Technicien(ne) administratif(ve)

Job Responsibility:

Avec plus de 1 000 municipalités et MRC membres, la Fédération québécoise des municipalités (FQM) a pour mission de défendre les intérêts politiques et économiques des régions. Vous collaborerez à faire du Québec de demain le Québec de toutes les régions en permettant aux municipalités du territoire d'offrir des milieux de vie dynamiques et prospères à leurs citoyens, en leur donnant accès à des services de qualité, dans le respect des réalités régionales.

La direction de la performance énergétique et décarbonation a pour mission de soutenir les organisations municipales notamment dans leurs efforts de décarbonation et à travers les défis liés à la transition énergétique (programme Éco Énergie 360 et développement de projets en énergie renouvelable.

Dans le cadre de son essor, la direction est à la recherche d'un(e) technicien(ne) administratif(ve) dynamique et proactif(ve) pour compléter l'équipe en place. Il s'agit d'un poste permanent en mode hydride (3 jours en présentiel et 2 jours en télétravail).

TON QUOTIDIEN À LA FQM

Tu auras à travailler en étroite collaboration avec la directrice du service et les membres de l'équipe, effectuant diverses tâches administratives et de suivi. Tu joueras un rôle clé dans le développement du service: tu seras notamment responsable de la facturation et des diverses redditions de comptes avec les gestionnaires de l'équipe ainsi que de diverses tâches reliées à la planification des événements et agendas. Ton soutien à la production de matériel de présentation (power point) et autres documents sera non seulement valorisé, mais considéré comme un élément clé de ta collaboration avec l'équipe.

LE RÔLE QUI T'ATTEND

• Collaborer à la réalisation des activités du service en effectuant le suivi et le contrôle administratif des divers dossiers et projets spécifiques ;

• Soutenir la direction dans la gestion et le suivi des opérations selon les processus internes en place ;
• Assister la direction dans la reddition de compte des subventions et le contrôle budgétaire ;
• Gérer, concilier et assurer le suivi de l'agenda de la direction et des directeurs de division ;
• Planifier et organiser les ressources matérielles nécessaires au service ;
• Effectuer différentes recherches, compiler, analyser et synthétiser des données afin de produire des rapports sur les activités de la direction ou du service ;
• Assurer le processus de facturation du service incluant le traitement des réclamations de dépenses de l'équipe ainsi que la planification de leurs déplacements (billets et hébergement);
• Agir à titre de personne ressource sur toute question ou précision concernant la facturation ;
• Agir à titre de responsable de la mise en place, du maintien et de l'évolution des systèmes de classement et de facturation en conformité avec les obligations légales applicables ;
• Élaborer, concevoir, rédiger et proposer les outils, processus et procédures pour l'ensemble des activités administratives de la direction en vue d'améliorer l'efficience et l'efficacité opérationnelle ;
• Accompagner et soutenir l'équipe dans la réalisation des différents projets du service et de son développement ;
• Rédiger des projets présentation PPT et de différents documents de suivi ;
• Collaborer avec les différents membres de l'équipe et les équipes internes ;
• Effectuer toute autre tâche connexe pour le bon fonctionnement du service.

POURQUOI TE JOINDRE À NOUS ?

Ce qui nous distingue :

• Rémunération concurrentielle
• Notre généreux régime d'assurances collectives, incluant les protections dentaire et oculaire
• La participation conjointe à un régime de retraite (cotisations 5 % employeur; 5 % employé)
• Un minimum de 3 semaines de vacances annuelles dès l'entrée en fonction
• Une banque de 6 congés flexibles pour raisons personnelles
• Congés payés entre Noël et le jour de l'An
• 13 journées fériées par année

Et plus encore :

• Les vendredis après-midi en congé tout l'été
• Des activités sociales et sportives
• Programme de reconnaissance pour souligner les évènements professionnels et personnels importants
• Tous les équipements informatiques qu'il te faut pour bien travailler, tant au bureau qu'à la maison
• On encourage le développement de tes compétences par de la formation continue
• Tu auras accès à des collègues aux expertises et aux profils diversifiés qui viendront enrichir ton quotidien et ton développement

LE PROFIL QU'ON RECHERCHE

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, finances, en bureautique ou toute autre formation jugée pertinente ;
• Posséder un minimum de 3 à 5 ans d'expérience pertinente ;
• Maîtriser parfaitement la langue française tant à l'oral qu'à l'écrit ;
• Posséder une grande facilité de communication verbale et écrite ;
• Maîtriser parfaitement les principaux outils informatiques suivants : Suite Microsoft 365 (Word, Excel, Power Point, Teams) et avoir de l'ouverture envers l'utilisation de nouvelles technologies (par exemple Asana ou autre logiciel de suivi de projet) ;
• Connaître le milieu municipal (atout) ;
• Se démarquer par son sens l'organisation et sa rigueur au travail ;
• Posséder une compétence marquée en planification et avoir une bonne vision globale sur l'ensemble des projets ;
• Être capable de travailler sous pression et gérer plusieurs tâches en simultané;
• Être méticuleux(se) et attentif(ve) aux détails ;
• Être autonome, débrouillard(e) et avoir un bon sens de l'initiative ;
• Être un(e) bon(ne) joueur(euse) d'équipe.

Toute combinaison de formation et d'expérience professionnelle et toute autre expérience jugée pertinente seront considérées.