Réceptionniste bilingue et assistant(e) administratif(ve) / Bilingual Receptionist and Administrative Support (Laval, QC Canada)

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Réceptionniste bilingue et assistant(e) administratif(ve) / Bilingual Receptionist and Administrative Support (Laval, QC Canada)

En tant que membre à part entière de l'équipe, vous incarnerez l'image de l'entreprise et contribuerez au professionnalisme du bureau grâce à votre expertise administrative et à un service client bilingue de qualité supérieure. Le candidat retenu pour ce poste aura l'opportunité de faire partie d’une équipe dynamique qui fournit un service bilingue de qualité aux clients internes et externes. Il fera preuve d'un sens aigu du service client au quotidien et jouera un rôle clé dans le succès du bureau en apportant un soutien administratif exemplaire à toutes les équipes.

Nous recherchons actuellement un(e) réceptionniste / assistant(e) administratif(ve) bilingue à temps plein pour rejoindre notre équipe!

Il s'agit d'un poste en au cabinet, et vous devez être bilingue (français et anglais) pour pouvoir postuler à ce poste.

Responsabilités principales

Accueil et réception

• Accueillir les visiteurs et clients en personne, de manière professionnelle et bilingue (français/anglais), cinq (5) jours par semaine.
• Répondre, filtrer et acheminer les appels téléphoniques.
• Assister les assurés ou fournisseurs se présentant au bureau afin de les diriger vers les experts en sinistre ou les responsables appropriés.
• Gérer l’émission de bons de stationnement.
• Effectuer la réservation et la coordination des salles de réunion.
• Assurer le relais des appels pour d’autres succursales en cas de fermeture des bureaux des clients.

Gestion des livraisons et services généraux

• Recevoir, vérifier et accuser réception des livraisons.
• Assurer la distribution interne et informer les destinataires des colis reçus.
• Acheminer les livraisons destinées aux équipes.
• Traiter certaines factures intersuccursales.

Gestion des dossiers

• Effectuer les demandes de rapports de police.
• Assurer le suivi des demandes et transmettre les documents reçus aux experts en sinistre.
• Classer les documents dans les dossiers électroniques et consigner les notes appropriées.
• Procéder au paiement des factures ISB via Concur.

Gestion du courrier

• Réceptionner, ouvrir, dater et numériser le courrier entrant.
• Associer les documents aux dossiers concernés et inscrire des notes pour les experts.
• Préparer et expédier le courrier sortant, en français et en anglais.
• Gérer les envois recommandés.
• Préparer les expéditions Purolator.
• Préparer et distribuer des enveloppes préaffranchies aux équipes internes et aux employés en télétravail.

Soutien administratif aux équipes

• Envoyer des chèques, correspondances et documents légaux aux équipes internes.
• Remettre les chèques aux assurés, obtenir les signatures requises, numériser les preuves et les intégrer aux dossiers.
• Numériser et traiter les documents remis en main propre.
• Assurer la transmission des documents aux experts et leur intégration dans les systèmes.
• Effectuer diverses tâches administratives : numérisation, montage de documents, envoi de rapports, etc.

Environnement et conditions de travail

Nous encourageons les candidatures des personnes en situation de handicap. Des aménagements sont possibles sur demande tout au long du processus de recrutement et d'évaluation.

Candidatures spontanées – Agences de recrutement

Nous n'acceptons pas les candidatures spontanées d’agences de recrutement et demandons à ces dernières de ne pas contacter directement nos employés ou nos gestionnaires pour nous présenter des candidats. Veuillez noter que nous NE verserons AUCUNE commission pour un placement résultant de la réception d'une candidature spontanée et que toute candidature spontanée sera considérée comme une information publique. Nous accueillons favorablement les candidatures envoyées directement par les candidats.

#ClaimsPro/IndemniPro

As an integral member of the team, you will be the face of the company, adding to the professionalism of the corporate office by bringing the highest level of expertise in administrative skills and demonstrating a superior level of (bilingual) customer service. The successful candidate for this position will have the opportunity to participate as part of a dynamic team that provides quality (bilingual) service to internal and external clients. They will display their customer service centric approach inherent in their day-to-day activities and will be a key contributor to the success of the office by providing excellent administrative support to all teams.

We have an existing opportunity to add a Full-time Bilingual Receptionist / Administrative Support member to our team!

This is an in-office position, and you must be bilingual in French and English to qualify for this role.

Key Responsibilities

Reception and Front Desk

• Welcome visitors and clients in person in a professional and bilingual manner (French/English), five (5) days per week.
• Answer, screen, and route phone calls.
• Assist policyholders or suppliers visiting the office by directing them to claims adjusters or the appropriate contacts.
• Manage parking pass issuance.
• Book and coordinate meeting rooms.
• Handle incoming calls for when client offices are closed.

Deliveries and General Services Management

• Receive, verify, and acknowledge deliveries.
• Ensure internal distribution and notify recipients of received packages.
• Forward deliveries intended for teams.
• Process certain inter-branch invoices.

File Management

• Request police/fire reports.
• Follow up on requests and forward received documents to claims adjusters.
• File documents in electronic records and record appropriate notes.
• Process ISB invoice payments via Concur.

Mail Management

• Receive, open, date-stamp, and scan incoming mail.
• Match documents with the appropriate files and add notes for adjusters.
• Prepare and send outgoing mail in both French and English.
• Manage registered mail.
• Prepare Purolator shipments
• Prepare and distribute prepaid envelopes to internal teams and remote employees.

Administrative Support to Teams

• Send cheques, correspondence, and legal documents to internal teams
• Deliver cheques to policyholders, obtain required signatures, scan proof of remittance, and upload to files.
• Scan and process documents delivered in person.
• Ensure documents are forwarded to adjusters and integrated into systems.
• Perform various administrative tasks: scanning, document assembly, sending reports, etc.

We welcome and encourage applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates throughout the recruitment and assessment process.

Unsolicited Outreach Statement – Recruitment Agencies

We will not accept unsolicited resume submittals from third-party recruiters and hereby request agencies to not contact our employees or managers directly to present candidates. Be advised we will NOT pay a fee for any placement resulting from the receipt of an unsolicited resume and will consider any unsolicited resumes forwarded public information. We welcome resumes submitted directly from candidates.

#ClaimsPro/IndemniPro