AEDN - Adjoint(e) juridique / Legal Assistant

Adjoint(e) juridique – Bureau de gestion de patrimoine familial (Family Office)

Résumé du poste

L’ adjoint(e) juridique soutient les fonctions juridiques et de gouvernance corporative du bureau de gestion de patrimoine familial (Family Office) en assurant la tenue des registres corporatifs, la coordination de la documentation juridique et le maintien à jour des dossiers corporatifs. Ce poste travaille en étroite collaboration avec les équipes internes, les conseillers juridiques externes, les comptables et les institutions financières.

Principales responsabilités

• Tenir à jour les livres de procès-verbaux et les registres corporatifs obligatoires.
• Préparer et coordonner les résolutions annuelles ainsi que les déclarations et dépôts corporatifs requis.
• Maintenir les registres corporatifs des administrateurs, dirigeants, actionnaires et titres de participation.
• Coordonner l’exécution des documents juridiques et assurer le suivi des signatures requises.
• Maintenir et mettre à jour les organigrammes corporatifs.
• Organiser et gérer les ententes juridiques ainsi que les dossiers corporatifs.
• Assurer la liaison avec les conseillers juridiques externes et autres professionnels-conseils.
• Participer aux constitutions de sociétés, réorganisations, financements, acquisitions et autres transactions corporatives.
• Coordonner les recherches corporatives, l’obtention de certificats et la documentation de conformité.
• Maintenir les systèmes de classement juridique, tant électroniques que physiques.
• Soutenir les réunions du conseil d’administration en préparant la documentation corporative et les documents de réunion.
• Participer à des projets spéciaux liés aux affaires juridiques et à la gouvernance corporative, selon les besoins.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration juridique, techniques juridiques (parajuridique) ou dans un domaine connexe.
• De 3 à 5 années d’expérience en droit corporatif, en administration juridique ou dans un rôle similaire.
• Expérience dans la tenue des livres de procès-verbaux et des dossiers corporatifs.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et souci exceptionnel du détail.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes électroniques de gestion documentaire.
• Capacité à gérer des renseignements confidentiels avec professionnalisme, discrétion et jugement.

Compétences clés

• Gestion des dossiers corporatifs
• Organisation et gestion documentaire
• Gouvernance corporative
• Confidentialité et discrétion
• Rigueur et souci du détail
• Gestion des priorités et respect des échéances
• Communication et collaboration
• Coordination administrative et juridique
• Esprit d’initiative et autonomie
• Professionnalisme et jugement d’affaires

English below...

Legal Assistant – Family Office

Position Summary

The Legal Assistant supports the legal and corporate governance functions of the Family Office by maintaining corporate records, coordinating legal documentation, and ensuring corporate records remain accurate and up to date. This role works closely with internal teams, external legal counsel, accountants, and financial institutions.

Key Responsibilities

• Maintain corporate minute books and statutory records.
• Prepare and coordinate annual corporate resolutions and regulatory filings.
• Maintain corporate registers for directors, officers, shareholders, and securities.
• Coordinate the execution of legal documents and track required signatures.
• Maintain and update corporate organizational charts.
• Organize and maintain legal agreements and corporate records.
• Liaise with external legal counsel and other professional advisors.
• Assist with incorporations, reorganizations, financings, acquisitions, and other corporate transactions.
• Coordinate corporate searches, certificates, and compliance documentation.
• Maintain electronic and physical legal filing systems.
• Support board meetings by preparing corporate documentation and meeting materials.
• Assist with special legal and corporate governance projects as required.

Qualifications

• Diploma or degree in Legal Administration, Paralegal Studies, or a related field.
• 3 to 5 years of experience in corporate law, legal administration, or a similar role.
• Experience maintaining corporate minute books and legal records.
• Strong organizational skills with exceptional attention to detail.
• Proficiency with Microsoft Office and electronic document management systems.
• Ability to manage confidential information with professionalism, discretion, and sound judgment.

Core Competencies

• Corporate records management
• Document and information management
• Corporate governance support
• Confidentiality and discretion
• Attention to detail and accuracy
• Organization and time management
• Communication and interpersonal skills
• Administrative and legal coordination
• Initiative and self-motivation
• Professionalism and business judgment
• Ability to manage multiple priorities and deadlines
• Collaboration with internal and external stakeholders