Gestionnaire de site

Compagnons Éternels est une entreprise en pleine croissance, spécialisée dans l’accompagnement funéraire des familles ayant perdu leur animal de compagnie. Présente au Québec et en Ontario, notre mission est d’offrir des services empreints d’empathie, de respect et de dignité, en soutenant à la fois les familles et les équipes vétérinaires avec lesquelles nous collaborons étroitement. Nous croyons que chaque membre de notre équipe contribue à notre mission.

SOMMAIRE DU POSTE

Nous sommes à la recherche d'un(e) gestionnaire de site qui agira comme point central des opérations de notre succursale de Gloucester. Véritable pilier de l'équipe, cette personne assure le bon fonctionnement quotidien de l'emplacement : elle gère et oriente l'équipe sur les priorités opérationnelles, fait le pont entre le service à la clientèle et les opérations, veille à l'entretien du bâtiment et produit les rapports nécessaires à une gestion rigoureuse des dossiers des animaux. Plus qu'un simple rôle d'exécution, ce rôle demande une capacité à prioriser, organiser et prendre des décisions au quotidien afin d'assurer une gestion cohérente et fiable de la succursale. L'objectif n'est pas dans une logique de volume, mais dans un souci constant de qualité.

Le rôle inclut également la participation à certains services spécialisés, notamment la manipulation professionnelle et respectueuse des dépouilles d'animaux, dans le strict respect des procédures de l'entreprise et avec tout le professionnalisme que ce type de service exige.

Ce poste ne convient pas à une personne en quête d'une routine bien définie. Nous cherchons une personne qui souhaite s'investir pleinement dans le succès de l'entreprise et devenir la ressource de référence pour cette succursale : quelqu'un qui sait prendre les choses en main, anticiper les besoins, proposer des solutions concrètes, et qui trouve sa satisfaction dans un rôle terrain, opérationnel, empreint d'empathie, mais où le jugement et l'initiative font toute la différence.

RESPONSABILITÉS

Coordination des opérations

• Assurer le bon déroulement des activités quotidiennes (service client, objectifs, faire les commandes, etc.) ;

• Gérer le personnel du site, incluant l’équipe des conseillères aux familles, l’équipe des opérateurs ainsi que l’agent de transfert animalier ;

• Gérer les horaires du personnel, les absences et la répartition des tâches ;

• Assurer du respect des politiques et procédures internes ;

• Agir comme personne clé pour la répartition des animaux (entrées et sorties) ;

• Assurer le suivi des KPI : taux de réponse aux appels, taux de messages répondus, etc. ;

• Soutenir l'équipe, au besoin, dans la prise en charge des services (ex : lors de remplacement d’un employé absent) ;

• Veiller à l'entretien du bâtiment et signaler/coordonner les interventions nécessaires (ex : s’assurer que le déneigement est fait) ;

• Effectuer les changements requis dans les systèmes de téléphonie pour les différents sites ;

• Manipulation occasionnelle d’animaux (effectuer les empreintes d'animaux et manipuler les cendres).

Service à la clientèle

• Assurer une communication fluide et une collaboration efficace entre les opérations et le service à la clientèle ;

• Assurer les suivis clients et veiller à la satisfaction de la clientèle ;

• Répondre aux appels et aux courriels, afin de soutenir l’équipe en cas d’absence ;

• Traiter les paiements des clients ;

• Accueillir les clients et réaliser certains services commémoratifs spécifiques.

Gestion du site et des installations

• Assumer l'entière responsabilité de la gestion du site et des installations (entretien, maintenance, etc.) et en assurer la propreté, la sécurité et la conformité ;

• Gérer les fournisseurs externes (ex. : personne-ressource pour l'entretien de l'unité locative) ;

• Appliquer les normes d'hygiène, de biosécurité et de santé-sécurité ;

• Veiller au respect des procédures de traçabilité et de manipulation ;

• Réaliser des inspections internes et en documenter les résultats.

Inventaire et administration

• Rédiger et produire des rapports périodiques (volumes, incidents, besoins) ;

• Assurer la tenue des dossiers (clients et animaux) et la saisie des données ;

• Gérer les inventaires (urnes, fournitures, équipements et plus encore).

EXIGENCES

• Diplôme ou formation pertinente dans un domaine connexe (administration, gestion des opérations, etc.)

• Minimum 5 ans d'expérience dans un rôle similaire de gestion, ou dans un domaine connexe ;

• Bilinguisme requis (français et anglais, parlé et écrit) ;

• Aisance avec les outils informatiques (suite Microsoft Office, CRM, Teams).

PROFIL

Notre équipe recherche une personne qui possède :

• Une expérience en coordination des opérations, service client ou administration (milieu animalier, vétérinaire ou funéraire : un atout) ;

• Expérience ou connaissance en entretien de bâtiment ou gestion de site (un atout) ;

• Excellentes aptitudes de gestion de priorités et d’organisation ;

• Aisance avec les outils informatiques (CRM, Teams, logiciels internes) ;

• Connaissance des normes de santé et sécurité et biosécurité ;

• Capacité à travailler dans un environnement impliquant des animaux décédés ;

• Capacité à manipuler des charges de 50 lb et plus ;

• Excellentes capacités communicationnelles et relationnelles ;

• Autonomie, fiabilité et sens des responsabilités ;

• Professionnalisme, rigueur et souci du détail ;

• Proactivité et capacité d’anticipation ;

• Esprit structuré et gestion des priorités ;

• Empathie et sens du service envers les familles.

CE QU’ON OFFRE

• Poste permanent, temps plein (40 heures) ;

• Horaires du lundi au vendredi. Il est possible de travailler les soirs et les samedis, selon les besoins opérationnels ;

• Salaire entre 75 000$ et 90 000$ ;

• Trois (3) semaines de vacances ;

• Lieu de travail à Gloucester, en présentiel ;

• Accès à Telus Santé pour les soins de santé à distance ;

• Contribution de l’employeur à un régime d’épargne-retraite collectif ;

• Un rôle central avec de la latitude, de la variété et un impact direct sur les opérations.

POURQUOI VOUS JOINDRE À NOUS?

Joignez une équipe passionnée et fière de participer à notre mission. Travailler chez Compagnons Éternels, c'est évoluer dans un environnement chaleureux et collaboratif, tout en contribuant directement à la croissance d'une entreprise en plein développement. Vous y trouverez des responsabilités variées et évolutives qui vous permettront d'avoir un réel impact, tant auprès des équipes vétérinaires que des familles que nous soutenons.