors de divers congés;
• Et plus encore!

Profil recherché

• Sens des priorités, de l’organisation, de l’initiative et de l’autonomie et capacité de prendre en charge les dossiers;
• Sens du jugement et habileté à gérer plusieurs priorités simultanément;
• Discrétion, sens de l'éthique et de la confidentialité;
• Capacité d’adaptation, polyvalence et proactivité;
• Habiletés à être en mode solutions et à s'adapter;
• Diplomatie, facilité à travailler avec divers types de clientèle et approche axée sur le service client;
• Bonne gestion du stress et des imprévus;
• Collaboration et travail d'équipe.

Exigences

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou bureautique, ou l'équivalence;
• Expérience pertinente dans un emploi similaire;
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
• Avoir une excellente connaissance de la Suite Microsoft 365 (dont les applications Word, Excel, Teams, Outlook, Powerpoint, Forms) et facilité avec les logiciels technologiques;
• Fortes habiletés avec PowerPoint et aisance avec Canva un atout.

Conditions 

• Salaire 2024 : 29,55$ à 36,30$ (salaire 2026 en révision);
• Horaire sur 4 jours et demi (Congé le vendredi après-midi) - 32,5h/semaine;
• Mandat temporaire (14 mois) - Remplacement de congé de maternité et parental.

Pour postuler  

La Ville de Salaberry-de-Valleyfield a adopté un programme d’accès à l’égalité en emploi afin de permettre aux femmes, aux autochtones, aux handicapés et aux minorités visibles et ethniques de se joindre à son organisation. Des mesures d’adaptations peuvent être offertes aux personnes handicapées. Nous remercions les postulants pour leur intérêt, mais nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus. Il est possible que nos communications se dirigent dans votre boîte d'indésirables, s'il vous plait veuillez en faire la vérification.